الف) مكالمات يا جلسات دو نفره:
ـ در يك مكالمه دو نفره, قدم اول در ارتباط برقرار كردن, سلام و احوالپرسي و معرفي خودمان مي‌باشد ـ حال قدم بعدي, طرز ارتباط برقرار كردن در محيط كار است و نكته اصلي اين است كه چطور مي‌توانيم خود را علاقمند به گوش دادن بكنيم.
ـ يك لحظه تصور كنيد كه براي ارائه يك طرح مهم خود را آماده يك گفتگو مي‌كنيد:
چطور شروع به طرح‌ريزي مي‌كنيد, آيا اينطور نيست كه با كلمه من شروع مي‌كنيد, آيا با خود نمي‌گوييد من شروع مي‌كنم به گفتن فلان مطلب, بعد به آنها فلان چيز را مي‌گويم و ….
ـ واقعيت اين است كه اگر مي خواهيد ديگران را تشويق و ترغيب كنيد, اگر مي‌خواهيد آنها را مطلع سازيد يا تغييرشان دهيد, هر دوي شما, يعني هم فرستنده پيام و هم گيرنده آن بايد فعالانه درگير گفتگو شويد, در واقع ارتباط واقعي يعني يك گفتگوي فعالانه, وقتي شما مطلبي را مي‌گوييد, انتظار داريد كه شنوندگان واقعاً مجذوب و درگير صحبت‌هاي شما شوند, نكته مهمي كه بايد بدان توجه كنيد اين است كه گوش دادن اصولاً كار خيلي مشكلي است, بنابراين مستلزم يك تلاش متمركز است.
دريافت‌كنندگان صحبت‌هاي شما هميشه متمايل به گوش ندادن هستند وعلاقه دارند غرق افكار خود شوند و معمولاً هميشه اين سؤال را از خود مي‌پرسند كه چرا بايد گوش بدهم, بنابراين مشكل واقعي در صحبت كردن اينست كه:
«توجه شنوندگان را به خود جلب كرده و آنها را از افكار خودشان دور سازيد»
ـ اما اين كار را چگونه انجام دهيم؟ با درك و تمركز روي آنچه كه شنونده‌هاي شما آنرا مهم مي‌دانند, اين كار شدني است, اگر نتوانيد شنونده خود را به موضوع حساس كنيد, هيچوقت روي صحبت‌هاي شما متمركز نخواهند شد, براي سازگار كردن شنونده‌هاي خود بايد رفتارهايي را در خود تقويت كنيد كه احتمالاً در بدو كار بر خلاف رويه شخصي و عقايد پايه‌اي شما باشد.
ـ روش‌هاي انتقال پيام:
اكنون به روش‌هاي منتقل كردن پيام‌هاي خود به وسيله متقاعد كردن شنوندهها چه يك نفر و چه بيشتر شروع مي‌كنيم:
ابتدا ما بايد بدانيم يك عامل بزرگ وجود دارد كه پاسخ اين سؤال را تعيين مي‌كند كه چرا بايد گوش بدهم؟
اين عامل «علاقه به خود» است, علاقه به خود در مركز آنچه كه هر يك از ما را به حركت وا مي‌دارد, وجود دارد ـ به سؤالات زير توجه كنيد:
ـ چه چيزي توجه شما را در محيط كار جلب مي‌كند؟ كدام برنامه را زودتر انجام مي‌دهيد؟ و …
جواب اين سؤالات همه به دور همان عامل مي‌چرخد ـ يعني «علاقه به خود» ـ هنگاميكه با همكاران خود ارتباط برقرار مي‌كنيد استفاده از عامل «علاقه به خود» كار مشكلي نيست, چون شما تجارب مشترك زيادي داريد, مثلاً شما خصوصيات و اخلاق همكار يا رئيس خود را كاملاً مي‌شناسيد.
ـ اينها كليدهاي مهمي هستند جهت بوجود آوردن راهبردهايي براي كنار آمدن با مخاطبين, شما بايد حتي راهبردهاي ارتباطي خود را در محدوده يك نياز مشترك بين همه انسانها يعني «نياز به قدرت داشتن» طرح‌ريزي كنيد, چون, انسانها هنگاميكه احساس مي‌كنند قدرتي دارند, بهتر مي‌توانند ارتباط برقرار كنند.
ـ تصور كنيد, شما خواسته‌ايد با يك كارمند زيردست خود جلسه‌اي داشته باشيد. شما به راستي از موضع قدرت برخورداريد, اما اگر مي‌خواهيد يك مكالمه با نتيجه داشته باشيد و نه فقط يك برخورد يك طرفه, بايد قدرت را تا حدي توازن ببخشيد, مثلاً اگر كارمندي در غياب شما, خود تصميم به كار گرفته باشد كه نياز به اطلاع شما داشته است, شما به 2 طريق مي‌توانيد با او برخورد كنيد:
1. آقاي محترم, من بارها به شما گفته‌ام در اينجا من هستم كه تصميم مي‌گيرم چه كاري انجام بگيرد و چه كاري انجام نگيرد.
2. من افتخار مي‌كنم كه در خدمت شما هستم, فقط خواهش مي‌كنم در اين كارها, حتي الامكان با دفتر من هماهنگ شود.
ـ همانطور كه مي‌بينيد, در مثال اول رئيس فقط درصدد به اثبات رساندن قدرتش است, ولي در مثال دوم رئيس ضمن دادن تذكرات لازم, سعي كرد كه بين خود و همكارش, ميزان قدرت به توازن برسد.
ـ شما مي‌توانيد در طول يك جلسه به كارمندان خود اجازه ابراز نظر مخالف دادن را بدهيد واو را مطمئن سازيد كه صادقانه اين اجازه را مي‌دهيد.
ـ از طرف ديگر نظر به اينكه با چه كسي صحبت مي‌كنيد, موضوع قدرت ابعاد ديگري بخود مي‌گيرد ـ در اينگونه موارد ميزان قدرتي كه خود اميدوار هستيد بتوانيد به كار بگيريد نه تنها بستگي به موضوع و شرايط دارد, بلكه به موقعيت و شخصيت افراد مقابل شما نيز بستگي دارد.
ـ انواع شخصيتهاي كاري:
3 شخصيت كاري پايه وجود دارد:
1. انجام دهندهها 2. پيوند دهندهها 3. تأثيرگذاران
1. انجام دهندهها:
اين افراد خود برانگيخته و با هدف هستند كه به تشويق ديگران احتياج ندارند, افراد با اين نوع شخصيت فكر مي‌كنند كه مناسبترين فردي هستند كه مي‌توانند هدف و استانداردهاي لازم براي هر كاري را تعيين كنند.
شما به اين افراد مي‌توانيد چنين بگوئيد: «من متوجه هستم كه اين راه, راه درست انجام دادن اين كار است اما يك نكته ديگر هست كه ممكن است كمي به سرعت عمل ما كمك كند به نظر شما چطور است…»
دراين مورد شما به دليل قبول كردن راه و دستورالعمل انجام دهنده براي انجام پروژه به او قدرت داده‌ايد اما در عين حال از ديدگاه خود و احتياج خود نيز صحبت كرده‌ايد وتا حدي براي خود قدرت كسب كرده‌ايد.
2. پيوند دهندهها:
بر خلاف اين يك رئيس پيوند‌دهنده در صورتي احساس قدرت مي‌كند كه مورد احتياج باشد. به اين شخص چنين مي‌توانيد بگوييد: «اين پروژه واقعاً ايده جالبي است. خيلي خوشحالم كه شما از من خواستيد در گروهتان شركت داشته باشم. ما داراي توانايي و تخصص در اين مورد هستيم و مطمئنم مي‌توانيم اين كار را انجام دهيم …». بار ديگر بوسيله در نظر گرفتن احتياج پيونددهنده‌ها براي همكاري و كار گروهي, شما موضوعات را بر طبق احتياج خود برنامه‌ريزي كرده‌ايد.
3. تأثيرگذاران:
بالأخره يك رئيس تأثيرگذار كه به جربزه شخصي, اقتدار و كنترل عقيده دارد و به وسط صحنه بودن, عادت دارد ـ به او مي‌گوئيد «حالا كه شما اين گروه را انتخاب كرده و راه انداخته‌ايد, گروه ما با تلاش كار را انجام خواهند داد… ممكن است من هم در كارهاي اين قسمت سهيم كنيد, فكر مي‌كنم مي‌توانم كمك بزرگي باشم».
با اين صحبت شما احتياج تأثيرگذار براي رهبري يك گروه موفق را شناخته‌ايد و همچنين قدرت او را براي انتصاب شما به آن پستي كه خود شما ترجيح مي‌دهيد مورد توجه قرار داده‌ايد. ـ هيچكدام از ما هميشه و در تمام موقعيت‌ها, فقط يك شخصيت كاري نداريم ـ اما با اين وجود اگر با دقت به شخصيت ذاتي همكاران خود بنگريم, قادر خواهيم بود كه با موفقيت بيشتر با آنها ارتباط برقرار نماييم.
ـ چگونگي موفقيت در ارتباط كاري:
ـ ديديم كه چگونه مي‌توانيم طرف مقابل را در يك برخورد كاري ارزيابي كنيم, حالا براي برداشتن قدم بعدي, براي موفقيت در ارتباط كاري, مطالبي را بيان مي‌كنيم:
ـ شروع مطالب جديد را با سؤالي آغاز كنيم: چگونه براي برخوردهاي كاري برنامه‌ريزي كنيم؟
بيشتر اوقات برنامه‌ريزي براي يك برخورد كاري, با تنش و فشار عصبي همراه است. در فكر اين هستيم كه چه بگوييم؟ و چطور شروع كنيم؟ ابتدا يك تعداد يادداشت مي‌نويسيم و بعد آنها را دور مي‌ريزيم و دوباره مي‌نويسيم.
يك راه خيلي منظم و حساب‌شده اينست كه شما بايد با برنامه پيش برويد و هميشه از قبل آماده باشيد. هنگاميكه شما در موقعيت يك برخورد كاري قرار مي‌گيريد بايد انعطاف‌پذير باشيد, بايد لحظه را دريابيد و بتوانيد از راههاي مختلف استفاده كنيد. اما بايد كار را قبل از انجام دادن با يك راهبرد مشخص شروع كنيد ـ موقعيت را بررسي كنيد و آنگاه براي انجام دادن آماده شويد.
جهت آماده شدن براي هر نوع برخوردي, همانطور كه گفته شد شما بايد نيازها و ويژگي‌هاي طرف مقابل را شناسايي كنيد, روش خوب اينست كه بنشينيد و سرِفرصت و با دقت به اين موضوع فكر كنيد ـ همه چيز را يادداشت كنيد, اين كار از اقدامات نسنجيده شما جلوگيري مي‌كند, همچنين شما را از توانمندي‌هايتان براي برخورد با اين موضوع آگاه مي‌سازد ـ مثالي كه به شما نشان خواهد داد با يك مشكل در محيط كار چگونه برخورد كنيد:
ـ اگر يكي از كارمندان شما, گزارش‌هايش را دير ارسال مي‌كند, و هدف شما اين باشد كه گزارش‌ها را به موقع دريافت كنيد و وي متوجه خطاي خود شود شما بايد به اهداف كارمند ياد شده توجه كنيد براي اين كار كافيست به سادگي خود را جاي او بگذاريد, اگر رئيس شما در يك جلسه به شما اعلام مي‌كرد كه گزارش‌هاي شما هميشه تأخير دارند, شما چه مي‌كرديد, احتمالاً شما اين موارد را در نظر گرفته‌ايد: حفظ موقعيت كار ـ پيشگيري از عصبانيت رئيس و سعي در به موقع تحويل دادن كارها.
اگر شما با كارمند خود خيلي جدي و قاطع صحبت كنيد و احتمالاً روي ميز مشت بكوبيد, كارمند تمركز خود را نسبت به صحبت‌ها و منظور شما از دست داده و بدون شك حالات دفاعي بخود مي‌گيرد و بهانه‌‌هاي مختلف مي‌آورد و در نتيجه اهداف هيچكس مورد توجه قرار نمي‌گيرد؛ بجاي اين كار اگر به وي بگوييد: «ببين آقاي عزيز, اگر مي‌بيني عقب مي‌ماني و نمي‌تواني گزارش‌ها را به موقع تحويل دهي, قبل از هر چيز, بيا و موضوع را با من در ميان بگذار, به اين ترتيب ما مي‌توانيم مشكل را با هم حل كنيم», حالا راه درست اين بود, شما با اين كار به 3 هدف در آن واحد مي‌رسيد:
1. كارمند را مطمئن كرديد كه وي قادر به انجام دادن كار است. 2. وضعيتي ايجاد كرديد كه گزارش‌ها دير نرسند. 3. سوم اينكه با ايجاد يك محيط راحت و صميمي كارمندتان را بر آن داشتيد كه حتماً اين كار را انجام دهد.
ـ تقسيم‌بندي روند جلسات دو نفره:
ـ روند جلسات دو نفره اعم از اينكه جلسه با رئيس, كارمند و يا يك غريبه باشد به 4 قسمت تقسيم مي‌شود:
1. شروع جلسه 2. تعريف موضوع جلسه 3. اداره كردن روند جلسه 4. پايان يا نتيجه جلسه
1. شروع جلسه:
ابتدا شروع جلسه را بررسي مي‌كنيم:
اولين لحظات از هر جلسه از اهميت خاصي برخوردار است, اين مرحله دستگرمي است يعني زماني كه فضا و محيطي را كه در آن جلسه ادامه پيدا خواهد كرد, خلق مي‌كنيد, معمولاً اين بخش را باصحبت‌هاي معمولي و كوتاه شروع مي‌كنيد.
شايد بهترين راه براي فائق آوردن بر لحظات بلاتكليفي اول صحبت همين صحبت‌هاي معمولي باشد, اما چگونه؟ اگر جلسه در دفتر كار طرف صحبت شما باشد, مي‌توانيد به اطراف نگاه كنيد و آنگاه موضوعات مورد علاقه آن شخص را جهت شروع صحبت پيدا خواهيد كرد, فرض كنيد طرف كوهنورد است (بوسيله ديدن تصاوير كوهنوردي در اتاق و …) در چنين حالتي مي‌توانيد در مورد كوه و كوهنوردي صحبت خود را شروع كنيد, اكنون شما يك امتياز بدست آورده‌ايد بوسيله اثبات اينكه شما دو نفر يك علاقه مشترك داريد.
ـ اگر جلسه در دفتر شما برگزار مي‌شود شما مي‌توانيد صحبت خود را در مورد هوا و پوشيدن لباس‌هاي مخصوص فصل و … شروع كنيد.
ـ جاي نشستن نيز در جلسات مهم است. نقاطي در يك اتاق وجود دارد كه احساس‌‌هاي جداگانه‌اي را به افراد مي‌دهد مثل پشت ميز و يا جلوي ميز نشستن, شما بايد سعي كنيد موقعيت ضعيف جلوي ميز نشستن را براي خود بوجود نياوريد, همچنين نقاطي در اتاق وجود دارد كه در آنها قدرت مساوي پيدا مي‌كنيد, مثل كنار ميز و در كنار كسي كه پشت ميز نشسته, اما بهترين نقطه براي نشستن يك نقطه بيطرف است.
2. تعريف موضوع جلسه:
ـ اكنون قسمت دوم برخورد كاري دو نفر يعني تعريف موضوع جلسه را توضيح مي‌دهم:
ـ نكته مهم اين جاست كه اگر مي‌خواهيد طرف مقابل شما, مطالب شما را خوب درك كند بايد يك نظم منطقي را دنبال كنيد. بهترين راه براي توضيح روند موضوع جلسه, نشان دادن اخبار تلويزيون است, كه چگونه اين كار را انجام مي‌دهند. كاركنان تلويزيون معمولاً اخبار را در 3 قسمت مي‌نويسند:
الف) دورنما يا خلاصه خبر ب) نماي متوسط يا توضيح خبر ج) نماي نزديك يا تفسيرخبر
ـ خلاصه خبر يا دورنما, نماي آشنايي با موضوع است. گوينده در اينجا به نكات مهم اشاره مي‌كند. مثل اينكه يك گُل كامل را به ما نشان دهد.
ـ مرحله بعدي, نماي متوسط است, اين حالت, بيننده تلويزيون را بيشتر متوجه مي‌كند ـ اين مرحله تعدادي از گلبرگها را در اختيار دارد.
ـ بعد, نماي نزديك است, اين قلب اتفاق است, يعني تك تك گلبرگها با تمام جزئيات. اين چيزي است كه ما بايد بدان توجه داشته باشيم و در نظر بگيريم.
3. اداره كردن روند جلسه:
ـ نكاتي به عنوان راهنمايي براي تقويت توضيحات شما, هنگام صحبت و يا سخنراني؛
شما بايد موضوعي را كه مورد توجه يا اهميت طرف مقابل است را مطرح كنيد, ضمناً بايد توجه كنيد كه سعي در توضيح موضوعي معمولاً با گفتار صرف, كار بسيار مشكلي است. شما مي‌توانيد ايده‌هاي خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصوير نشان دهيد, مثلاً: روي يك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهيد يا با اقدامي جالب, از اشياء روي ميز مثل خط كش, جا سوزني, فنجان به عنوان نماد استفاده كنيد.
همانطور كه برنامه و نقش خود را با اين نمادها مي‌سازيد, راجع به هر قدم و مرحله توضيح دهيد كه براي چيست.
ـ يك نظر ديگر اينست كه ارائه طرح خود را با يك معماي كوچك شروع كنيد, اين طرز برخورد, طرف مقابل شما را درگير مي‌كند و اين حُسن را نيز دارد كه برخورد شما تهاجمي به نظر نيايد.
ـ ممكن است هنگام توضيح دادن يك موضوع, با نظريات مخالف و ناگهاني مواجه شويم, شما بايد براي اداره كردن موقعيت در اين موقع خود را كاملاً آماده سازيد, در چنين مواقعي شما بايد ضمن يك برخورد خوب در صدد متقاعد كردن طرف مقابل برآئيد و راجع به گفته‌هاي وي اظهار نظر كنيد.
ـ نه تنها شما مي‌توانيد كليدها و نكته‌هايي از آنچه طرف مقابل مي‌گويد برداشت كنيد بلكه از حركات بدن او نيز خيلي ديدگاهها روشن مي‌شود, مثلاً مي‌توانيد بدانيد آيا شنونده شما سراپا گوش است و شما مي‌توانيد به صحبت و ارائه مطلب خود به همان روش ادامه دهيد و يا به شما علامت مي‌دهد كه فوراً حالت صحبتتان را عوض كنيد.
ـ مشكلترين موقعيت در هر جلسه و آنچه از همه بيشتر اتفاق مي‌افتد, عصبانيت و تلاش براي كنترل كردن آن است، عصبانيت مي‌تواند به آساني ايجاد شود, هنگاميكه طرف مقابل از قبول نظريه ما كه فكر مي‌كنيم بهترين نظريه است, سرباز مي‌زند ما عصباني خواهيم شد, اين طبيعي است, اما شما چطور با عصبانيت خود و طرف مقابل برخورد مي‌كنيد؟
ـ بهترين كار اعتراف به عصبانيت است, اگر عصباني هستيد مي‌توانيد از كلماتي اينچنين استفاده كنيد: (اين واقعاً من را ناراحت مي‌كند چون …)
ـ از طرف ديگر, اگر طرف مقابل نمي‌تواند به عصبانيت خود اعتراف كند ولي شما آن را مي‌بينيد, در آن صورت مي‌گوييد: «مي‌بينم كه ناراحتي, مي‌تواني به من بگويي چه چيزي اينجا ناراحتت مي‌كند؟»
ـ اين كلمات ساده به همه كمي اجازه مي‌دهد كه با عصبانيت روبرو شوند, آن را به طريقي خالي كنند و آرام گيرند و بعد مكالمه را به جهت سازنده‌اي پيش برد.
4. پايان يا نتيجه جلسه:
ـ تا اينجا راجع به 3 قسمت برخورد دو نفره صحبت شد. حالا به قسمت آخر اين بحث مي‌پردازيم:
ـ اگر جلسه مال شما بود با روش حساب شده آن را تمام كنيد. يكي يكي همه موارد مطرح شده را از بالاي فهرست خود بررسي كنيد و هرآنچه را كه تصميم گرفته شد يا قرار است تصميم‌گرفته شود مرور كنيد. در قسمت آخر جلسه, مطمئن شويد كه همه صحبت‌هاي خود را كرده‌ايد, بدون توجه موافقت نكنيد, بعضي اوقات اين بهترين موقع براي مطرح كردن و يا حتي برنده شدن يك فكر نهايي است.
جداي از هر نقشي كه در اين جلسه ايفا كرده‌ايد, جملات آخر شما خيلي مهم است, اگر جلسه شما را ناراحت كرده و يا حتي از شما انتقادي شده, ولي سعي كنيد جلسه را با يك حس مثبت و با انرژي و خوش بيني خاتمه دهيد, يا اگر جلسه مربوط به يك فكر جديد, يا روند جديدكار است, خوشبيني خود را از اين فكر جديد, ابراز نمائيد.
ـ فقط جملات آخر و بستن جلسه را فراموش نكنيد, اين كار از تلفن‌هاي بعدي و احياناً جلسات بعدي, جلوگيري خواهد كرد. بستن جلسه بايد با حرف آخر باشد.
ب)جلسات يا سخنراني براي گروه بيشتر از دو نفر:
هنگاميكه نوبت جلسات يا سخنراني‌هاي رسمي‌تر مي‌رسد, آن صحبت‌هايي كه در مقابل گروهي بزرگ يا شنوندهها بايد مطرح كنيد, تفاوت‌هايي با جلسات دو نفره خواهد داشت, اكنون شما مي‌بايست به گروه بزرگتري از شنوندهها فكر كنيد.
ـ در اين قسمت از راز شنوندهها پرده برداري مي‌كنيم:
هر گروه بيننده يا شنونده با مجموعه‌اي از خصوصيات طبيعي به محل تجمّع وارد مي‌شوند كه اطلاع از اين خصوصيات, راه ما را براي درك اينكه چه بايد بكنيم تا جمعيت را در آنچه براي گفتن داريم درگير كنيم, باز مي‌شود ـ بيائيد خود را جاي اين گروه بگذاريد؛
اول اينكه: به عنوان عضوي از گروه شنوندگان طبيعتاً به اين موقعيت عادت نداريم و حتي ممكن است ما با سخنران احساس رقابت بكنيم,در اينجا ما شنونده نيستيم, بلكه داور هستيم, اين قضاوت, كار را براي سخنران مشكلتر مي‌كند.
ثانياً: بيشتر جلسات و سخنراني‌ها, مربوط به ارائه يك كار جديد يا يك طرح جديد, بدليل طبيعت اين كار, سخنران را به عنوان يك قهرمان معرفي مي‌كند, اينطور به نظر مي‌رسد كه او كسي است كه مي‌خواهد ما يعني جمعيت شنونده را وادار به توافق با صحبت‌هايش بكند. بنابراين ما هم خود را بطور طبيعي تحت نفوذ احساس مي‌كنيم كه اين كار جلوي ما را براي داشتن يك فكر باز مي‌گيرد و نتيجه معمول احساس تحت نفوذ بودن هم, مقاومت است.
ثالثاً: علاوه بر اين عكس‌العمل‌هاي احساسي, سخنران بايد به مثال عيني و فيزيكي هم توجه كند, سخنران بايد در نظر داشته باشد كه شنونده‌هاي او تحت نفوذ عوامل ديگري نيز هستند. مثلاً: دماي هوا, وضعيت صندلي‌ها و … يا اينكه شما هرگز در موقع نهار نمي‌توانيد توجه آنها را بخود جلب كنيد ـ هر چيزي مي‌تواند روي گوش دادن و ميزان توجه جمعيت شنونده, تأثير بگذارد.
ـ مواردي درباره نحوة آمادگي براي سخنراني:
ـ 3 امر مسلم پايه‌اي وجود دارد كه شما, در مورد نحوة آمادگي براي ارائه نظريات يا صحبت‌هايتان, بايد به آن توجه كنيد:
اول: شناسايي شنوندگان, دوم: تصميم‌گيري راجع به نقش شما در برابر آنها, سوم: طراحي سخنراني
اول: شناسايي شنوندگان :
ـ اولين كار شما يعني شناسايي جمعيت در واقع, احتياج به همان فنوني دارد كه شما در برخورد دو به دو به آن احتياج دارد, فقط اينجا شما بايد پيام خود را بر اساس اهداف, احتياجات و توقعات گروهي از مردم شكل دهيد ـ اين كار مستلزم سعي بيشتري است, اما تنها راهي است كه بوسيله آن شما مي‌توانيد روي روش و نوع برخورد خود براي جلب و درگير شدن شنوندهها تصميم‌گيري كنيد ـ راجع به اين گروه بزرگ چه چيزي را لازم است پيدا كنيد:
اولاً : شما بايد متوسط سن و جنسيت آنها را بدانيد ـ شما همچنين بايد سطح تحصيلي و حرفه‌اي شنوندگان خود را بدانيد, آيا مردم عادي هستند, آيا بيشتر آنها تحصيلات عادي دارند؟
پاسخ همه اين سؤالات روي انتخاب لغات, تصاوير و همه مطالب ديگر تأثير مي‌گذارد, اگر شما با گروه شنونده‌هاي خود آشنايي قبلي داريد, احتمالاً پاسخ بيشتر اين سؤالات را داريد, اما حتي اينجا شما بايد چند سؤال اساسي ديگر را از خودتان بپرسيد.
مثلاً: آيا شنونده‌هاي شما, شخص شما را مي‌شناسند؟ ـ آيا رابطه شما با آنها رسمي است؟ ـ موقعيت كاري شما روي آنها چه اثري دارد؟ ـ آيا شما را از خود برتر مي‌بينند؟ ـ آيا آنها پيش از وقت, شرطي شده و به هر آنچه مي‌گوييد, توجهي نمي‌كنند؟
جواب اين سؤالات به شما كمك خواهد كرد كه در مورد برخورد خود تصميم‌گيري كنيد كه فقط اعتماد اين جمع را بخود جلب كنيد, قبل از اينكه حتي شروع به گفتن مطالب خود كرده باشيد, چقدر رسمي و يا غير رسمي بايد باشيد و در چه قسمت‌هايي از صحبت بايد با جزئيات وارد شده و روي چه مسأله‌اي بيشتر متمركز شويد ـ هنگاميكه شنونده‌هاي خود را شناسايي كرديد, آماده دومين كار هستيد, يعني:
دوم: انتخاب نقش خود:
اگر قرار است اطلاعاتي به آنها بدهيد, شما نقش يك راهنما را براي آنان خواهيد داشت ـ شما نبايد طوري برخورد كنيد كه در آنها احساس همدلي ايجاد نشود بلكه بايد به آنها اين اطمينان را بدهيد كه براي تقسيم كردن دانسته‌هاي خود با آنان آنجا هستيد ـ مثلاً از كاركنان خود مي‌خواهيد كه مقداري بيشتر كار كنند, شما نمي‌توانيد به يكباره شروع كنيد و بگوئيد كه بخاطر منافع اداره, بايد اين كار را انجام دهيد, در چنين حالتي آنها از جلسه دور خواهند شد, در عوض بايد نقش رهبر را بازي كنيد و نشان دهيد كه چطور وقف اين كار هستيد و آنها را متقاعد سازيد كه راه شما را دنبال كنند.
ـ در بعضي اوقات, لازم است كه شما اطلاعاتي منفي را به شنونده‌هاي خود منتقل كنيد, مثلاً: اوضاع اداره عالي نيست يا مشكلات پيش بيني نشده‌اي پيدا شده‌اند.
ـ اگر خبر بدي داريد, در ابتداي صحبت خود آنرا مطرح كنيد اما آنرا با زباني غيررسمي و با سرعت بيان كنيد و بعد وارد يك فضاي سازنده و خوش‌بين شويد
سوم: طراحي سخنراني:
ـ تا اينجا شما شنونده‌هاي خود را شناسايي كرده‌ايد و راجع به نقش خود نيز تصميم گرفتيد, حالا آماده هستيد كه متن صحبت خود را طراحي كنيد, اول مي‌خواهيد صحبت خود را قسمت‌بندي كنيد, اما تجربه نشان داده است كه موفق‌ترين شكل ارائه مطلب اين است كه:
ـ مطالبتان را اول با مقدمه كوتاه شروع كنيد, شما صحبت را با يك جمله كه مغز كلام شما را بيان مي‌كند شروع كنيد, هنوز وقت جزئيات نرسيده است, بعد موضوع انگيزش مطرح مي‌شود, به شنوندهها مي‌گوئيد كه چرا گوش بدهند, و چه نتيجه‌اي براي آنان خواهد داشت.
ـ پس از اين به شنونده‌هاي خود يك توضيح كوتاه راجع به نحوة ارائه مطالبتان مي‌دهيد, شنوندهها احتياج دارند كه نظم و تقسيم‌بندي موضوع صحبت‌هاي شما را بدانند, پس شما بايد به آنها اجازه دهيد كه تقسيم‌بندي و عناويني را كه شما از قبل آماده كرده‌ايد, ببينند, اين محركي است كه باعث مي‌شود آنها تا آخر با شما بمانند.
حالا موقع آنست كه به قلب صحبت خود برسيد, اكنون شما, شنوندهها را قدم به قدم به نكته اصلي رسانده‌ايد, آنها مي‌توانند به وضوح برنامه شما را تجسم كنند.
وقتي شما جزئيات را توضيح مي‌دهيد احتياج به مثالهايي هم داريد كه به فهم نظريات شما كمك كنند, وقتي در قلب صحبت خود هستيد, در موقعيت‌هاي مناسب, بعضي مطالب را بازتر بيان كنيد, دراين هنگام به شنونده‌اي كه ديرتر مطالب را درك مي‌كند فرصت بدهيد كه به بقيه برسد و خود شما هم فرصتي داريد كه توجه كساني را كه دست از گوش دادن كشيده‌اند, دوباره بخود جلب كنيد.
زمانيكه به آخر و نتيجه‌گيري صحبت‌هاي خود مي‌رسيد, هيچگاه طولاني‌تر از آنچه لازم است صحبت نكنيد, خيلي خلاصه همه نكات را جمع‌بندي كنيد و به هم ربط دهيد.
ـ چند فن خاص براي نحوه ارائه صحبت‌هاي بيادماندني:
ـ يكي از بزرگترين عوامل براي گرفتن پاسخ موافق به سؤال چرا بايد گوش بدهم, مستقيماً به ديدگاه و شنوندهها نسبت به شما بستگي دارد, در واقع اين در همه موارد برخورد كاري صادق است, چه بحث با يك همكار يا ارائه يك گزارش در يك جلسه گروهي. بيننده‌ها و شنوندهها, كوچك يا بزرگ.
بطور غريزي, هنگامي كه مخاطب قرار مي‌گيرند, كسل مي‌شوند. براي مثال زماني كه كسي با ما شروع به صحبت مي‌كند, ما تقريباً هميشه از خود سؤال مي‌كنيم كه اين فرد چه نيتي دارد؟
ـ توانمندي شخصي بخصوص سخنران ما را مجذوب كرده و وا مي‌دارد تا گوش بدهيم, اگر سخنران جذاب و صادق باشد به او گوش مي‌دهيم ـ چرا؟
خيلي ساده است, به اين دليل كه برخورد, برخوردي تازه است. بيشتر سخنرانها با يك حالت خيلي جدي و جداي از جمعيت, رفتار مي‌كنند, وقتي ما يك لحن گرم‌تر و راحت‌تر را مي‌شنويم, بي‌اختيار جلب مي‌شويم.
از طرف ديگر اگر سخنران از خودراضي و يا خسته كننده باشد ما احساس ناراحتي مي‌كنيم و ممكن است به سختي به صحبت‌هاي او گوش فرا دهيم, بدتر از اين, يك سخنران كه خيلي مبهم و يا پيچيده صحبت مي‌كند, بقدري در ما فشار عصبي ايجاد مي كند كه براي دفاع از خود هيچ راهي جز گوش نكردن نداريم.
ـ مهمترين چيزي كه بايد بدانيد اين است كه اولين اطلاعاتي كه شنونده مي‌خواهد داشته باشد اين مي‌باشد كه شما چه كسي هستيد.
ـ سعي در پيدا كردن ارتباط موفق با شنونده, راه مشكلي به نظر مي‌رسد اما بايد بدانيدكه همه ما بطور غريزي اين كار را انجام مي‌دهيم.
وقتي در جايي به كسي معرفي مي‌شويد, چكار مي‌كنيد؟ ـ مگر نه اينكه لبخند مي‌زنيد, اين مقدمه برقراري رابطه است, يا شايد يك طنز تعريف مي‌كنيد ـ همين روش را در برخوردهاي كاري و سخنراني‌ها هم مي‌توانيد انجام بدهيد.
ـ بهترين برخورد يك برخورد صميمي است. البته شما مي‌خواهيد با شنونده‌هاي خود, با روشي كه شما راحت هستيد صحبت كنيد, بنابراين بايد مقدمه‌اي كه براي شما مناسب است پيدا كنيد.
مثل: يادآوري يك تجربه مشترك, طنز و … ـ اين طرز برخورد, شنوندهها را به شما نزديك‌تر مي‌كند, در ادامه صحبت, سعي كنيد تا آنجايي كه مي‌توانيد, صحبت خود را انساني كنيد, چون انسانها با مباحث انساني كه خود را به آن مرتبط مي‌دانند, بيشتر رابطه برقرار مي‌كنند, حتماً مي‌پرسيد چطور مي‌شود مثلاً يك گزارش مالي و يا يك نمودار را انساني كرد؟ شما بايد به تجربه بدانيد كه هر قدر اطلاعات عيني و خشك باشد, با كمي خلاقيت مي‌توان آن را انساني كرد.
مثلاً: شما مي‌توانيد راجع به كوشش‌هاي خلاق افرادي كه نمودارها را رسم نموده‌اند, توضيح دهيد تا شنوندگان يا بيننده‌ها بتوانند تجربيات خود را با اشخاص پشت صحنه اين كار ارتباط دهند.
ـ چيز ديگري كه بايد در هر نوع صحبت به خاطر داشت, اينست كه شما نمي‌توانيد با وانمود كردن به چيزي كه نيستيد به جايي برسيد.
يكبار من را براي مشاوره دادن با يك مدير عامل كه در ارتباطات خيلي ضعيف بود, خواستند, من خيلي متعجب شدم كه اين فرد چه نيازي به مشاور ارتباطات دارد, چون او رفتاري راحت و صميمي داشت. او وقتي از او خواستم تا يك سخنراني را براي من بازگو كند, ديدم كه روبروي من يك دست كت و شلوار خالي با صداي خشك و يكنواخت, سخنراني مي‌كند ـ چطور اين شخصيت دوگانه اتفاق افتاده بود؟ ـ بدون شك اين مدير كل سعي مي‌كرد, رفتاري را داشته باشد كه از هر مدير كلي انتظار مي‌رود, او باور داشت كه اين تنها راهيست كه مي‌تواند جلب احترام كند.
اولين كاري كه من كردم اين بود كه به او توصيه كردم آرامش پيدا كند و خودش باشد. به او توضيح دادم كه رفتار طبيعي او نه تنها كافي, بلكه پرقدرت‌ترين روشي است كه او مي‌تواند در هر سخنراني از آن استفاده كند. مدير كل متوجه شد, اينگونه بود كه او تبديل به يك سخنران جذاب و موفق شد.
ـ اگر فكر كنيد كه شنوندگان, اشخاصي مثل خود شما هستند, با احساس ترس و هيجاني كه در هر سخنراني ممكن است بوجود بيايد, مي‌توانيد مقابله كنيد.
ـ ترس از رفتن روي صحنه (ترس بزرگ) و راههاي مقابله با آن:
ـ اين ترس بر پايه اين باور است كه, يك سخنران بايد كامل و بدون نقص باشد و هر چه بيشتر به اين باور وابسته باشيد ترس و نگراني شما بيشتر و بيشتر مي‌شود, زيرا مي‌ترسيد كه از كمال پائين‌تر باشيد, پيش خود فكر مي‌كنيد, كلمات صحيح را پيدا نخواهيد كرد و شايد صحبت‌هاي من و حتي خود من بنظر حضار خنده‌دار باشد.
ـ بنابراين بزودي منظور از بودن در آنجا را فراموش مي‌كنيد ـ و اما چگونگي مقابله با اين ترس؛
ـ اولين كاري كه مي‌توانيد براي مقابله با ترس از روي صحنه بودن بكنيد, پذيرش آن است. با دانستن اينكه همه دچار اين ترس مي‌شوند به خود اجازه دهيد كه بطور موقت بترسيد, اين ترس خودبخود از بين خواهد رفت.
دائم به خود يادآور شويد كه هيچكس يك سخنران كامل و بي‌نقص نيست. پس با دانستن اين نكات, سخنراني خود را خراب نخواهيد كرد, فقط ممكن است كمي مضطرب باشيد. سعي كنيد با موضوع صحبت خود راحت باشيد.
مستقيماً روي پيام خود متمركز شويد و خود را به كلي فراموش كنيد. براي بعضي‌ها بهتر است كه چند نفس عميق بكشند و مشت‌هاي خود را خيلي محكم بفشارند و بعد وارد صحنه شوند. هيچكس متوجه اين كارها نمي‌شود, اما اين كارها به شما يك انرژي فوري مي‌دهند. وارد صحنه شدن شما را همه مي‌بينند.
مستقيماً به طرف محل ايستادن يا نشستن خود برويد و يادداشت‌هاي خود را در محل مناسب بگذاريد, چند لحظه كوتاه صبر كنيد تا تنفس شما عادي شود, بعد به مخاطبين خود نگاه كنيد. يك لحظه براي جلب توجه آنها صبر كنيد و همان موقع شروع به صحبت كنيد.
ـ شيوه اصلي جلب نظر شنوندگان:
لازم است زباني كه براي صحبت انتخاب مي‌كنيد: متناسب با جلسه باشد. اگر شما كارشناس يا متخصص در يك زمينه هستيد بايد خيلي مراقب باشيد كه به زباني صحبت نكنيد كه فقط ديگر متخصصان متوجه صحبت‌هاي شما بشوند. پس قدم اول اينست كه به خودتان گوش كنيد, از خود بپرسيد كه آيا اين كلمات براي شنوندگان, مناسب است يا خير؟ ـ اگر از كلمه‌اي تخصصي استفاده كرديد, فوراً توضيح دهيد.
ـ سرعت صحبت را تغيير دهيد, آرام‌تر و يا سريعتر صحبت كنيد تا توجه را به خود جلب كنيد. صداي خود را تغيير دهيد يعني بلندتر, آرام‌تر, متفكرتر, و يا سنگين‌تر بسازيد, همه اين كارها سخنراني شما را از حالت يكنواختي در مي‌آورد.
ـ بخش سؤال و جواب در جلسات:
ـ وقتي ما جلوي يك جمع مورد سؤال قرار مي‌گيريم, احتمالاً احساس تحت فشار بودن زياد است. اين بدان معناست كه همزمان با آماده شدن براي سخنراني بايد خود را براي مدت پرسش و پاسخ نيز آماده كنيم. همان تحقيقاتي كه براي آماده شدن براي سخنراني انجام داديد بايد براي اين كار نيز انجام شود ـ شنونده‌هاي شما چه كساني هستند, چه سؤالاتي را مي‌توانيد از آنها انتظار داشته باشيد, اما در اين جا بايد براي مخالفت نيز آماده شويد و مهم اين است كه سؤالات را به عنوان تيغ‌هاي برنده در كنار خود نبينيد, بلكه آنها را فقط نقطه نظرات متفاوت ببينيد.
ـ شما بايد بدانيد كه موضوع مورد بحث, مربوط به سخنراني شماست كه برآن تسلط داريد, يكي از راهها اين است كه شما مي‌توانيد سؤالات را با سؤال جواب دهيد.
با اين كار مي‌توانيد مسير سؤال را تغيير دهيد. با دانستن اين نكات, متوجه مي‌شويد كه چقدر قدرت براي جواب به سؤالات داريد و تا زمانيكه روي صحنه هستيد, همچنان قدرت در دست شماست.
و حالا من با اين سؤال روبرو هستم: چطور صحبت خود را به پايان برسانم. بايد جملات و كلماتي ارائه دهيد كه به عنوان عصاره سخنراني‌تان باشد.
ـ متشكرم كه به من گوش كرديد.
منبع :