2- مفهوم اختيار
اختیار از جمله مفاهیمی است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا می کند. این اختلاف بیشتر به جنبه تعریف خاص آنان از اختیار بر می گردد. در علوم اداری اختیار معادل Authority آمده است که به معنی حق تصمیم گیری است و بستر این مهم در هر سازمانی ساختار سازمانی است. در سازمان و مدیریت این موضوع یکی از مهمترین و در عین حال پیچیده ترین موضوعاتی است که دیدگاههای مختلفی درباره آن بیان شده است.

چستر بارنارد نویسنده معروف آمریکای می گوید: اختیار به پذیرش یا ارضاي افراد بستگی دارد. زمانی كه مدیر  می خواهد دستوری بدهد باید شرایطی بر آن حاکم باشد که مورد پذیرش زيردستان قرار گیرد. بارناد با ارائه نگرش تازه ای اختیار را ناشی از پذیرش زیردستان می داند. او استدلال می کند قوانین و مقررات مشروع اطاعت می شوند ولی نه همه،  و نه در همه شرایط.

نکته مهم این است که زیردست است که تصمیم می گیرد اطاعت کند يا نه. به عبارت دیگر مشروعیت دستور خاص به وسیله دستور گیرنده تعیین می شود نه دستور دهنده. بنابراین اختیار یا قدرت اعمال نفوذ مافوق به پذیرش و قبول زیردست  بستگی دارد. اگر فردی به علت مقام رسمی که دارد حق دستور داشته باشد ولی دستور او مورد پذیرش زیردست قرار نگیرد در این صورت او فاقد قدرت و اختیار است.

اعمال اختیار در سازمانهای رسمی به ویژه مدارس و موسسات آموزشی مستلزم استفاده از جبر نیست. مفهوم اختیار را باید از یک سو از قدرت (power) و از سوی دیگر از ترغیب (persuasion) و نفوذ شخصی (personal influence) متمایز کرد. قدرت یعنی توانایی وادار کردن دیگران به انجام کار. قدرت مفهومی بسیار کلی و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور یا تهدید به اعمال آن را شامل مي شود و هم كنترل از سوي فردي را كه مي تواند شرايط را به طريقي دستكاري و تصرف کند که دیگران مجبور شوند که بر خلاف میل خود مطابق منافع او عمل نمایند. مفهوم اختیار محدودتراست. «وبر» آن را چنین تعریف می کند: «این که دستورات خاص (یا همه دستورات) ناشی از منبع معلوم به وسیله گروه معینی از اشخاص اطاعت

خواهد شد.» گروه از روی میل دستورات را اطاعت می کند زیرا به منبع دستورات حق می دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختیار ممکن است یک شخص یا نهادی غیر شخصی نظیر مجموعه ای از قوانین باشد.
در اختیار، شخص زیر دست به هنگام انجام کار از قدرت تمیز و داوری خویش صرف نظر می کند و وصول دستور یا فرمان را اساس پایه گزیتش طرز کار خود قرار می دهد. بنابراین دو ملاک تشخصیی اختیار عبارتند از:

اطاعت و اجابت ارادی دستورات مشروع
کنار گذاشتن قضاوت شخصی قبل از صدور دستورات
به عقیده سایمون (1957) اختیار یعنی قدرت تصمیم گیری برای هدایت فعالیتهای و اعمال دیگران. اختیار با مقام و منصب سازمانی مرتبط است. هر مقام سازمانی دارای حقوق ویژه و لاينفکی است که شخص به هنگام احراز مقام بدان دست می یابد و با کنار گیری از مقام آنها را از دست می دهد. بنابراین اختیار در سازمان و مدیریت از یک جایگاه رسمی و قانونی برخوردار است که از قانون اساسی، قوانین مجلس، اساسنامه ها، و … نشأت می گیرد. رئیس سازمان دستور می دهد چون قانون به او اختیار و حق داده است. نکته مهم این است که اختیار مرتبط با انجام کار است که اگر خشک و بی روح بکار برده شود از قابلیت پذیرش آن کاسته می شود که به تبع منجر به کاهش اثر بخشی و کارایی می گردد. هنر مدیریت در آن است که با درايت خود به اقتضای محیط ضمن رعایت کلیه جوانب قانونی چنان آن را اعمال و بکارگیرد تا زیردست مشتاقانه به اطاعت و اجابت آن اقدام نماید.

3- تعريف تفويض اختيار
تفویض اختیار فرایندی است که توسط آن مدیر يا سرپرست، بخشی از اختیار مشروع خود را بدون انتقال مسئولیت نهایی خوی به زیر دست واگذار می کند. نکته مهم در تفویض اختیار این است که مدیران را قادر می سازد تا وظایف اصلی خودشان را که عبارتند از پرداختن به آینده سازمان و پرورش مدیران آینده انجام دهند و خودشان را گرفتار  نظارت روزمره نکنند. تفویض اختیار به مدیر کمک می کند تا تمام هم خود را صرف اموری کند که واقعاً اهمیت دارد. در هر سازمانی استعداد های زیادی وجود دارد که در انتظار فرصت بروز هستند. هر چه تفویض اختیار و عدم تمرکز بیشتر باشد امکان بروز به کار گرفتن این استعداد بیشتر می شود. در خصوص اندیشه تفویض اختیار « دراکر » معتقد است که یک مدیر کار آمد باید امور را به گونه ای سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتایج درخشانی بوجود آورد و یک مدیر خوب باید نخست کارهایی را انجام دهد که در درجه اول اهمیت قرار دارد و بهتر است کارهای با اهمیت کمتر و اولویت پائین تر را به دیگران واگذار کند. تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری پیدا می کند تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نسبت.

4- اركان تفويض اختيار
مقصود از تفویض اختیار به کارکنان این است که چهار عامل در اختیار این افراد قرار داده شود تا بتواند کار یا وظیفه خود را بهتر انجام دهند.

اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده می شود. برای مثال در شرکت سیم کو (برزیل) بزرگترین شرکت تولید کننده وسایل و لوازم تولید غذاهای دریایی کارکنان از اطلاعات کاملی برخوردارند. این کارکنان دفاتری در اختیار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرایی در آن گنجانده شده است. همچنین شرکت ترازنامه و صورت جریانات نقد را به همه کارکنان حتی (پیشخدمت و آبدارچی) می دهند.
دانش و مهارت لازم: کارکنان بایستی دارای دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفهای شرکت باشند. شرکتها با اجرای برنامه هایی دانش مهارت لازم به کارکنان را می آموزند تا آنها برای تامین هدفهای شرکت نقشی فعال برعهده گیرند. برای مثال شرکت زیراکس یک برنامه آموزشی به نام « خط دیدگاه » به کارکنان می دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهای انجام شده آگاه می سازد و افراد بدین وسیله می توانند جایگاه خود را در هر طرحی تعیین نمایند.
قدرت: برای گرفتن تصمیمات مهم کارکنان بایستی از قدرت کافی برخوردار باشند. برای مثال در شرکت بیمه پرودنشیال تیمهایی از کارکنان اداری، فنی و متخصص تشکیل شده اند تا به درخواست بیمه شدگان برای خسارت مورد ادعا تا 95% میزان درخواست ، تصمیمات لازم را بگیرند.
پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو  راه می توانند از نظر مالی به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهیم کند و یا سهام جایزه به آنان بدهد.
5- اصول تفويض اختيار
تفویض اختیار از مافوق به زیر دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتنی بر اصول و موازینی است بشرح زیر:

تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحیت اساسی و اصلی اخذ تصمیمات مختص مدیر دستگاه است.
انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.
تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود زیرا نمی توان کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد.
تفویض اختیارات قابل فسخ است و تفویض کننده می تواند اختیارات تفویضی را بعضأ ياکلاً پس بگیرد.‍
تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد. یکی از اصول کلی همیشه باید در تفویض اختیار رعایت شود حفظ نظارت مرکزی است. مسئولیتی که مدیر دستگاه در قبال تحقق هدفهای عالی سازمان دارد ایجاب می کنند که نظارت مرکزی را برای خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگیری شود.
 

اساسی ترین پیش شرطهای تقویض اختیار موثر عبارتند از:

مدیر مایل باشد به زیر دست آزادی عمل واقعی بدهد و بدین وسیله کارها و وظایف خودرا به وی واگذار کند.
ارتباطات آزاد بین مدیر و زیر دست برقرار باشد.
مدیر بتواند عواملی چون فرهنگ سازمانی را بررسی و درست تجزیه و تحلیل نماید و نیز شرایط انجام کارها و توانائیهای زیردستان را به شیوه ای مناسب تجزیه و تحلیل كند.
مشخص کنید که چه کارهایی را می توانید به دیگران واگذار کنید.
باید تصمیم گرفت که چه کارهایی را باید به چه کسانی محول نمود.
باید سیستم بازخورد نتایج به وجود آورد.
شرايط و فرايند تفويض اختيار
 

به نظر چستر بارنارد برای اینکه دستوری مشروعیت پیدا کند و از طرف زیردستان مورد پذیرش قرار گیرد لازم است چهار شرط زیر را به طور همزمان داشته باشد:

دستور قابل فهم باشد و زیر دست آن را درک کنند.
در تصمیم گیری برای اجرای دستور زیردستان باید اعتقاد پیدا کنند که دستور مغایر با هدفهای سازمان نیست.
زیردستان باید معتقد شوند که دستور با منافع شخصی آنها همخوانی دارد و در تضاد نیست.
زیردستان باید از لحاظ فکری و جسمی قادر باشند دستور را اجرا کنند.
به اعتقاد بارنارد دستوراتی که مدیران صادر می کنند باید با شرایط فوق همخوانی داشته باشد تا زیردستان نیز به دلیل تمایل به همکاری، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرایط فوق و عدم اطاعت زیردستان از دستورات معمولاً مشکلاتی به بار می آوردکه موجب تضعیف شالوده کار گروهی و سازمانی می شود و منافع کارکنان را نیز در معرض خطرقرار می دهد.

7- گام های تفویض اختیار
تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:

تعیین نتایج مورد انتظار: اولین قدم در تفویض اختیار این است که مشخص  شود از انجام وظیفه چه انتظاری می رود یعنی باید معلوم شود که از انجام فعالیت مورد نظر چه نتایجی باید به دست آید.
واگذاری وظایف به زیر دستان: دومین قدم در تفویض اختیار این است که وظایف به زیر دستان واگذار شود و در این مرحله است که بایستی ظرفیت و توانایی هر یک از کارکنان را برای انجام وظایف مورد توجه قرار داد. یعنی استفاده مناسب و مطلوب از نیروی انسانی را باید منظور داشت. در هر صورت، توزیع و تخصیص وظایف بين کارکنان باید متناسب و متوازن باشد.
تفویض اختیار لازم: حدود اختیارات باید مشخص و روشن باشد و هیچ گونه ابهامی را در تصمیم گیری به وجود نیاورد. اختیار باید به وظیفه مرتبط باشد و چنانچه وظیفه تغییر یابد حدود اختیار نیز باید متناسب با آن تعدیل شود.
تثبیت مسئولیت: فردی که وظیفه ای به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئولیت دارد وظیفه ای را که تقبل کرده است به بهترین نحو ممکن انجام دهد.
8- مزایا و محاسن تفویض اختیار
با توجه به موارد اشاره شده روشن می گردد که تفویض اختیار يك ضرورت و نیاز اساسی بوده و مزایای قابل توجه زیر را دارا می باشد.

افزایش بازدهی
ازدیاد علاقه نسبت به انجام کار
تقویت همکاری دسته جمعی
تکامل انفرادی
جلوگیری از اتلاف وقت مدیران
 

کریس آرجریس معتقد است که توسعه مسئولیت فردی، هم برای کارکنان و هم برای سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد برای این که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک می کند تا برای تحقق هدفهای سازمان قابلیتها و توانائیهای بیشتری را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمی خواهند مسئولیت بیشتری به آنها تفویض شود یا با مشکلات فزاینده ای که مسئولیت ضرورتاً به بار مي آورد سروکار داشته باشند اما با وجود این، آرجریس مدعی است که شمار کارکنانی که انگیزش آنها را می توان با افزودن یا بالا بردن سطح مسئولیتهایشان متناسب با اختیار بهبود بخشد بسیار بیشتر از آن است که اغلب مدیران تصور می کنند.

9- محدودیتهای تفویض اختیار که مدیر باید به آنها توجه نماید
طبق اصول مدیریت بعضی از کارها قابل تفویض نیست. هر کاری حدودی دارد که نباید از آن تجاوز کرد. در تفویض اختیار، محدودیتهایی را باید مدنظر داشت و نباید جز در شرایط استثنایی و فوق العاده آنرا به زیردستان تفویض کرد. از جمله مواردی که می توان به آن اشاره نمود عبارتند از:

امورپرسنلی (کسی که در غیابتان به عنوان جانشنین شما منصوب شده نباید اختیار عزل و نصب همکاران را داشته باشد).
تنبیه و اخراج کارمندان قابل تفویض نیست.
برنامه ریزی استراتژیک
تعیین خط مشی های سازمانی
نباید کار را به بیش از یک نفر سپرد. بعضی از مدیران به خیال خودشان محکم کاری می کنند اما چنین کاری مخل مدیریت است.
10- موانع تفویض اختیار
استقرار تفویض اختیار نیز همچون دیگر راهبردهای و اصول مدیریت با تنگناها و محدودیتهایی مواجه می گردد. این موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفویض کننده (رئیس)، مرئوس، محیط و فرهنگ سازمانی قابل بررسی می باشد. برخی از موانع تفویض اختیار در سازمانهای دولتی ایران عبارت است از:

برخی از مقامات تصور کنند که خود بهتر از دیگران می تواند تصمیم گیری کنند. چنین افرادی متمایل به مدیریت اختاپوسی (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس دارای دستهای زیادی برای چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقیده دارند که اگر كاري بخواهد به درستی انجام گیرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظایف بی اهیمت را به دیگران واگذار می کنند که از عهده افراد بی تجربه نیز بر می آید. کسانی که با این مدیران کار می کنند چون قبل از پذیرش مسئولیت وظیفه دشواری به آنها واگذار نشده که بتواند توانایی خود را ثابت کنند در زمینه ارتقای مقام دچار مشکل می شوند.
نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و از این که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیر دستان قرار گیرد ، یا اینکه ترس از قدرت یافتن زیر دستان و در نتیجه در خطر افتادن موقعیت شان است البته این مورد ممکن است جهانی باشد ولی در کشورما نمود بیشتر دارد.
حضور افراد غیر بوروکراتیک در راس سازمانها را نیز می توان یکی از موانع بر شمرد – دربوروكراسي اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همین اصل اختیارات متناسب با وظایف تفویض اختیار صورت می گیرد.
وجود ملاحظات سیاسی و سعی در مخفی نگاه داشتن برخی از مسائل و اطلاعات را می توان یکی دیگر از موانع تفویض اختیار برشمرد.
نبود قوانین روشن در این زمینه و یا ناآگاهی در مورد وجود چنین قوانینی که کارکنان نمی دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را باید کلی دیگر از موانع برشمرد.
برخوردهای صورت گرفته با برخی از مدیران خلاق ملی چند سال اخیر و جناح بندیهای موجود سیاسی کشور و جنجالهای به وجود آمده و محاکمه برخی مدیران به همین دلایل باعث شده که مدیران کمتر ریسک پذیر شوند و حالت بی تفاوتی به خود بگير ند و از تفویض اختیار پرهیز کرده یا از قبول مسئولیت امتناع کنند البته این نکته را باید مد نظر داشت هر مدیری موظف است قانون را در وهله اول رعایت کندو کار آمدی را نباید به منزله دور زدن قانون دانست.
عدم وجود مدیریت مشارکتی که ادارات و سازمانهای کشور که به معنی مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضا در تصمیم گیری است. البته دراین مورد این نکته حائز اهمیت است دو عنصر اساسی در اجرای مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتری به بار می آورد.
فقدان اعتماد به نفس در افراد نیز یکی از موانع می باشد. این فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتی محیط مدرسه و دانشگاه ناشی شده باشد افراد از مسئولیت گریزانند و نمی خواهند با کوچکترین خطایی در معرض انتقاد  قرار گیرند.
انحصاری بودن اکثر خدمات و فعالیتهای در سازمانهای کشور که اکثراً دولتی است و عدم وجود رقیبی قدرتمند برای آنها سبب بی تفاوتی مدیریت عالی و عدم پاسخگویی می شود : که در صورت وجود رقیب، سازمانها جهت حفظ موقعیت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتیجه برای رسیدن به موقعیت، تفویض اختیار به صورت گسترده  به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل می آید.
فقدان کنترل: اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج تفویض اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیر دستان خودداری می کند.
بی علاقه گی زیر دستان به قبول اختیار با توجه به موارد ذیل:
ترس از باز خواست و سرزنش به دلیل اتخاذ تصمیمات اشتباه
نداشتن انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است
عدم اعتماد به توانایی خودشان که باعدم قبول اختیارناتوانی خود را پنهان مي   کنند
11- راههاي بر طرف نمودن موانع تفويض اختيار
نخستین مرحله باید تغییر نگرش مدیران در مورد این نکته باشد که مدیریت کارگروهی است ، نه فردی و اینکه مدیریت مشارکتی سبب نزدیک شدن اندیشه ها و دیدگاه های مدیران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.
تفویض اختیار باید کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طریق قوانین و مقررات یا جلسات توجیهی رفع گردد.
ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوری که قبول مسئولیت کرده و در جهت تعالی گام بردارند. این کار از طریق اهمیت دادن بیشتر توسط مدیران باید صورت گیرد قوانین و مقررات نیز باید در این زمینه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگیر مسئولیت شوند.
ایجاد انگیزش کارکنان : مدیریت باید از نیازها و هدفهای زیردستان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود ممکن است موجب انگیزش نشود لذا باید از مشوقهای کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، پاداشهای مالی یا معنوی جهت ایجاد انگیزش استقاده کرد.
تاکید بر ارباب رجوع محوری در نظام اداری که به تفویض اختیار بیشتری می انجامد. مثلاً اگر این تفکر بر مدیر حاکم باشد (مشتری مداری) جهت جلوگیری از ایجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودی ولی مسئولیت خود را تفویض می کند.
اغماض در مورد اشتباهات زیردستان
استقرار سیستم کنترل کافی
عوامل تعيين كننده درجه تفويض اختيار
 

اگرچه تفویض اختیار درجات متعددی دارد لیکن حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است. تفویض اختیار نیز مانند تشکیل سازمان یک وسیله است. یعنی ابزاری است در دست مدیریت برای رسیدن به هدف. عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از:

هزینه تصمیم گیری: هرچه هزینه تصمیم گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیازبه اتخاذ تصمیم در سطوح بالا ترمدیریت بیشتر خواهد بود.
تمایل به یکسانی خط مشی ها: هر چه نیاز به یکسانی خط مشی ها بیشتر باشد اختیارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
وسعت و بزرگی سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است وتصمیم گیری به سطوح مختلف واگذار می شود.
محیط سازمان، انعطاف پذیری: هر چه محیطی که سازمان در آن فعالیت می کند و متشنج تر و رقابت شدیدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهای بموقع باید انعطاف پذیری بيشتری داشته باشد که لازمه آن واگذاری تصمیم گیری به سطوح پائین تر سازمان مي باشد که مستقیماً درگیر محیط بیرونی هستند.
فنون کنترل: عامل دیگر وجود تکنیک های کنترل است توسعه و بهبود روش های آماری ، کنترلهای حسابداری و سایر فنون کنترل گرایش به تفویض اختیار را افزایش می دهد.
13- نتيجه
همان طور که ذکر شد تفویض اختیار در سازمانها و ادارات به ویژه سازمانهای بزرگ امری اجتناب ناپذیر است. اما مدیرانی موفق ترند که در بکار گری اصول تفویض اختیار توجه لازم را به توانایی و استعدادهای زیر دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظایف حیطه مسئولیت سازمان را به سوی اهداف عالی سوق دهند تفویض اختیار ، به عنوان یکی از مهمترین نرم افزارهای مدیریتی، به سازمان و مدیریت حیات و پویایی می بخشد. تفویض اختیار باید بر ساختار و تشکیلات سازمانی، اهداف و ماموریت آن، متمرکز و غیر متمرکز بودن آن، میزان تخصصی و حرفه ای بودن آن و … استوار باشد.

در تفویض اختیار مدیران باید هر گونه ابهام در واگذاری امور را مرتفع کرده و عمل انگیزش در زیر دستان را تقویت نماید و بالاخره اینکه تفویض اختیار مستلزم تدوین و اجرای سیستم کنترل و ارزشیابی است تا مدیر همواره از فرایند عملیات فعل تفویض شده آگاهی یافته و باز خوردهای لازم را به تفویض شونده ارائه نماید.