زمانی که انبارها مورد شمارش قرار می گیرند عملاً اختلافاتی بین مقدار واقعی موجودی انبار و مقدار موجودی طبق اسناد و مدارک از جمله کارت انبار وجود دارد که هرگاه موجودی واقعی بیش از مانده کارت مواد باشد اصطلاحاً اضافات انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر از مانده کارت انبار باشد کسری انبار گفته خواهد شد.

کسری و اضافات انبار می تواند ناشی از عوامل زیر باشد.

1- اشتباه در ثبت مقدار مواد صادره یا وارده در کارت انبار

2- اشتباه در ثبت قبضها و حواله های انبار درکارت حساب انبار توسط دایره حسابداری

3- عدم ثبت برخی از حواله های انبار بنا به دلایلی چون نرسیدن یا دیررسیدن آنها

4- تقسیم و شکست قطعات بزرگ به تکه های کوچکتر

5- تبخیر و از بین رفتن موجودی و ضایعات

6- جذب آب و رطوبت توسط مواد که ممکن است باعث افزایش وزن برخی از مواد گردد.

7- سوء استفاده های افراد و سرقت

8- اشتباهات

نحوه ثبت کسری و اضافات انبار:

در صورت وجود کسری انبار، ‌معادل مبلغ کسری، ‌حساب کسری و اضافات انبار، ‌بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می گردد.

حساب کسری یا اضافات انبار ***

                      حساب کنترل مواد  ***

درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می گردد.

حساب کنترل مواد***

     حساب کسری و اضافات انبار  ***

برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روشهای متعددی وجود دارد. یکی از این روشها بستن حساب فوق الذکر به خلاصه حساب سود و زیان می باشد.

اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، ‌برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان،‌ بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار ، بستانکار می گردد.

حساب خلاصه سود و زیان ***

       حساب کسری و اضافات انبار***

اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بستانکار باشد، برای بستن آن، حساب کسری و اضافات انبار بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می گردد.

حساب کسری و اضافات انبار***

          حساب خلاصه سود و زیان ***