تعيين افراد مذاكره كننده:
قبل از مذاكره بدانيد كه با چه كساني و با چه سمتي مذاكره داريد تا شما نيز بتوانيد پيش‌بيني‌هاي لازم، براي همراهي همكاران لازم براي مذاكره را داشته باشيد.
تاييديه زمان ملاقات:
حداقل ٢٤ ساعت قبل از شروع مذاكره، مجددا براي برگزاري مذاكره تاييديه بگيريد.
زمان حضور در قرار ملاقات:
بهتر آن است كه حدود ١٠ دقيقه قبل از شروع مذاكره، در محل مذاكره حضور پيدا كنيم. اگر خيلي زود به محل قرار رسيديم، بهتر آن است كه در محلي كه ديده نشويم، وقت‌گذراني كنيم.
همراه داشتن برخي لوازم ضروري:
يك مذاكره‌كننده حرفه‌اي برخي لوازم ضروري را هميشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پيش‌بيني نشده، بتواند با آن مقابله كند.
رعايت تناسب در پوشش:
نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعيين مي‌شود، البته كلياتي وجود دارد كه در مورد همه محيط‌ها صادق است، كه به شرح زير است:
١) نوع پوشش بايد رسمي باشد.
٢) در مذاكرات مختلف از رنگ‌هاي مختلف استفاده كنيد. هيچ‌وقت چند جلسه مذاكره را با يك رنگ ثابت برگزار نكنيد.
٣) در ملاقات با شركت‌هاي دولتي، مراقب استفاده از پوشش‌هاي مخصوص كشورهاي خارجي همانند كراوات يا پيراهن آستين‌كوتاه باشيد، اين مطلب را به ياد داشته باشيد كه هميشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.
٤) هنگامي كه مثلا وظيفه فروش به يك قشر آسيب‌پذير جامعه را بر عهده داريد، از پوشيدن لباس‌هاي گرا‌ن‌قيمت كه شبهه اعمال پرستيژ يا فخرفروشي را داشته باشد، خودداري كنيد.
٥) در هر نوع مذاكراتي، استفاده از لباس‌هاي اسپرت نظير شلوار لي، تي‌شرت، كفش‌هاي ورزشي و … فاجعه است.
٦) استفاده از خودكار و همراه داشتن يك دفترچه يادداشت كوچك.
اتومبيل:
نوع اتومبيل نيز ارتباط كامل با هدف جلسه دارد كه بايد به آن توجه شود.
نحوه ورود به اتاق:
اگر با كسي از قبل قرار ملاقات داريد و نوبت داخل شدن شما فرا رسيده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شويد و به باز و بسته بودن در دقت نكنيد.
مكان نشستن در اتاق:
محل نشستن در اتاق بايد رو به روي طرف مقابل، با رعايت فاصله رسمي باشد. يك مذاكره‌كننده حرفه‌اي نه بالاتر قرار مي‌گيرد نه پايين‌تر و از نشستن در جايي كه موقعيت وي را پايين مي‌آورد خودداري مي‌كند.
نحوه دست دادن:
دست دادن صحيح يكي از مهم‌ترين روش‌هاي ايجاد ارتباط اوليه با طرف مقابل است. دست دادن نبايد نه شل باشد كه حاكي از بي‌علاقگي و بي‌ارادگي است و نبايد آنقدر محكم و سفت باشد كه ايجاد درد كند.
دادن كارت ويزيت:
از مواردي كه قبل از مذاكرات بايد به آن توجه شود داشتن كارت ويزيت است. امروزه طفره رفتن از ارائه كارت ويزيت به دلايلي همچون آماده نبودن كارت، تمام شدن كارت، فراموشي و غيره از دلايل سوخته به شمار مي‌آيد و شايسته نيست فرد مذاكره‌كننده كارت ويزيت نداشته باشد.
قوانين استفاده از تلفن همراه:
١) كسي كه در حال حاضر با او هستيد مقدم است؛ بنابراين هنگام برقراري ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام كنيد بعدا با وي تماس مي‌گيريد و بلافاصله تلفن را قطع كنيد.
٢) در هنگام حضور در جلسات رسمي يا تجاري، تلفن همراه خود را حتما خاموش كنيد.
٣) از دريافت يا خواندن و توجه كردن به پيام‌هاي كوتاه در حين مذاكره خودداري كنيد.
٤) زمان مناسبي را براي زنگ زدن انتخاب كنيد. مثلا از زمان تنفس استفاده كنيد.
٥) مكان خصوصي يا نسبتا خلوتي را براي صحبت كردن انتخاب كنيد.
٦) با تن صداي متعادل حرف بزنيد و از حرف زدن با صداي بلند به شدت خودداري كنيد.
امكان استفاده از تسهيلات ارتباطي در محل مذاكره:
در هنگامي كه مذاكره در محل شما انجام مي‌شود بايد امكان برقراري ارتباط ميهمانان با شركت خودشان شامل تلفن، فكس، پست الكترونيكي و غيره وجود داشته باشد.
ضبط مذاكرات:
ضبط مذاكرات اصلا معمول نيست، بنابراين از گذاشتن وسائلي كه شائبه ضبط كردن سخنان را دارند شامل موبايل، كيف و غيره روي ميز خودداري كنيد.
نصب ساعت:
در سالن مذاكره حتما بايد ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را كنترل كرد.
پذيرايي:
به عنوان قاعده كلي بايد پذيرفت كه ميز مذاكره ميز پذيرايي نيست، بنابراين در صورت طولاني شدن مذاكرات سعي كنيد هرگونه پذيرايي منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بيفتد. در هنگام پذيرايي بايد قواعد زير را رعايت كرد:
١) قبل از شروع مذاكره گرسنه تا تشنه نباشيد.
٢) در صورتي كه در انتخاب نوع خوراكي حق انتخاب داشته باشيد آن نوع را انتخاب كنيد كه از پرستيژ بيشتري برخوردار باشد.
٣) از خوردن خوراكي‌هايي كه مصرف آنها سخت است يا در هنگام خوردن احتمال كثيف شدن پيراهن يا لباس شما وجود دارد، خودداري كنيد.
٤) در هنگام نوشيدن يا خوردن، مراقب صداي دهان خود باشيد.
٥) اگر به وقت ناهار نزديك شديد، به هيچ وجه سنگين غذا نخوريد.
٦) در هنگام استفاده از كارد، چنگال، يا قاشق، پس از تمام شدن غذا يا خوراك، اين وسايل را با دهان پاك نكنيد.
٧) تا انتهاي خوراكي را ميل نكنيد.
٨) در حين مذاكرات استفاده از سيگار به كلي ممنوع است.
استفاده از دستور جلسه:
در مذاكرات حتما سعي كنيد دستور جلسه داشته باشيد و قبل از شروع مذاكره، آن را براي طرف مقابل نيز مطرح كنيد تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فايده دارد كه مي‌توان به آنها اشاره كرد:
١) احتمال بروز موارد غافلگير كننده را در جريان مذاكره كاهش مي‌دهد.
٢) اطلاعات مربوط به فهرست خواسته‌هاي طرف مقابل را در اختيارتان مي‌گذارد.
٣) از پراكنده شدن مطالب و از هر دري سخن گفتن جلوگيري مي‌شود.
٤) امكان رسيدن به نتيجه و استفاده بهينه از وقت را افزايش مي‌دهد.
تنظيم كردن صورت جلسه پس از مذاكرات فوايد زيادي دارد، شامل:
١) در جلسات آينده مانع از بحث روي مواردي مي‌شود كه قبلا توافق شده‌اند.
٢) تعهد طرفين را به اجراي بندهاي توافق شده بيشتر مي‌كند. اصولا كساني كه حاضر هستند پاي برگه‌اي را امضا كنند، به‌طور طبيعي احساس مسووليت بيشتري را در خود حس خواهند كرد.
٣) چون امكان دارد در حين مذاكره روي مباحث مختلفي بحث شود با تنظيم صورت جلسه روي نكات كليدي مذاكره توافق همگاني انجام مي‌گيرد.