یکی از وظایف مهم حسابداران، انجام عملیات پایان دوره (سال) مالی است.
دلیل بستن سال مالی در حسابداری، محاسبه سود و زیان و مقایسه عملکرد سنواتی شرکتها می باشد. همینطور گزارش های مربوط به درآمد، سود و زیان و محاسبه مالیات توسط وزارت دارایی، در دوره های یکساله محاسبه می شود.
قبل از بستن سال مالی ابتدا باید انواع حسابها را شناسایی کنیم.
حسابهای دائم یا ترازنامه ای : حسابهایی که مانده آنها مربوط به یک دوره مالی نیست و به دوره های مالی بعد منتقل می شود، حسابهای ترازنامه ای یا دائم می باشند. مانند حسابهای بانکی، بدهکاران تجاری، بستانکاران تجاری و …
حسابهای موقت یا سود و زیانی : حسابهایی که مانده آن مربوط به یک دوره مالی می باشد. مانده این حسابها در پایان یک دوره مالی صفر می شود و به دوره مالی بعد منتقل نمی شود. مانند حسابهای هزینه، در آمد ها، فروش و …
مراحل بستن سال مالی :
1- سند بستن حسابهای موقت : برای بستن یک دوره مالی ابتدا از ثبت تمامی اسناد مربوط به آن سال مالی و صحت آنها باید مطمئن شد. سپس در یک سند، کلیه حسابهای موقت که مانده بستانکار دارند را به اندازه مبلغ مانده حساب، بدهکار کرده و مانده آنها را صفر می کنیم. بعد کلیه حسابهای موقت که مانده بدهکار دارند را معادل مانده همان حساب بستانکار می کنیم. برای بالانس شدن این سند از حساب سود و زیان جاری باید استفاده کرد یعنی مانده کلیه حسابهای موقت، سود و زیان جاری می شود. به همین دلیل است که به حسابهای موقت حساب سود و زیانی نیز گفته می شود.
2- سند سود و زیان : بعد از مشخص شدن سود و زیان معمولا سندی صادر می شود که در آن تکلیف سود و زیان جاری مشخص می شود، یعنی یا به حساب سود و زیان انباشته منتقل می شود.
3- سند اختتامیه : در سند اختتامیه کلیه حسابهایی که هنوز مانده دارند نیز صفر می شوند، با توجه به تراز بودن کلیه حسابها این سند بدون استفاده از حساب واسط نیز بالانس می باشد، اما بنا به سلیقه می توان از حساب واسط سند تراز اختتامیه نیز استفاده کرد. این حساب معادل ریالی حسابهایی که بدهکار شده اند، بستانکار و معادل ریالی حسابهایی که بدهکار شده اند، بستانکار می شود. از نظر ریالی مبلغ بدهکار و بستانکار شدن این حساب برابر است. در نتیجه مانده آن صفر خواهد شد.
4- سند افتتاحیه : مانده کلیه حسابهای دائم در ابتدای هر دوره مالی، در این سند مشخص می شود. این سند دقیقا مانند سند اختتامیه دوره مالی قبل می باشد با این تفاوت که کلیه مبالغ بدهکار، بستانکار می شود و کلیه مبالغ بستانکار، بدهکار می شود.