همانطور که صاحبان اشخاص حقوقی در حوزه شرکتها و موسسات غیرتجاری آگاهی دارند برابر تکالیف مصرح قوانین حاکم ( قانون تجارت و نظام نامه ثبت شرکتها) اشخاص حقوقی موصوف مکلفند حداکثر طی مدت یک ماه از ثبت سند در مراجع ثبت شرکتها (موارد مشمول) نسبت به انتشار آن در روزنامه رسمی و عنداللزوم روزنامه های کثیر الانتشار برابر سوابق ثبتی و مفاد اساسنامه اقدام نمایند، لذا به منظور تسهیل در امور مراجعان و ارتقاء ارائه خدمات و سلامت اداری طی اقدام مشترکی بین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و شرکت روزنامه رسمی کشور در کلیه مراجع ثبت شرکتها براساس سامانه جامع به محض ثبت و تایید نهایی سند تنظیمی بطور خودکار محتوای این سند جهت انتشار به روزنامه رسمی ارسال و ذینفعان محترم می توانند بدون مراجعه حضوری از طریق درگاههای الکترونیکی و پرداخت اینترنتی سایر تشریفات را جهت انتشار طی نموده و نتایج را از طریق مراجعه به درگاه اینترنتی و یا ارسال پیام کوتاه تلفن همراه مطلع گردند. بنابراین در برخی از موارد مشاهده می شود صاحبان اشخاص حقوقی موصوف با در اختیار داشتن مستندات مبنی بر ثبت صورتجلسات و یا تاسیس در ایام گذشته ، مراتب را بصورت حضوری به روزنامه رسمی کشور مراجعه و درخواست انتشار آنها را داشته اند که این درخواستها با توجه به مهلت زمان قانونی پیش بینی شده مورد تامل می باشد و مسئولیت عدم انتشار آن برابر زمان مقرر به عهده صاحبان شخصیت حقوقی می باشد.
بنابراین به منظور مساعدت با چنین متقاضیانی برای آخرین بار حداکثر تا تاریخ ۱۵/۰۲/۱۳۹۴ به صاحبان شرکتها و موسسات غیرتجاری که در خصوص اسناد ثبت شده در مراجع ثبت شرکتها که به هر دلیلی تاکنون موفق به چاپ و انتشار آن از ناحیه روزنامه رسمی نشده اند مهلت داده می شود تا نسبت به تعیین تکلیف اینگونه سوابق ثبت شده اقدام نمایند، بدیهی است مراجع ثبت شرکتها از تایید این اسناد جهت درج در روزنامه رسمی بعد از مهلت قانونی خودداری خواهند نمود و متقاضیان صرفا از طریق سامانه با درخواست هیات مدیره با تصمیم آگهی تکمیلی (اصلاحی) نسبت به درخواست المثنی سند انتشار نیافته اقدام نمایند .
همچنین لازم بذکر است با توجه به مکانیزه نمودن سوابق و فرآیندها ، تمامی آگهی اشخاص حقوقی جهت اصالت سنجی بصورت رایگان در پایگاه http://agahi.ssaa.ir در دسترس خواهد بود و همچنین پیگیری صورتجلسات یک شخصیت حقوقی در حوزه شرکتها و موسسات غیرتجاری منوط به اجرای قانون در انتشار آگهی های قبلی در روزنامه رسمی و برگشت الکترونیکی نتیجه به آن خواهد بود لذا بدلیل جایگاه انتشار در روزنامه رسمی و عنداللزوم روزنامه های کثیرالانتشار صاحبان اشخاص حقوقی به شرح قوانین و تکالیف قانونی با دقت نسبت به پیگیری اجرای این تکالیف ، اقدامات لازم را معمول نمایند تا در ثبت صورتجلسات آتی با موانع و مشکلات مواجه نگردند.
مرتضی ادب
مدیرکل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری