باید به اطلاع این اشخاص برسانم، با توجه به تجربه‌ای که در انواع شرکت‌ها داشته‌ام، در صورتی که سیستم کنترل‌های داخلی یک شرکت ضعیف باشد، به‌رغم وجود فیزیکی صاحبان سرمایه و کنترل‌های مدیران، امکان هرگونه تقلب و سوء‌استفاده وجود دارد. برای اینکه امکان تقلب و سوء‌استفاده در هر شرکت به حداقل برسد، بهتر است کل سیستم کنترل‌های داخلی هر شرکت توسط اشخاص متخصص و مستقل از شرکت به صورت حرفه‌ای بررسی و ساختار سیستم کنترل‌های داخلی به صورت مدون تهیه و به مورد اجرا گذاشته شود. البته برای انجام چنین کاری به افراد با تخصص و تجربه بالا ‌نیاز است و از کار آموز و … نمی‌توان استفاده کرد، البته این سیستم کنترل‌های داخلی تدوین شده باید به طور مرتب بررسی و به روز شود.

 به صاحبان سرمایه و مدیران پیشنهاد می‌کنم که برای انجام این کار، به هیچ وجه به فکر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و در نتیجه استفاده از کادر خود شرکت نباشند، بلکه همانطور که در بالا عنوان کردم، باید از اشخاص متخصص و مستقل استفاده کرد.

 سیستم کنترل‌های داخلی در شرکت‌ها، با توجه به حجم فعالیت شرکت‌ها، می‌تواند بسیار گسترده و هر مورد در سیستم کنترل‌های داخلی حلقه‌ای باشد از کل زنجیره سیستم کنترل‌های داخلی که به دور یک شرکت کشیده می‌شود.

 در رابطه با سیستم کنترل‌های داخلی برای شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌توان کتاب‌هایی با حجم بسیار زیاد نوشت، ولی در اینجا توجه صاحبان سرمایه و مدیران را به چند نکته از سیستم کنترل‌های داخلی جلب می‌کنم:

 ۱- قسمت امور مالی به هیچ وجه به وجوه نقد و بانک (دسته چک و …) دسترسی نداشته باشد.

 ۲- قسمت امور مالی به دارایی‌های دیگر شرکت از قبیل موجودی‌ها به هیچ وجه دسترسی نداشته باشد.

 ۳- قسمت فروش به وجوه نقد و موجودی‌ها به هیچ وجه دسترسی نداشته باشد.

۴- افرادی که با موجودی‌های شرکت به طور فیزیکی سر و کار دارند، به دفاتر حسابداری به هیچ وجه دسترسی نداشته باشند.

 ۵- اطلاعات مالی به‌طور مرتب توسط رییس حسابداری و مدیر امور مالی و مدیریت شرکت بررسی شود. انتظار عموم از این افراد بیش از امضای اسناد و تشکیل جلسات پر از میوه و شیرینی و در نهایت بدون اخذ هیچ‌گونه نتیجه است.

 ۶- ایجاد قسمت مستقلی بنام «حسابرسی داخلی» با کادر مجرب و متخصص. در این رابطه بهتر است از افرادی که سال‌ها به صورت حسابرس مستقل کار کرده‌اند، استفاده شود.

 ۷- صورت‌های مالی شرکت به صورت دوره‌ای توسط حسابرسان مستقل و متعهد (نه حسابرسان قراردادی یا حسابرسانی که طی ۴ یا ۵ روز حسابرسی یک شرکت متوسط یا بزرگ را به اصطلاح حسابرسی می‌کنند) حسابرسی شود.

 *گارو هوانسیان‌‌فر

 * عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره حسابداری مدیریت انگلستان، حسابدار خبره حسابداری مدیریت جهانی

منبع : دنیای اقتصاد