در ارسال اطلاعات به صورت برخط، مودیان با در اختیار داشتن شماره ی کاربری و گذرواژه (رمز عبور)، اطلاعات مربوط به خرید و فروش خود را در سامانه وارد و پس از ثبت نهایی رسید (کد رهگیری) دریافت می نمایند.
در روش غیربرخط، نرم افزاری جهت جمع آوری اطلاعات از طریق مودیان بر روی تارنمای (وبسایت) سازمان قرار گرفته و در آن یک قالب ACCESS پیش بینی شده است. مودیان پس از تامین اطلاعات و کنترل های لازم می توانند با در اختیار داشتن شماره ی کاربری و گذرواژه (رمز عبور)، پوشه ی ACCESS را به صورت الکترونیکی به سامانه الحاق می نمایند.
در حالت سوم، برای آن دسته از مودیانی که شماره ی کاربری و گذرواژه ندارند، سرجمع اطلاعات را از سیستم غیربرخط تهیه و همراه یک کپی از قالب ACCESS بر روی یک لوح فشرده به ادارات امور مالیاتی مربوطه تحویل و رسید دریافت می نمایند.
لازم به ذکر است آن گروه از مودیان که هنوز نام کاربری و گذرواژه ای به آنها اختصاص نیافته است و مایل اند تا به دو صورت برخط و غیربرخط اطلاعات خود را وارد سامانه نمایند، می توانند با ورود به سامانه ی سازمان امور مالیاتی، نسبت به پیش ثبت نام و تکمیل مراحل ثبت نام برای دریافت شماره ی اقتصادی اقدام نمایند تا در مدت زمان کوتاهی نام کاربری و گذرواژه ی ایشان از طریق پست به محل کارشان ارسال گردد.» کارشناسی دیگر در پاسخ به پرسش یکی از مودیان که جرایم قانونی درنظرگرفته شده برای عدم صدور صورتحساب یا عدم درج شماره ی اقتصادی چیست، اظهار داشت:
«عدم صدور صورتحساب یا عدم درج شماره ی اقتصادی خود و طرف معامله حسب مورد، و یا استفاده از شماره ی اقتصادی خود برای معاملات دیگران یا استفاده از شماره ی اقتصادی دیگران برای معاملات خود توسط فعالان اقتصادی، مشمول یک جریمه ی ۱۱ درصدی غیر قابل بخشودگی (ده درصد بابت عدم صدور صورت حساب و یک درصد بابت عدم ارسال صورت معامله) از مقدار معاملاتی که اعلام نشده است خواهد شد.»
وی در رابطه با خریدارانی که شماره ی اقتصادی خود را اعلام نمی کنند، گفت: «بر اساس دستورالعملهای اجرایی، در خصوص فروش به یکی از دو وضعیت ذیل می توان اقدام نمود:
الف) در صورتیکه مبلغ هر صورتحساب کمتر از ۸،۸۰۰،۰۰۰ ریال باشد (۱۰% حدنصاب معاملات کوچک)، در این صورت الزامی به درج شماره ی اقتصادی خریدار بر روی صورتحساب نمی باشد و می توان فروشهای مذکور را به صورت تجمیعی در سامانه ی عملیات الکترونیکی مودیان به نشانی WWW.TAX.GOV.IR (بخش معاملات کمتر از ۱۰% حدنصاب) وارد نمود. عدم درج شماره ی اقتصادی خریدار بر روی صورتحسابهای مذکور مشمول جرایم متعلقه نخواهد بود.
ب) در صورتیکه مبلغ هر صورتحساب بالاتر از ۸،۸۰۰،۰۰۰ ریال باشد، درج شماره ی اقتصادی خریدار و فروشنده بر روی آن الزامی می باشد و عدم درج شماره ی اقتصادی هر کدام از طرفین معامله، موجب تعلق جرایم مربوطه می گردد. در این حالت، اگر خریدار از ارایه ی شماره ی اقتصادی خودداری کند، چنانچه فروشنده، مشخصات خریدار و موضوع مورد معامله را ظرف مهلت یک ماه از زمان انجام معامله، در فهرست امتناع تکمیل و به ادره ی امور مالیاتی اعلام نماید، وی (فروشنده) مشمول جریمه ی تخلف از این بابت نخواهد بود؛ در غیر اینصورت، طرفین معامله متضامنا مسوول خواهند بود».
یکی از کارشناسان مرکز ارتباط مردمی سازمان امور مالیاتی کشور نیز در زمینه ی بروز هرگونه مشکل در ارسال فهرست، یا سوالات قانونی پیرامون این موضوع، اظهار داشت: «برای سهولت انجام کار، راهنمای ورود به سایت و نحوه ی ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه درج شده است. در صورت بروز مشکل و یا نیاز به راهنمایی های بیشتر، مرکز ارتباط مردمی سازمان امور مالیاتی کشور (شماره تلفن ۱۸۲۲)، با هدف رسیدگی موثر و سریع به مشکلات یا سوالات صاحبان مشاغل و فعالان اقتصادی در زمینه های مختلف، ازجمله ارسال الکترونیکی صورت معاملات فصلی، آماده ی پاسخگویی می باشد. همچنین سازمان امور مالیاتی کشور به منظور ارایه ی پاسخ فنی و رفع اشکال صاحبان مشاغل و تسهیل انجام امور در سامانه ی عملیات الکترونیکی سازمان برای ارسال فهرست معاملات و یا ثبت نام شماره ی اقتصادی و ارایه ی اظهارنامه ی الکترونیکی، اقدام به راه اندازی مرکز پاسخگویی فنی سامانه های مالیاتی با شماره تلفن های ۳۵۰۸۷ و ۳۵۰۲۷۰۰۰ نموده است، که کارشناسان فنی در همین زمینه پاسخگوی تماس گیرندگان و مراجعه کنندگان سازمان می باشند.»
فاطمه مالکی – شاهین کرمپور