تمرکز اصلی فرایندکاوی بر فرایند تجاری است که عبارت از «مجموعه‌ای مشخص از فعالیتهای تجاری که نشان‌دهنده مراحل مورد نیاز برای دستیابی به هدف تجاری است»، می‌باشد.
تشخیص و تحلیل فرایندها برای روشهای تجاری نوین از قبیل مدیریت بر مبنای فعالیت، مهندسی مجدد فرایند تجاری و هوش تجاری، حیاتی است. از آنجایی که فرایندهای تجاری واقعی بسیار پیچیده هستند و فعل و انفعال‌های زیاد میان فرایندهای مختلف به‌طور همزمان یا با تاخیر روی میدهد، آنها در بیشتر اوقات با ایده‌آلی که مورد نظر طراح فرایند بوده، تفاوت دارند. فرایندکاوی انجام مقایسه بین چگونگی اجرای فرایندها در عمل و عملکرد مورد نظر طراحان را امکان‌پذیر ساخته و حسابرسی را ارزشمند می‌سازد. همچنین، فرایندکاوی نسبت به رویه‌هایی که در حال حاضر حسابرسان استفاده می‌کنند، روش جدید و جامع‌تری را برای اجرای آزمون جزئیات و شناخت وضعیت محیط کنترلی در اختیار آنها قرار میدهد.
فرایندکاوی ابتدا توسط دانشمندان حوزه کامپیوتر معرفی شد؛ اگرچه حجم بالایی از چنین تحقیقهایی در این حوزه و همچنین مهندسی و مدیریت وجود دارد. به‌طور مثال، فرایندکاوی برای شناخت روشی که بیماران در بیمارستان‌ها مورد معالجه قرار می‌گیرند نیز استفاده شده است. واین و همکارانش (Wynn et al., 2009) از فرایندکاوی برای توسعه روشی به‌منظور ارجاع کارا و کامل محصولات خطرناک از زنجیره تامین استفاده کردند. هم‌اکنون فهرستی شامل بیش از یکصد مقاله در مورد فرایندکاوی که طی دهه گذشته نوشته شده، در مرکز اطلاع‌رسانی اینترنتی مرکز فرایندکاوی تجاری نگهداری می‌شود۲٫
البته برخلاف فعالیتهای گسترده در رشته‌های دانشگاهی دیگر، تعداد معدودی مقاله در رشته حسابداری در زمینه فرایندکاوی وجود دارد. افزون بر آن، این مقاله‌ها فنی بوده و بیشتر بر روش‌شناسی فرایندکاوی تمرکز داشته‌اند تا اینکه به کاربرد خاص آن در حسابداری بپردازند. تنها مقاله‌ای که به استفاده فرایندکاوی در حسابرسی پرداخته، مقاله ون‌در آلست و همکارانش (Van der Aalst et al., 2010) است که در آن نویسندگان ادعا می‌کنند حسابرسی ۲/۰ به شدت حرفه حسابرسی را تغییر میدهد. حسابرسی ۲/۰ شکلی از حسابرسی است که گزارش‌های رویدادی جزیی را با روشهای فرایندکاوی پیوند میدهد. به هر حال، در این مقاله بیشتر به بحث در مورد آنچه که در فرایندکاوی به‌عنوان ابزاری تحلیلی جدید است، پرداخته‌ایم تا اینکه در مورد آنچه در فرایندکاوی به‌عنوان یک روش حسابرسی جدید است.
هدف بحث اینست که چرا حسابرسان باید از فرایندکاوی برای بازنگری در مورد چگونگی اجرای حسابرسی استفاده کنند. این امر از طریق تشخیص منابع ارزش افزوده فرایندکاوی در زمان کاربرد در حسابرسی انجام می‌شود که عبارتند از:
• فرایندکاوی کل جامعه داده‌ها را تحلیل می‌کند و نه نمونه‌ای از آن را.
• داده‌ها شامل فراداده‌ها۳ -داده‌هایی که به‌طور مستقل از اقدامهای صاحبکار وارد می‌شوند- و نه فقط داده‌هایی که توسط صاحبکار وارد می‌شوند، می‌باشد.
• فرایندکاوی از طریق ارائه روشهای موثر در انجام شناخت فرایندها و روشهای تحلیلی، به حسابرسان اجازه میدهد تا روش موثرتری برای اجرای مدل خطر حسابرسی در اختیار داشته باشند.
• فرایندکاوی به حسابرسان این امکان را میدهد تا تحلیل‌هایی را که با ابزار حسابرسی موجود ممکن نیست (مواردی از قبیل کشف راه‌هایی که فرایندهای تجاری در عمل اجرا می‌شوند) اجرایی کنند و روابط اجتماعی بین افراد را مشخص سازند.
در بخش بعد در مورد دو منبع ارزش افزوده نخست یعنی استفاده از جامعه داده‌ها و نقش فراداده‌ها در گزارش رویداد، بحث خواهد شد.
منابع ارزش‌افزوده فرایندکاوی در صورت کاربرد آن در حسابرسی
گزارش رویدادها و فراداده‌ها
مرکز فرایندکاوی تجاری۴، فرایندکاوی را به‌صورت زیر توصیف می‌کند:
“ ایده اصلی فرایندکاوی، استخراج دانش از گزارش رویدادهایی است که به‌وسیله یک سیستم اطلاعاتی ثبت شده است. تا همین اواخر، اطلاعات موجود در گزارش رویدادها به‌ندرت به‌منظور تحلیل فرایندهای زیربنایی استفاده می‌شد. هدف فرایندکاوی ارتقای این امر از طریق ارائه روشها و ابزاری به‌منظور کشف فرایند، کنترل، داده‌ها، ساختارهای سازمانی و اجتماعی از گزارش رویدادهاست و با توجه به وجود گزارش رویدادها در سیستمهای اطلاعاتی مبادلاتی، فرایندکاوی تبدیل به زمینه پژوهشی مهمی شده است.”
همانگونه که این تعریف نشان میدهد، منبع داده‌ها برای فرایندکاوی، گزارش رویدادها (که زنجیره عطف حسابرسی۵ نیز گفته می‌شود) می‌باشد که به‌عنوان “ثبت فعالیتهای سیستم کامپیوتری به‌ترتیب زمان وقوع تعریف و در فایلی روی سیستم ذخیره می‌شود. این فایل می‌تواند توسط مدیر سیستم به‌منظور تشخیص اقدامهای کاربران در سیستم و فرایندهایی که در سیستم رخ داده است، مورد بازبینی قرار گیرد.”
همانطور که تعریف گزارش رویداد نشان میدهد، یکی از منابع ارزش افزوده فرایندکاوی برای حسابرسی این است که استفاده از آن حسابرس را از رویه‌های استاندارد حسابرسی که متکی به نمونه هستند، دور کرده و او را به‌سمت بررسی جامعه داده‌های موجود در سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه شرکت راهنمایی می‌کند. بدون وجود اطلاعات جزیی کافی، خلق مجدد تمامی مراحل در فرایند تجاری غیرممکن بوده و هر چقدر داده‌های بیشتری در فرایندکاوی استفاده شود، شناخت بهتری از فرایندهای تجاری زیربنایی به‌دست می‌آید.
البته ملاحظه‌های مربوط به پیچیدگی داده‌ها نیز ممکن است محدودیت‌هایی بر ابعاد گزارش رویداد تحمیل کند؛ اما نکته دارای اهمیت اینست که سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه امروزی، داده‌هایی بیشتر از آنچه که در واقع توسط رویه‌های حسابرسی استاندارد استفاده می‌شود، ثبت می‌کنند و فرایندکاوی ابزار ارزیابی محتوای اطلاعاتی این داده‌های استفاده‌نشده را در اختیار حسابرسان قرار میدهد. البته این مورد مهمترین منبع ارزش افزوده فرایندکاوی برای حسابرسی نیست. برای درک این موضوع، باید ابتدا روشی که ابتدا در حسابداری انجام می‌شده را یادآوری کنیم. تا چند دهه پیش (و تا هم‌اکنون نیز در بسیاری از شرکت‌های موجود در کشورهای در حال توسعه)، مبادلات به‌صورت دستی در دفاتر کل ثبت می‌شدند؛ در حالیکه دفاتر کل در سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه به مجموعه داده‌های الکترونیکی تبدیل شده است. اما یک جنبه از دفترداری تغییر نکرده است؛ داده‌هایی که حسابرس باید در زمان بررسی مبادلات مشتری بر آن تکیه کند، به‌طور کامل توسط کارمندان صاحبکار ثبت شده‌اند و افزون بر این، حسابرس هیچ راهی برای تایید مستقل اینکه چه کسی و چه زمانی ثبت‌های دفاتر را انجام داده در اختیار ندارد.
این امر در حسابرسی مسئله مهمی است؛ در حالیکه حسابرس برای تایید فعالیتهای صاحبکار استخدام شده است، روشهای حسابرسی تقریباً به‌طور کامل مبتنی بر داده‌های ثبت‌شده توسط صاحبکار است. اما فرایندکاوی ابزاری را در اختیار قرار میدهد که حسابرس به‌وسیله آن می‌تواند از محدودیت‌های این مسئله رهایی یابد. همانطور که تعریف فرایندکاوی نشان میدهد، فرایندکاوی تحلیل منظم گزارش رویدادهایی است که از داده‌های به‌دست‌آمده از سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه شرکت ایجاد می‌شود. البته باید توجه داشت که گزارش رویدادها بیش از یک ثبت مربوط به فعالیتهای سیستم کامپیوتری است که طبق تعریف به‌ترتیب زمان وقوع ثبت شده‌اند. با توجه به توانایی‌های دیجیتالی سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه، گزارش رویداد شامل داده‌هایی است که به‌طور خودکار و مستقل از شخصی که رفتارش موضوع حسابرسی می‌باشد، ثبت شده است. بنابراین با دسترسی به گزارش رویدادها، حسابرس دیگر به داده‌های ثبت‌شده توسط صاحبکار محدود نیست؛ بلکه مجموعه مستقلی در اختیار دارد که فراداده نامیده می‌شود.
فراداده‌ها حداقل شامل مهر زمان۶ برای مبادلات و شناسه‌ای۷ برای شخصی است که ثبت‌ها را انجام میدهد. دامنه گزارش رویدادها تنها با تصمیمهای گرفته‌شده به‌وسیله کارکنان فناوری اطلاعات در مورد اینکه چه مقدار اطلاعات به‌طور خودکار ثبت شود، محدود می‌شود. هر چقدر اطلاعات موجود در گزارش رویدادها کاملتر و دسترسی حسابرس به کلیت گزارش‌های نگهداری‌شده توسط تمام وسایل مربوط بیشتر باشد، فرایند کشف‌شده تطابق بیشتری با فرایند تجاری واقعی خواهد داشت.
به هر حال، حتی در صورت استفاده از ابتدایی‌ترین فراداده زمان و شناسه، فرایندکاوی به حسابرس این توانایی را میدهد تا تاریخچه هر مبادله مشخص را بازتولید کرده، رابطه آن ثبت خاص و ثبت‌کننده آن را با تمام مبادلات ثبت‌شده به‌وسیله آن شخص یا اشخاص دیگر، ردیابی کند.
این امر، جنبه ذاتی ایجادکننده رابطه در گزارش‌های رویداد است که به فرایندکاوی قدرت خاصی می‌بخشد؛ توانایی بازتولید فرایندهای تجاری شرکت از طریق تحلیل گزارش رویدادها.
به‌طور مثال، حسابرس از طریق فرایندکاوی می‌تواند به مقایسه چگونگی فرایندهایی از قبیل خرید تا پرداخت در عمل با آنچه که از قبل مورد نظر بوده، بپردازد. اگر چه چنین دیدگاههای فرایندی از کسب‌وکار با استفاده از داده‌های مبادلاتی صرف، اگر غیرممکن نباشد، بسیار دشوار است؛ اما زمانی که این داده‌های مبادلاتی با فراداده‌ها و تاریخچه‌های موجود در گزارش رویدادها تکمیل می‌شود، این امر امکان‌پذیر می‌شود.
دستیابی به اطلاعات مربوط حسابرسی از گزارش رویدادها
با اینکه سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه به‌طور خودکار فرا اطلاعات۸ را در مورد ثبت داده‌ها ضبط می‌کنند، اما این اطلاعات به‌طور منظم و با دسترسی ساده ذخیره نمیشوند. علاوه بر این، بیشتر سیستمهای فناوری اطلاعات می‌توانند فرا اطلاعات بیشتری نسبت به آنچه در عمل انجام می‌دهند، ضبط کنند. علاوه بر داده‌های واقعی ثبت‌شده، هر چقدر اطلاعات بیشتری در سیستم فناوری اطلاعات ضبط شود، سرعت سیستم کاهش پیدا می‌کند. همچنین به‌دلیل محرمانه بودن، بعضی از داده‌ها یا هرگز ذخیره نمیشوند یا اینکه مدت کوتاهی بعد از تولید حذف خواهند شد. به‌طور خلاصه، کسانی که به‌دنبال انجام فرایندکاوی هستند، باید ابتدا گزارش رویدادها را ایجاد و قبل از آن تعیین کنند که چه اطلاعاتی باید ضبط شود.
نقطه آغاز ایجاد گزارش رویداد، استفاده از این مزیت سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه می‌باشد که چنین سیستمهایی به‌طور مستقل تاریخ مبادلات را ثبت می‌کنند. این تاریخ و اطلاعات سازمان‌دهنده، به‌تنهایی برای انجام بسیاری از تحلیل‌های فرایندکاوی کافی است. البته در صورتیکه فرا اطلاعات بیشتری هم از قبیل اثر انگشت (یا سایر اطلاعاتی که از ورود افراد با کلمه‌ةای عبور دزدی جلوگیری می‌کند) و تاریخچه جستجوی اینترنتی جمع‌آوری شود، کارهای بیشتری را می‌توان انجام داد.
فرا اطلاعاتی که به‌وسیله سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه ضبط می‌شود، در جداول زیادی قرار داده می‌شود؛ جداولی که نقشه منطقی آنها به ویژگیهای هر سیستم و تنظیمهای هر شرکت بستگی دارد. این هم واقعیتی است که جمع‌آوری این داده‌ها، تهیه گزارش رویداد ساختاریافته و قابل استفاده را دشوار می‌کند. حدود و قدرت فرایندکاوی به این موضوع بستگی دارد که گزارش رویداد تا چه اندازه جامع و شامل داده‌هایی در رابطه با فعالیتهای مربوط به فرایندهای مورد بررسی باشد. بنابراین، لازم است در زمان ایجاد گزارش رویداد، در ابتدا درک کاملی از فعالیتهای تشکیل‌دهنده فرایند مورد نظر انجام شود.
شکل ۱ با استفاده از یک صورتحساب به‌عنوان نمونه، اطلاعاتی را که در سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه شرکت وارد می‌شود و روشی که یک گزارش رویداد آن مبادله را توصیف می‌کند، نشان میدهد. در سمت راست، داده‌هایی درباره صورتحساب نشان داده شده که توسط شخصی که داده‌ها را ثبت می‌کند، وارد شده است. این داده‌ها در مورد حسابرسی صاحبکار است و به آن «داده‌های ورودی۹» گفته می‌شود که به‌وسیله شخص وارد شده و در مقابل فراداده‌هایی قرار می‌گیرد که توسط سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه، به‌طور مستقل از صاحبکار ثبت می‌شود. نوعی از داده‌ها وجود دارد که در زمان ذخیره‌سازی داده‌ةا، در دسترس هستند؛ مانند شماره صورتحساب، تاریخ ارسال، تامین‌کننده و غیره که بیشتر توسط حسابرسان مورد استفاده قرار می‌گیرند.
سمت چپ شکل ۱ داده‌هایی را نشان میدهد که در گزارش رویداد ذخیره می‌شوند. تمامی داده‌های ورودی، بخشی از گزارش رویداد هستند؛ اما این فـراداده‌هـا مـی‌بـاشـنـد که مورد توجه حسابرس قرار دارند؛ زیرا به‌طور خودکار توسط سیستم ثبت شده و به‌وسیله صاحبکار وارد نشده‌اند.
در مثال ارائه شده در شکل ۱، داده‌های ورودی تنها نشان‌دهنده مبادله‌ای ۱۰۰,۰۰۰ ریالی و با تاریخ ارسال ۲۰ اردیبهشت است. اینها داده‌هایی هستند که حسابرس در صورت استفاده از سیستم دفتر کل کاغذی یا حتی سیستم برنامه‌ریزی منابع بنگاه که در آن حسابرس گزارش رویداد ایجاد نمی‌کند، آنها را مشاهده می‌کند. در مقابل، فراداده‌ها در گزارش رویداد مشخص می‌کنند که در وارد کردن داده‌ها در مورد مبادله دو نفر مشارکت داشته‌اند و نه‌تنها مبلغ ورودی تغییر کرده، بلکه این تغییر توسط همان شخصی که تغییر را انجام داده نیز تایید شده است.
بنابراین، با تجزیه‌وتحلیل اطلاعات موجود در گزارش رویداد مبادله که در شکل ۱ نشان داده شده است، حسابرس قادر است توالی رویدادها را به‌صورت زیر بسازد:
-۱ در ۲۳ اردیبهشت، ۱۰:۲۳ ق‌ظ: آقای اسدی صورتحساب شماره ۹ را در سیستم وارد کرد؛ تاریخ ارسال (۱۳۹۲/۰۲/۲۰)، مبلغ صورتحساب (۹۰,۰۰۰ ریال)، تامین کننده: شرکت الف و شرح (خدمات اینترنتی فروردین ۱۳۹۲).
-۲ در ۲۳ اردیبهشت، ۱۰:۳۵ ق‌ظ: آقای نظری ارزش را از ۹۰,۰۰۰ ریال به ۱۰۰,۰۰۰ ریال تغییر داد.
-۳ در ۲۳ اردیبهشت، ۱۰:۳۶ ق‌ظ: آقای نظری صورتحساب شماره ۹ را امضا کرد.
با وجود اینکه ممکن است دلیل کامل و قابل قبولی برای این توالی رویدادها وجود داشته باشد، اما این اطلاعات باعث می‌شود تا حسابرس خواهان بررسی بیشتر این مبادله باشد.
در مورد این مثال باید به دو نکته توجه داشت؛ اول اینکه همانطور که پیش از این گفته شد، ثبت و ذخیره فرا اطلاعاتی که در شکل ۱ نشان داده شده است، بستگی به تصمیم مدیران فناوری اطلاعات دارد مبنی بر اینکه این داده‌ها نگهداری شوند یا خیر. دوم اینکه تاریخچه این مبادله در شکل ۱ روشن است؛ زیرا تمامی داده‌های مربوط استخراج شده و در شکل ساده‌ای تنظیم شده‌اند. در واقعیت، این تکه‌های مختلف اطلاعات مانند قطعاتی در نقاط زیادی در سیستم فناوری اطلاعات ذخیره می‌شود و حسابرسی که می‌خواهد گزارش رویداد ایجاد کند، باید پیش از آن قطعات مذکور را جمع‌آوری کند.
فرایندکاوی در عمل حسابرسی
یکی از دلایل عدم تمایل حرفه حسابرسی به استفاده از فناوریهای جدید از قبیل حسابرسی مستمر، این است که در استانداردهای حسابرسی، فناوری به اندازه کافی ریشه ندارد و آنها به‌طور کامل نمی‌دانند که چگونه فناوری به آنها در انجام کارشان کمک خواهد کرد. نگرانی مشابهی هم در مورد فرایندکاوی وجود دارد؛ بنابراین بهتر است فرایندکاوی در متن روشهای حسابرسی که توسط استانداردهای حسابرسی مشخص شده، قرار گیرد. هدف، ارائه راهی جدید و بهتر برای رعایت این استانداردها توسط حسابرسان می‌باشد. به عبارتی دیگر در صورتیکه فرایندکاوی توسط حسابرسان اتخاذ شود، آنها باید متقاعد گردند که فرایندکاوی جایگزین آنچه آنها در حال حاضر انجام می‌دهند، می‌باشد (و نه فقط ضمیمه‌ای برای آنچه آنها انجام می‌دهند).
بحث در مورد استفاده از فرایندکاوی در حسابرسی، براساس مدل خطر حسابرسی مطرح می‌شود؛ زیرا این چارچوب است که متغیرهای حسابرسی را تعیین می‌کند. مدل خطر حسابرسی به‌عنوان راهنمایی برای انجام حسابرسی صورت‌های مالی در نظر گرفته می‌شود؛ با این هدف که خطر حسابرسی به سطح پایینی کاهش یابد. خطر حسابرسی تابع دو جزء است؛ خطر عدم کشف و خطر تحریف بااهمیت.
استاندارد حسابرسی ۲۰۰ نشان میدهد که حسابرس باید خطر تحریف بااهمیت را در دو سطح ارزیابی کند؛ خطر ذاتی و خطر کنترل. استانداردهای حسابرسی الزامهای مربوط به فرایند شناسایی و ارزیابی خطر تحریف بااهمیت را مشخص می‌کنند. دو روش ارزیابی خطر که با فرایندکاوی مرتبط هستند، به‌شرح زیر است:
• کسب شناخت از کنترل داخلی مربوط به گزارشگری مالی، و
• اجرای روشهای تحلیلی.
درباره روش اول؛ حسابرس باید از هر کدام از اجزای کنترل داخلی گزارشگری مالی درک کافی داشته باشد تا نخست، انواع تحریف‌های بالقوه را تشخیص دهد و دوم اینکه عوامل تاثیرگذار بر خطر تحریف بااهمیت را ارزیابی کند و در نهایت نیز بتواند روشهای حسابرسی اضافی را طراحی کند.
دستیابی به شناخت کنترل داخلی شامل ارزیابی طراحی کنترل مربوط به حسابرسی و تعیین این است که آیا این کنترلها اجرا شده‌اند یا خیر.
روشهایی که حسابرس برای بررسی تعیین اثربخشی طراحی کنترلها اجرا می‌کند، شامل پرس‌وجو از کارمندان، مشاهده عملیات شرکت و بازرسی اسناد مربوط است. بدین ترتیب بررسی‌هایی که شامل این روشها باشد، به‌طور معمول برای ارزیابی اثربخشی طراحی کنترلها کافی است.
در استانداردهای حسابرسی، آزمون شناخت سیستم به‌عنوان روشی برای کسب شناخت از کنترل داخلی گزارشگری مالی بدین صورت ارائه شده است؛ در اجرای یک بررسی، حسابرس مبادله‌ای را از منشا تا سوابق مالی شرکت پیگیری می‌کند. آزمون شناخت سیستم به‌طور معمول شامل پرس‌وجو، مشاهده، بازرسی اسناد مربوط و اجرای مجدد کنترل‌هاست.
نکته مهم اینست که روشهای شناخت سیستم در اجرای مدل خطر حسابرسی بسیار مهم است. علاوه بر این، آزمونهای شناخت سیستم برای ارزیابی حسابرس از کنترل‌های داخلی نیز دارای اهمیت هستند. از این‌روست که آزمونهای شناخت سیستم برای حسابرسان داخلی نیز مهم می‌باشد.
آزمونهای شناخت سیستم جایی است که می‌توان فرایندکاوی را در حسابرسی معرفی کرد. برای بخشی از فرایند که به‌وسیله سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می‌شود، فرایندکاوی جایگزین بهتری برای بررسی سنتی است. به دو دلیل با استفاده از فرایندکاوی دیدگاههای بهتری نسبت به بررسیهای معمول آشکار می‌شود؛ اول اینکه حسابرس می‌تواند جامعه (و نه فقط نمونه‌ای از) مبادلات را بررسی کند، و دوم، می‌تواند به جای تکیه بر داده‌های واردشده توسط صاحبکار، ثبت مبادلات را با فراداده‌ها تایید کند.
روش دومی که برای ارزیابی خطر تحریف بااهمیت در استانداردهای حسابرسی ارائه‌شده، استفاده از روشهای تحلیلی است. روشهای تحلیلی براساس استانداردهای حسابرسی باید طراحی شوند تا:
الف) شناخت حسابرس از کسب‌وکار مشتری و مبادلات و رویدادهای مهمی که از پایان سال قبل تا کنون رخ داده، ارتقا یابد؛ و
ب) زمینه‌هایی که ممکن است نشان‌دهنده خطر خاص مربوط به حسابرسی باشد، شامل وجود مبادلات و رویدادهای غیرعادی و مبالغ، نسبتها و روندهایی که مستلزم بررسی هستند، شناسایی شود.
هر دو هدف با استفاده از روشهای فرایندکاوی به‌عنوان پیشرفتی نسبت به روشهای تحلیلی فعلی، بهتر می‌تواند براورده شود.
با توجه به استانداردهای حسابرسی مربوط به روشهای تحلیلی، می‌توان به نکته‌های زیر که با استفاده از فرایندکاوی بهبود می‌یابد، اشاره کرد:
• فرض اصلی زیربنای کاربرد روشهای تحلیلی اینست که به‌طور معقول انتظار می‌رود روابط ممکن میان داده‌ها وجود داشته و ادامه یابد. شرایط خاصی که می‌تواند منجر به تغییر در این روابط شود، شامل مبادلات و رویدادهای غیرعادی و تغییرهای حسابداری، تغییر کسب‌وکار، نوسانهای تصادفی یا تحریف‌ها هستند.
• روشهای تحلیلی به‌عنوان آزمون محتوا برای دستیابی به شواهدی در مورد ادعاهای خاص مربوط به مانده حسابها و طبقه‌های مبادلات مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بعضی موارد، روشهای تحلیلی می‌توانند اثربخش‌تر و کاراتر از آزمونهای جزئیات برای دستیابی به اهداف خاص آزمونهای محتوا عمل کنند.
• روشهای تحلیلی شامل مقایسه مبالغ ثبت‌شده، یا نسبت‌های به‌دست آمده از مبالغ ثبت‌شده، با مبالغ مورد انتظار حسابرس می‌باشد. حسابرس چنین انتظارهایی را با شناسایی و استفاده از روابط ممکن ایجاد می‌کند؛ روابطی که براساس شناخت حسابرس از مشتری و صنعتی که مشتری در آن فعالیت می‌کند.
فرایندکاوی با توانا ساختن حسابرس در بررسی فرایندهای تجاری که منجر به مبادلات می‌شوند (و نه فقط بررسی خروجی این فرایندها)، قلمرو شواهد روشهای تحلیلی را توسعه می‌بخشد. استفاده از فرایندکاوی، آزمون جزئیات را در روشهای تحلیلی جا میدهد.
همانند روشهای بررسی، برتری فرایندکاوی نسبت به روشهای تحلیلی موجود، ناشی از استفاده آن از مجموعه بزرگتری از داده‌ها، شامل فراداده‌ها است.
فرایندکاوی به عنوان ابزار حسابرسی
به‌منظور ارائه اظهارنظر حسابرسی، اطلاعاتی که با استفاده از رویه حسابرسی فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد، مشابه زمانی است که حسابرسی به‌صورت کاغذی انجام می‌شد؛ این اطلاعات بیشتر به داده‌های ورودی متکی هستند. اما در حال حاضر ممکن است این داده‌ها با استفاده از ابزار کامپیوتری به روشهای خبره‌تری تجزیه‌وتحلیل شود؛ اما اینها تنها خودکار کردن روشهای دستی موجود بوده و نمی‌توان گفت که مهندسی مجدد رویه‌های حسابرسی به‌منظور بهره بردن کامل از توانایی‌های ذاتی سیستمهای برنامه‌ریزی منابع بنگاه است.
قدرت فرایندکاوی گزارش‌های رویداد، تنها ناشی از دستیابی به فرا اطلاعات درباره ثبت داده‌های مبادلاتی نیست، بلکه از توانایی کشف الگوها در بین مبادلات و کاربران واردکننده آن داده‌ها (از قبیل اینکه آیا مبادلات خاصی همیشه با عرضه کننده یا کارمند خاصی رابطه دارد) ناشی می‌شود.
با توجه به غنای اطلاعاتی موجود در گزارش رویداد، روش‌شناسی‌های زیادی برای کاوش آنها ارائه شده است. داده‌های گزارش رویداد بسیار غنی بوده و از دیدگاههای (زاویه‌های) مختلفی می‌توان اطلاعات را مورد بررسی قرار داد که این کار منجر به ایجاد انواع مختلف دیدگاه‌ها در مورد چگونگی عملکرد فرایندهای تجاری زیربنایی می‌شود. در این بخش، تمرکز بیشتر بر انتخاب‌های موجود در دسترس حسابرسان در زمان تحلیل گزارش‌های رویداد با استفاده از روشهای فرایندکاوی است.
در کلی‌ترین سطح، سه دیدگاه اصلی در زمینه فرایندکاوی وجود دارد؛ دیدگاه فرایندی۱۰، دیدگاه سازمانی۱۱ و دیدگاه موردی۱۲ که به‌ترتیب مربوط به تحلیل گزارش رویداد برای تعیین موارد زیر است:
• فرایند «چگونه» انجام می‌شود؟
• «چه کسی» در فرایند مشارکت می‌کند؟ و
• «چه» اتفاقی با این مبادله خاص رخ میدهد؟
دیدگاه فرایندی بر جریان کنترل تمرکز می‌کند؛ یعنی ترتیب فعالیتها. هدفِ کاوش در این دیدگاه، یافتن توصیف مناسبی از تمام مسیرهای ممکن خواهد بود.
دیدگاه سازمانی بر زمینه ایجادکننده تمرکز می‌کند؛ یعنی اینکه کدام مجریان مشارکت کرده و چگونه با یکدیگر ارتباط دارند. در اینجا، هدف تشکیل سازمان از طریق طبقه‌بندی افراد با توجه نقشها و واحدهای سازمانی یا نشان دادن روابط میان مجریان (یعنی ساختن یک شبکه اجتماعی) است.
دیدگاه موردی بر ویژگیهای مورد تمرکز می‌کند. موردها می‌توانند از طریق مسیرشان در فرایند یا از طریق ایجادکننده‌هایی که روی مورد کار می‌کنند، مشخص شود. برای مثال، اگر موردی نشان‌دهنده سفارش پرکردن مجدد باشد، جالب است تا بدانیم تامین‌کننده چه کسی بوده یا تعداد محصولاتی که سفارش داده شده چقدر است (Van der Aalst et al., 2007).
با توجه به رویکردهای مورد استفاده برای اجرای این سه دیدگاه، روش‌شناسی فرایندکاوی را می‌توان طبقه‌بندی کرد. حداقل پنج رویکرد مختلف در فرایندکاوی وجود دارد: -۱ کشف فرایند۱۳، -۲ بررسی تطابق۱۴،-۳ تحلیل عملکرد۱۵، -۴ تحلیل شبکه اجتماعی۱۶،-۵ تصمیم‌کاوی و تایید۱۷٫
کشف فرایند
اصلی‌ترین استفاده فرایندکاوی، تحلیل گزارش رویداد به‌منظور کشف چگونگی انجام فرایند تجاری در عمل و مقایسه آن با مدل فرایندی طراحی‌شده است. کشف فرایند به‌وسیله بررسی مهرهای زمان اجرایی می‌شود تا جریان فعالیتها از طریق فرایند از ابتدا تا پایان به‌طور منظم ایجاد شود. برای مثال، در فرایند خرید، هدف حسابرس ردیابی صورتحساب پرداخت‌شده مربوط به سفارش خرید و شناسایی مراحل میانی است. در عمل، فرایندی با روش طراحی‌شده واحد ممکن است به روشهای مختلفی انجام شود؛ واقعیتی که به‌طور مشخص برای حسابرسی که مشغول شناخت کنترلها می‌باشد، مهم است.
کشف فرایند، همانند فرایندکاوی است؛ زیرا از فراداده‌ها در مورد فعالیتها و مهرهای زمان استفاده می‌کند. این بینش با استفاده از روشهای تحلیل سنتی به‌دست نمی‌آید. استفاده از رویکرد کشف فرایند نسبت به روشهای حسابرسی موجود، بررسی جامعتر و کاملتری از فرایند تجاری در اختیار حسابرس قرار میدهد.
ارزش‌افزوده این کار آنست که می‌توان اطمینان یافت فرایندها همانگونه که مورد انتظار بوده، انجام شده و از سوی دیگر، فرایندهایی نیز آشکار شود که انجام آنها مورد انتظار نبوده است. زمانی که کارمندان ترتیب مطلوب فعالیتها را اجرایی نکرده و روشها را اجرایی نکنند، این امر در خروجی کشف فرایند آشکار می‌شود. نمونه‌ای از اجرا نکردن روشها، انجام یک سفارش قبل از گرفتن تصویب مورد نیاز است. دانستن اینکه روشها اجرایی می‌شوند یا خیر، برای حسابرس مهم است؛ زیرا هنگامی که کارمندان دریابند که می‌توان کنترلها را دور زد، ممکن است آن را فرصتی برای انجام تقلب در نظر بگیرند.
همچنین، کشف فرایند می‌تواند منجر به ارائه خلاصه‌ای از مراحل مختلف انجام فرایند شود. مراحلی که به‌صورت غیرمکرر در گزارش رویداد وجود دارند، نشان‌دهنده مواردی هستند که نیاز به بررسی بیشتری به‌وسیله حسابرس دارد؛ زیرا مبادلاتی با رفتار متفاوت نسبت به مبادلاتی که به‌صورت مکرر انجام می‌شوند، به احتمال بیشتری نشان‌دهنده تقلب هستند.
بررسی تطابق (مطابقت)
بررسی تطابق، همانطور که از نامش پیداست، تایید این مطلب است که آیا واقعیت فرایند با انتظارها و استانداردها مطابقت دارد یا خیر. مدل انتظارها۱۸ می‌تواند توصیفی یا تجویزی باشد؛ درست همانگونه که استانداردها در هزینه‌یابی می‌تواند قابل دسترس یا ایده‌آل باشد. نکته مهم در مقایسه با مدل تجویزی اینست که کارمندان چگونه به‌دلیل محدودیت‌های غیرمنتطره (برای مثال، نبود پرسنل اصلی یا نیاز به سرعت بخشیدن به سفارش به‌منظور رضایت خاطر یکی از مشتریان مهم) مجبور به انحراف از روشهای مشخص‌شده می‌شوند. روش مقایسه با انتظارها شروع حسابرسی به‌طور کلی و روشهای تحلیلی به‌طور خاص می‌باشد. فرایندکاوی روشی را برای اجرای روشهای تحلیلی خبره‌تر نسبت به رویه‌های استاندارد از قبیل تحلیل نسبتها ارائه می‌کند.
تحلیل عملکرد
روشهای تحلیل عملکرد از قبیل تحلیل عملکرد فرایند۱۹، تحلیل عملکرد تجاری۲۰ و نظارت فعالیت تجاری۲۱، بر اندازه‌گیری عملکرد فرایندهای تجاری تمرکز می‌کنند. به‌طور معمول، تحلیل عملکرد گزارشهایی در مورد شاخصهای عملکرد اصلی برای شرکت از قبیل زمان خروجی یک فرایند، تهیه می‌کند.
با اینکه تحلیل عملکرد روش‌شناسی جدیدی نیست، اما توسعه روشها به‌منظور بهره‌گیری از فراداده‌های موجود در گزارش رویداد، هنوز در جریان است. شاید این روش ارتباط بیشتری با مدیریت داشته باشد تا حسابرس؛ اما می‌تواند برای ارتقای کارایی فرایند تجاری و هشدار زودهنگام در زمان نارسایی فرایند، به حسابرسان داخلی کمک کند.
تحلیل شبکه اجتماعی
تحلیل شبکه اجتماعی از اطلاعات موجود در گزارش رویداد در مورد اینکه کدامیک از کاربران مجاز هر مبادله را ثبت کرده، استفاده می‌کند. این کار نه‌تنها موجب پیگیری رفتار آن کارمند می‌شود، بلکه باعث خواهد شد تا شبکه‌های اجتماعی که آنها بخشی از آن هستند، معلوم شود. حسابرسان همیشه اذعان دارند که تقلب با استفاده از تبانی، دشوارترین مورد برای کشف می‌باشد. در مورد اینکه آیا از طریق تحلیل شبکه اجتماعی می‌توان روابط غیرعادی را مشخص کرد یا خیر، تحقیقهایی باید انجام گیرد. مثال‌هایی از روابط غیرعادی نیز عبارتند از الگویی از صدور صورتحسابها و مجوزها بین مجموعه یکسانی از افراد، مجموعه غیرمنتظره و تکراری از مبادلات میان کارمندانی در زمینه‌های عملیاتی متفاوت یا روابط متقابل میان کارمند و عرضه کننده واحد. اگرچه هیچکدام از این موارد مدرکی برای تقلب نیست، اما اینها مواردی هستند که حسابرسان باید به‌صورت جزئی مورد بررسی قرار دهند.
تصمیم‌کاوی و تایید
تصمیم کاوی بر نقاط تصمیم موجود در مدل فرایندی کشف‌شده تمرکز می‌کند و برای آزمون ادعاها بر مبنای مورد به مورد استفاده می‌شود. انحرافهای قابل قبول از رویه استاندارد در تحلیل‌ها وارد می‌شود تا انحرافهای بااهمیت کشف شود.
در این بخش در مورد سه دیدگاه متفاوت در زمان انجام فرایندکاوی و پنج رویکرد مختلف بحث شد که منجر به پانزده ترکیب مختلف می‌شود. بعضی از این ترکیبها نسبت به سایرین برای حسابرسان از سودمندی بیشتری برخوردارند؛ اما تعیین اینکه کدام یک سودمندتر است، نیاز به بررسیهای بیشتری دارد. افزون براین، بهترین روش برای استفاده از فرایندکاوی، در نظر گرفتن این روشها به‌صورت مجزا یا به‌عنوان جایگزین نیست؛ بلکه به‌صورت تکمیل کننده برای ارتقای روشهای تحلیلی می‌باشد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله به مواردی اشاره شد که فرایندکاوی گزارش‌های رویداد، ارزش افزوده‌ای (بررسی جامعه داده‌ها و استفاده از فراداده‌ها) برای حسابرسی ایجاد می‌کند و مثال‌هایی نیز در مورد اینکه این ابزار چه کاری می‌تواند انجام دهد، ارائه شد. در عین حال، نمی‌توان ادعا کرد که در اینجا تمام توانایی‌های فرایندکاوی مورد بررسی قرار گرفته است. بسیاری از نمونه‌های فرایندکاوی که در حسابرسی به‌کار رفته، نقطه شروعی بوده که با رویه‌های حسابداری دستی نزدیکی دارد. در واقع، در اینجا از مسیر استاندارد به‌کارگیری فناوری پیروی شده است؛ یعنی ابتدا فرایندهای دستی خودکار شده و سپس این فرایندها مهندسی مجدد می‌شود تا از تمامی مزایا و قابلیت‌های فناوری استفاده شود.
همانطور که می‌دانیم، حسابرسی در دنیایی تکامل یافته که حسابرس تنها به داده‌های ورودی دسترسی داشته است. تنها کسانی که در چنین دنیایی رشد یافته‌اند، می‌توانند تصور کنند در صورتیکه نقطه شروع فراداده‌های موجود در گزارش رویداد بود و حسابرسان با ابزار فرایندکاوی برای بهره‌برداری از آن داده‌ها آشنا بودند، حسابرسی چقدر متفاوت می‌شد. فناوری در حال پیشرفت است و به همین ترتیب، انتظار می‌رود که حسابرسی نیز اینگونه باشد.
پدیدآورندگان: علی ابراهیمی کردلر و زینب خاک‌نجاتی
حسابرس