در ارتباط با این موضوع باید اینچنین گفت که دفتر روزنامه جزء دفاتر قانونی یک واحد به حساب می آید که می بایست در ابتدای سال مالی و پایان سال مالی به ترتیب برای شروع سال مالی جدید و جهت حسابرسی مالیاتی در پایان سال به اداره دارایی تحویل شود.
مجموعه کارهایی که در آن نیز ابعاد حسابداری نیز مشخص می شود را می بایست ثبت کرد وثبت آن در دفتر روزنامه نیز بایستی انجام پذیرد.
در تمام ادارات و شرکت های دولتی وغیر دفتر روزنامه می بایست به صورت دستی باشد تا همانطور که گفته شد به عنوان دفتری قانونی به اداره دارایی تحویل گردد.
اما سند حسابداری همانطور که می دانید از لحاظ ساختار ثبتی دقیقا عین دفتر روزنامه می باشد با این تفاوت ها که جزء دفاتر قانونی محسوب نمی شود واینکه در واقع سند حسابداری جهت پیوست ضمائم به کار می رود.
یعنی به طور مثال فیش تلفن را به روش تعهدی می بایست در دفتر روزنامه وسند حسابداری به این صورت که هزینه تلفن را بدهکار ودر مقابل حسابهای پرداختنی را بستانکار ثبت نمائیم و حال اینکه خود فیش را می بایست به پیوست سند حسابداری قرار داد و در واقع جزئیات هر ثبتی همیشه به پیوست اسناد قابل مشاهده و دسترسی هستند.
ضمن اینکه در پایان هر سند حسابداری که معمولا امروزه به صورت نرم افزاری می باشد یعنی در نرم افزارهای کامپیوتری ثبت وپرینت گرفته می شود، نام مدیر عامل یا مدیر کل یا رئیس شرکت ودر واقع رئیس مربوطه وغیره……… ثبت می گردد که می بایست به امضاء آنان برسد.