لزوم تدوین ضوابط اخلاقی حاکم بر عملکرد دبیر هیات مدیره

با وجود اهمیت نقش دبیر هیات مدیره، ایران در زمینه‌ ضوابط اخلاقی حاکم بر اعمال دبیر هیات مدیره، رهنمود یا دستورالعملی ندارد؛ این در حالی است که بسیاری از کشورها رهنمودها و ضوابط اخلاقی برای دبیران هیات مدیره در نظر گرفته‌اند.
به نظر می‌رسد وجود ضوابط اخلاقی به افزایش کارآیی و نقش‌آفرینی دبیر هیات می‌انجامد. به همین منظور این مقاله به بررسی وظایف دبیر در برابر هیات مدیره و ضوابط اخلاقی حاکم بر آنها پرداخته است. سازمان بورس و اوراق بهادار ایران در سال ۱۳۸۹ «دستورالعمل راهبری شرکتی برای شرکت‌های پذیرفته‌شده در بورس اوراق بهادار تهران» را منتشر و آن را برای شرکت‌های بورسی الزامی دانست. مواد دستورالعمل یادشده به دبیر هیات مدیره و وظایف آن اشاره کرده است.
ضرورت تدوین ضوابط اخلاقی حاکم بر عملکرد دبیر هیات مدیره
زمانی که نقش دبیر تنها ارائه‌ خدمات منشی‌گری بود، در نظر گرفتن وظیفه حسن نیت و امانتداری ممکن نبود اما با توجه به تحول مفهومی و ارتقای جایگاه دبیر هیات مدیره، باید امانتداری را نیز یکی از ضوابط اخلاقی عملکرد دبیر دانست. امروزه این موضوع به امری ضروری تبدیل شده است که دبیر هیات مدیره باید اختیارات و اجرای وظایف خود را با حسن نیت و ترجیح منافع شرکت همراه کند. به عبارت دیگر دبیر هیات مدیره می‌تواند فقط زمانی به شکل مطلوب عمل کند که اخلاقی و قانونمند باشد. دبیر هیات مدیره وظایف حیاتی برای اداره شرکت دارد که بسیاری از آنها در‌برگیرنده‌ تضمین رعایت قوانین و مقررات کشور است.
به نظر می‌رسد برای کارآیی بیشتر دبیر هیات مدیره صرف‌نظر از وضع مجازات برای تخلفات دبیران هیات مدیره باید استانداردهای اخلاقی و شغلی برای آنان در نظر گرفته شود، زیرا در نظرگرفتن محض مجازات برای تخلفات دبیر نمی‌تواند چندان کارآیی داشته باشد.
مهم‌ترین مسائلی که دبیر هیات مدیره در راستای انجام وظایف خود ممکن است با آنها روبه‌رو شود و با توجه به ضوابط اخلاقی از آنها پرهیز کند عبارت است از:
۱- منافع خصوصی: دبیر هیات مدیره نباید منافع خصوصی خود را بدون توجه به وظایف خود دنبال کند. به عبارت دیگر ممکن است دبیر در وضعیت‌هایی مانند پیشنهاد هدایا، پاداش یا رشوه از ذی‌نفعان شرکت قرار بگیرد و در این وضعیت‌ها باید از پذیرش این هدایا استنکاف کند. اگر دبیر چنین هدایا یا رشوه‌ای را بپذیرد باید در برابر شرکت و هیات مدیره پاسخگو باشد. برای نمونه در پرونده‌Morvah Consols Tin Mining Co. Mckay’s Case Re جیمز همون معدن قلع در کورنوِل را به آقای مک‌کی فروخت. مک‌کی برای خرید معدن شرکتی تاسیس و به نیابت از آن معدن را خریداری کرد. پس از آن مک‌کی به سمت دبیر هیات مدیره منصوب شد. بخشی از ثمن معامله به صورت نقدی و بخشی از آن با دریافت سهام شرکت تاسیس‌شده پرداخت شد. در این بین، مک‌کی بخش از سهام شرکت را به نام خود و برای انجام معامله دریافت کرد. شرکت از این موضوع هیچ اطلاعی نداشت. پس از انحلال شرکت مک‌کی از سوی دادگاه محکوم به پرداخت ارزش روز سهام دریافتی شد زیرا او وظیفه امانتداری خود را رعایت نکرده بود (Pillars & Borne: 1999, p.237).
2- تضاد منافع: دبیر هیات مدیره نباید خود را در وضعیتی قرار دهد که انجام وظایف و نقش معتمدگونه وی در تضاد با منافع شخصی قرار بگیرد. زمانی که فرد در چنین وضعیتی قرار می‌گیرد این ریسک وجود دارد که با توجه به منافع خود و نه وظایفش عمل و از تعهدات خود تخلف کند. در جایی که فرد به عنوان دبیر هیات مدیره دو شرکت عمل می‌کند…. برای نمونه در پرونده Re Hampshire Land Co. مدیران شرکت حق استقراض داشتند اما استقراض شرکت سقف داشت و مازاد بر آن باید به تایید مجمع عمومی شرکت می‌رسید. مجمع تشکیل شد و به دریافت وام رای داد اما در آگهی دعوت به مجمع دستورجلسه تصریح نشده بود و بدین ترتیب مقررات شرکت رعایت نشد. مدیران شرکت از یک انجمن استقراض کردند. این در حالی بود که دبیر هر دو نهاد یک شخص بود و در نتیجه از تخلف صورت‌گرفته اطلاع داشت. دادگاه در این پرونده رای داد: دانش دبیر نمی‌توانست به انجمن منتقل شود. زمانی که شخص، دبیر دو شرکت است، دانش شخصی او لزوما دانش این دو شرکت تلقی نمی‌شود. دانشی که او در یک شرکت به دست می‌آورد با شرکت دیگر تقسیم نمی‌شود مگر اینکه بر اساس وظایف خاص خود ملزم به دریافت چنین آگهی‌ای باشد (Shoyele: op. cit., p.126).
3- استفاده از اطلاعات محرمانه: دبیر نباید از اطلاعات محرمانه شرکت برای منافع خود استفاده کند. این وظیفه به دلیل دسترسی نامحدود دبیر به منابع و سوابق واجد اطلاعات محرمانه و رازهای شرکت در نظر گرفته می‌شود. بدین ترتیب او نباید در معاملات سهام شرکت با توجه به اطلاعات دریافتی در راستای وظایف خود مداخله کند. دبیر از انجام معامله با خود منع شده است و با استفاده یا سوءاستفاده از این اطلاعات برای خود مزیت‌های ناروا در نظر بگیرد. (ibid: p.127)
بررسی ضوابط اخلاقی دبیر هیات مدیره در برخی کشورها
۱- بریتانیا: تحت نظر رییس هیات مدیره، مسوولیت دبیر اطمینان از گردش صحیح اطلاعات میان هیات مدیره، مدیران رده‌بالا، مدیران غیراجرایی و تسهیل توسعه سازنده‌ آن است. در بریتانیا ICSA مسوول تهیه ضوابط حاکم بر شایستگی‌های دبیران هیات مدیره است و در این زمینه به ارائه مشاوره می‌پردازد.
۲- دبی: ماده ۵۳ قانون شرکت‌های دوبی درباره‌ ویژگی‌ها و نحوه انجام وظایف دبیر هیات مدیره بیان می‌کند: «دبیر هیات مدیره باید با حسن نیت و بر اساس قانونی فعالیت کند. در این راه باید منافع شرکت را به بهترین وجه تامین کند و صداقت و اطمینان را در دستور کار خود قرار دهد. از مهارت، توانایی و توجه خود همانند یک شخص معقول که با چنین وضعیت‌هایی مواجه می‌شود، استفاده کند.»
۳- کنیا: مواد ۴ تا ۸ رهنمودهای اخلاق حرفه‌ای و رفتاری دبیران هیات مدیره کنیا به ویژگی‌های بیشترین تاکید بر دخالت روابط قومی و فامیلی در تصمیم‌گیری‌ها است. همچنین دبیران هیات مدیره باید دانش و مهارت‌های بالایی در زمینه وظایف خود داشته باشند. دبیران هیات مدیره از انجام فعالیت‌ها یا ورود به کسب‌وکارهایی که با وظایف دبیری در تضاد است یا به کرامت این مقام آسیب می‌زند، منع شده‌اند.
۴- مالزی: در مالزی ضوابط اخلاقی دبیران هیات مدیره داشتن صلاحیت و مهارت‌های خاص را الزامی می‌داند. این ضوابط اشعار می‌دارند دبیر هیات مدیره باید حسن نیت، مسوولیت‌پذیری، امانتداری و دقت عمل در زمینه انجام وظایف دبیری داشته باشد. همچنین دبیر باید مسوولیت‌پذیری اخلاقی و کارآیی داشته باشد. البته باید اشاره شود این ضوابط تا حدودی خارج از مسائل حقوقی است و می‌توان گفت وارد مباحث اخلاقی و شخصی شده است. دبیر متعهد به افشای هر اطلاعاتی است که احتمال تقلب و کلاهبرداری را خنثی می‌کند. همچنین دبیر باید در روابط خود با سهامداران و مدیران بی‌طرف باشد و تنها به مساله‌ رعایت قوانین و تعهدات قراردادی توسط هیات مدیره توجه کند. دبیر باید دانش‌محور و از همه گزارش‌دهی‌ها و الزامات قانونی مطلع باشد.
۵- هندوستان: انجمن دبیران هیات مدیره هندوستان نیز ضوابط اخلاقی را تهیه و اجرایی کرده است که رعایت آن برای اعضا الزامی است.
این ضوابط درباره مسائلی مانند تضاد منافع، رفتار منصفانه، رازداری، تشویق گزارش‌دهی درباره‌ رفتارهای غیرقانونی، ممنوعیت استفاده از اطلاعات محرمانه، وظیفه ‌دقت عمل و سخت‌کوشی است
(www.icsi.edu).
جمع‌بندی
در قانون تجارت ایران مجازات‌های متعددی برای مدیران متخلف شرکت‌ها وضع شده و بدیهی است زمانی که مدیری تخلف می‌کند باید در انتظار مجازات قانونی باشد اما باید گفت پرهیز از بروز تخلف و لطمه به اعتبار شرکت سازوکاری است که می‌تواند به افزایش کارآیی و اعتبار شرکت بینجامد.
به نظر می‌رسد بر اساس رویکرد هزینه- فایده رعایت مقررات و دستورالعمل‌های حاکمیت شرکتی به مراتب هزینه‌ کمتری را برای شرکت رقم می‌زند و بقای آن را تضمین می‌کند، زیرا رمز بقای شرکت‌های امروزی پاسخگویی اجتماعی آنها و اعمال حاکمیت شرکتی خوب است.
دبیر هیات مدیره نقش مشاوره‌ای برای مدیران شرکت به عهده دارد و باید از رعایت همه‌ قوانین و مقررات حاکم بر شرکت اطمینان حاصل کند.
به منظور افزایش کارآیی دبیر هیات مدیره و به تبع آن ارتقای تصمیم‌گیری‌های هیات مدیره و شرکت ضروری است ضوابط اخلاقی با توجه به نظام حقوقی ایران و با هدف فرهنگ‌سازی در این رشته تهیه و تدوین شود.
در این راه می‌توان از تجربه‌ کشورهای مختلف استفاده کرد. به نظر می‌رسد مهم‌ترین مسائلی که باید در نظر گرفته شود مسائلی مانند رازداری، امانتداری، رفتار منصفانه، استقلال عمل و پرهیز از تضاد منافع است.