راهنمای قدم به قدم مراحل پلمب دفاتر قانونی
در مراحل پلمپ دفاتر ابتدا باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر را در فرم مربوطه وارد کند. در این بخش بسته به اینکه متقاضی شخص حقیقی یا حقوقی باشد اطلاعات دریافتی تفاوت دارد. در ادامه راهنمای پلمپ دفاتر قانونی آمده است.
قدم اول: ثبت اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر
در مرحله اول نخستین بخشی که باید تکمیل شود تعیین نوع شخص متقاضی است. نوع شخص متقاضی می تواند یکی از موارد زیر باشد:
- حقیقی
- شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها
- شخصیت حقوقی غیر از مرجع ثبت شرکتها
- شعبه شخصیت حقوقی مرجع ثبت شرکتها
پس از انتخاب نوع شخص متقاضی باید نوع تقویم مالی (شمسی یا میلادی) و شروع سال مالی را دقیقا مشخص کنید. شروع سال، ماه و روز مالی باید بر اساس چیزی که در اساسنامه شخصیت حقوقی ثبت شده انتخاب شود. پایان سال مالی پس از تعیین شروع سال مالی به صورت خودکار محاسبه می‌شود.
حال باید تابعیت متقاضی را مشخص کرده و شماره همراه را وارد کنید. دقت کنید کلیه پیامک‌های مربوط به مراحل پلمپ دفاتر به شماره‌ای که در این مرحله وارد کرده‌اید ارسال می‌شود.
متقاضیان حقیقی باید مشخصات فردی خود را دقیقا مطابق کارت ملی خود وارد کنند. اگر اطلاعات ثبت شده با استعلام ثبت احوال یکسان نباشد، موجب رد درخواست می‌شود. نکته دیگری که باید مورد توجه متقاضیان حقیقی پلمپ دفاتر باشد نام تجارتخانه است. چون وارد کردن عناوینی مانند شرکت، موسسه و مانند این‌ها در این بخش موجب رد درخواست شما می‌شود.
در مورد وارد کردن آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده لازم است بدانید دفاتر صرفا به آدرسی که در این بخش وارد کرده‌اید ارسال می‌شود پس آدرس خود را به صورت دقیق و با جزییات لازم در این بخش وارد کنید تا از مشکلات بعدی تا حد امکان جلوگیری شود.
در مورد شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها علاوه بر نکات پیش گفته لازم است که شناسه ملی را وارد کنید.
پس از تکمیل همه بخش‌های این مرحله روی گام بعدی کلیک کنید تا به مرحله بعد بروید.
توجه داشته باشید که اطلاعات وارد شده در این بخش باید مطابق اطلاعات صحیح شرکت باشد در غیر این‌صورت با خطا مواجه می‌شوید و نمی‌توانید از این مرحله عبور کنید.
قدم دوم: ثبت اطلاعات شخصیت حقوقی
در این مرحله اطلاعات شخص حقوقی بر اساس اطلاعاتی که در قدم اول وارد کرده‌اید به شما نمایش داده می‌شود. اطلاعات مربوطه را به دقت بررسی کرده و در صورت تایید تیک گزینه «تایید اطلاعات شخصیت حقوقی» را بزنید. توجه داشته باشید در گام بعدی بر اساس همین اطلاعات «شماره پیگیری» به درخواست شما اختصاص داده می شود.
قدم سوم: ثبت اطلاعات تکمیل‌کننده اظهارنامه پلمپ
همان‌طور که گفتیم در این مرحله می‌توانید شماره پیگیری خود را مشاهده کنید. علاوه بر این در این قدم می‌بایست سمت تکمیل‌کننده اظهارنامه مشخص و اطلاعات مربوط به یکی از اعضای هیات مدیره در این بخش وارد شود. اطلاعات سایر اعضای هیات مدیره در قدم بعد وارد خواهد شد.
قدم چهارم: ثبت اطلاعات هیات مدیره شرکت یا موسسه
با توجه به اینکه درخواست پلمپ دفتر مربوط به شخص حقیقی است یا حقوقی اطلاعات لازم برای این مرحله وارد می‌شود. پس از وارد کردن اطلاعات هر کدام از اعضای هیات مدیره شرکت یا موسسه دکمه «ثبت اطلاعات شخص» را بزنید.
توجه کنید اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی، با کد ملی (برای اشخاص حقیقی) یا شناسه ملی (برای اشخاص حقوقی) و اطلاعات اشخاص با تابعیت غیرایرانی با کد فراگیر ملی ثبت شود.
کد فراگیر ملی را می توانید از سایت سازمان امور مالیاتی اخذ کنید.
قدم پنجم: ثبت سمت اعضای هیات مدیره شرکت یا موسسه
در این قدم باید سمت و مدت تصدی را مشخص کنید. پس از تکمیل اطلاعات هر شخص روی «ثبت سمت شخص» کلیک کنید تا اطلاعات وی در سامانه ثبت شود.
قدم ششم: ثبت دفتر مورد تقاضا
در این قدم نوع دفتر مورد تقاضا که شامل دفتر کل و دفتر روزنامه است تعیین می‌شود. متقاضی علاوه بر تعیین نوع دفتر می‌بایست تعداد برگ‌های دفتر و تعداد جلدهای دفتر مذکور را نیز معین کند. پس از ورود اطلاعات روی «ذخیره دفتر مورد تقاضا» کلیک کنید. لازم به ذکر است امکان ثبت تقاضا برای پلمب دفاتر خاص نیز وجود دارد.
قدم هفتم: تایید صحت اطلاعات می‌باشد
در این قدم متقاضی باید صحت اطلاعات خود را تایید کند. این کار با کلیک روی «تایید اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و مدارک موردنیاز» انجام می‌شود.
این مرحله یک بخش دیگر را نیز شامل می‌شود. در بخش مدارک مورد نیاز مدارکی را که متقاضی باید آماده و ارسال کند بسته به اینکه شخص حقیقی است یا حقوقی معین شده است. در ادامه مدارک مورد نیاز برای متقاضی حقیقی و حقوقی دفاتر پلمپ آمده است.
مدارک جهت اخذ پلمپ دفاتر
طبق مقررات برای اخذ پلمپ دفاتر قانونی، مدارکی مورد نیاز است که آن ها را در زیر برای شما شرح داده ایم:
- مدارک شناسایی مدیرعامل شرکت
- کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ” در دفترخانه اسناد رسمی یا توسط وکیل موسسه” تمامی اعضای شرکت
- تهیه و تنظیم اظهارنامه پلمپ
- انتخاب دفاتر
- اسکن روزنامه رسمی تاسیس
- اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات
- مهرشرکت
- نشانی دقیق شرکت
- کد پستی شرکت
در مرحله آخر و پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ و چاپ اظهارنامه پلمب دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته باید به سازمان ارسال شود.
توجه داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است.
آخرین مهلت پلمپ دفاتر قانونی
اسفند ماه هر سال آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی است. هم‌زمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید.
این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است. در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد. به عنوان مثال عدم فعالیت سال ۱۳۹9 یعنی از اول فروردین ۹9 تا آخر اسفند ۹9 می‌بایست تا ۳۱ تیر ۱400 با تسلیم اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت و دفاتر مالی اظهار شود.
فرم گواهی پلمپ دفاتر
برای ارائه گواهی پلمپ دفاتر به هر سازمانی باید فرم مربوطه را تکمیل و آن را به تایید اداره ثبت شرکتها و موسسات برسانید.:
دلایل رد شدن دفاتر پلمپ
- استفاده از دفاتر سال های قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی
- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یاشعبه شرکت
- صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
- درصورتی که دفاتر ازپلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
عواقب و جریمه عدم پلمپ دفاتر و ارائه دفاتر قانونی
باتوجه به ماده 193 قانون مالیات های مستقیم، مودیانی که به وسیله ی این قانون موظف به نگهداری دفاتر قانونی می باشند، در صورتی که دفاتر خود را تسلیم نمایند و یا ترازنامه و حساب سود و زیان خود را اعلام نکند، معادل ۲۰% مالیات برای هر یک از موارد ذکر شده جریمه خواهند شد؛ و در صورتی که دفاتر آنها رد شود این جریمه معادل 1۰% خواهد بود.
نکته قابل توجه: باتوجه به اینکه عدم تسلیم اظهارنامه، ترازنامه و حساب سود و زیان در دوره معافیت موجب عدم استفاده از معافیت مقرر در سال خواهد شد، لذا ممیز می تواند دفاتر را رد کند و یا در بهترین حالت 1۰% جریمه محاسبه نماید.