از آنجا که در برخی موارد کارشناسی صورتجلسات بدون تطبیق مواد قانونی و تصریح قانونگذار انجام می پذیرد و موجب بروز مشکلات و اختلافات ثبتی و حقوقی و همچنین تضییع حقوق اشخاص ذینفع می گردد ، لذا مقتضی است ، بمنظور جلوگیری از اختلاف نظر و اعمال سلیقه در بررسی آگهی های دعوت مجامع عمومی و رعایت مواد قانونی مرتبط لایحه اصلاحی قانون تجارت ، بشرح ذیل اقدام گردد .
آگهی دعوت مجامع عمومی می بایستی دارای شرایط ذیل باشد :
الف – مشخصات کلی آگهی دعوت مجامع عمومی
۱- در آگهی دعوت مجامع عمومی نام کامل شرکت ذکر شده باشد .
۲- در آگهی دعوت نوع شرکت ( سهامی عام یا خاص ) الزاما ذکر شده باشد . (رعایت تبصره ماده ۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
۳- در آگهی دعوت مجامع عمومی شماره ثبت ذکر شود . ( رعایت ماده ۲۲۰ قانون تجارت )
۴- در آگهی دعوت دستور جلسه به صورت مصرح بیان شود .
۵- نوع مجمع عمومی در آگهی دعوت ذکر گردد .
۶- در آگهی دعوت تاریخ و ساعت تشکیل جلسه ذکر شود .
۷- محل تشکیل جلسه مجمع می بایستی به صراحت در آگهی دعوت قید گردد .
۸- آگهی دعوت می بایستی دارای مقام دعوت کننده باشد .
۹- آگهی دعوت در روزنامه کثیر الانتشار شرکت چاپ و منشر شده باشد .
ب- موارد مربوط به تاریخ و مواعد آگهی دعوت
۱- زمان تشکیل جلسه مجمع عمومی با قید ساعت و تاریخ دقیق در متن آگهی دعوت جهت انطباق با صورتجلسه مربوطه اعلام گردد .
۲- چنانچه دو مجمع عمومی ( عادی و فوق العاده ) که دارای صلاحیت جداگانه و اختصاصی می باشند ، در یک روز تشکیل گردند می بایستی ساعت تشکیل مجزا و دستور جلسه مشخص ومصرح بیان شده باشد و صورتجلسات مجزا نیز به تبع آن تنظیم و ارائه گردد .
۳- فاصله بین زمان انتشار دعوت مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۴۰ روز می باشد ( رعایت ماده ۹۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
۴- استناد به مقررات مواعد در قانون آیین دادرسی مدنی در مورد مهلت در ماده ۹۸ قانون تجارت توجیه قانونی ندارد.
۵- اساسنامه شرکت نمی تواند حداقل مواعد مقرر در ماده ۹۸ (از ۱۰ روز کمتر) و حداکثر را (از ۴۰ روز بیشتر )پیش بینی نماید . در صورت مغایرت مواعد مذکور مقررات قانون تجارت حاکم می باشد .
۶- ساعت و تاریخ تشکیل مجمع عمومی در آگهی دعوت نباید با ساعت و تاریخ تشکیل مجمع در صورتجلسه تنظیمی مغایر باشد .
۷- در مواقعی که کلیه صاحبان سهام در مجمع حاضر باشند نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست .
۸- هر گاه در مجامع عمومی تمام موضوعات مندرج در دستور مجمع مورد اخذ واقع نشود ، هیات رئیسه مجمع با تصویب مجمع عمومی می تواند اعلام تنفس نموده و تاریخ جلسه بعد را که نباید دیرتر از دو هفته باشد، تعیین نماید ، تمدید جلسه ( تنفس ) محتاج به آگهی دعوت مجدد نیست .
پ – موارد مربوط به محل تشکیل مجمع در آگهی دعوت
۱- محل تشکیل مجمع می بایستی با نشانی کامل در آگهی دعوت قید شود .
۲- چنانچه در متن آگهی دعوت محل تشکیل اقامتگاه و یا مرکز اصلی شرکت ذکر شده باشد می بایستی با متن صورتجلسه مطابق باشد .
۳- تشکیل مجامع عمومی در محل شرکت ( اقامتگاه ) الزامی نیست .
۴- چنانچه در متن آگهی دعوت نشانی کامل ذکر شده باشد بطوری که نام کامل ساختمان و یا کارخانه بصراحت بیان شده باشد و سهوا مغایرت در شماره پلاک در متن صورتجلسه بیان گردد ، با توجه به قرینه ای که وجود دارد ، اشتباه موثر تلقی نمی گردد و مانع ثبت صورتجلسات نمی گردد .
۵- چنانچه محل تشکیل جلسه مجمع عمومی ، دفتر شرکت و یا دفتر اصلی شرکت و یا سایر عناوین ذکر شده باشد با توجه به تصریح ماده ۱۰۰ قانون مذکور نشانی کامل می بایستی صراحتا اعلام گردد.
۶- مغایرت و اشتباه در طبقات محل تشکیل جلسه در متن آگهی دعوت و صورتجلسه تنظیمی مرتبط ، چنانچه بدون قرینه باشد ، می تواند اشتباه موثر تلقی شود .
ج – موارد مربوط به دستور جلسه در آگهی دعوت
۱ – دستور جلسه می بایستی بصورت مشخص و مصرح در آگهی دعوت بیان گردد .
۲ – دستور جلسه در آگهی دعوت و صورتجلسه مجامع می بایستی با صلاحیت مجامع عمومی مطابق باشد :
اولا: صلاحیت مجمع عمومی موسس
اول – تصویب طرح اساسنامه شامل نام و موضوع و محل وسرمایه و ارکان شرکت و نحوه انحلال وغیره
دوم – تصویب سرمایه شرکت و همچنین تایید واریز نقدی و تصویب سرمایه غیر نقدی
سوم – انتخاب اولین اعضای هیات مدیره
چهارم – انتخاب اولین بازرسین بازرس اصلی و علی البدل
پنجم – انتخاب اولین روزنامه کثیر الانتشار شرکت
با توجه به اینکه در شرکت سهامی خاص تشکیل مجمع عمومی موسس باستناد ماده ۸۲ لایحه اصلاحی قانون تجارت الزامی نمی باشد . لذا اولین مجمع تشکیل شده از لحاظ عرفی و ثبتی مجمع عمومی موسس تلقی می گردد .
ثانیا : صلاحیت مجامع عمومی عادی سالیانه و عادی بطور فوق العاده
اول – انتخاب اعضای هیات مدیره ،
دوم – تغییر کلی و یا تعدادی از اعضای هیات مدیره
سوم – انتخاب عضو جانشین و یا علی البدل ویا فوت شده و مستعفی
چهارم- انتخاب بازرسین شامل بازرس اصلی و علی البدل
پنجم – تغییر بازرس
ششم- انتخاب روزنامه کثیر الانتشار شرکت
هفتم – تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان
هشتم –انتخاب مدیر تصفیه بعد از انحلال (صرفا انتخاب مدیر تصفیه در زمان تصویب انحلال در مجمع عمومی فوق العاده نیز امکان پذیر می باشد )
نهم- انتخاب ناظر تصفیه در زمان انحلال
دهم – تصویب ترازنامه و حساب سود وزیان عملکرد و صورت مالی مدیر تصفیه در زمان انحلال ( دراجرای ماده ۲۱۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
برخی از صلاحیت های مجمع عمومی عادی از امور داخلی شرکت می باشد و اقدام ثبتی برای آن پیش بینی نشده است مانند تعیین حق الزحمه مدیران و بازرسان و تصویب و یا عدم قبول عملکرد مالی مدیران و رسیدگی به تخلفات مدیران ، ایجاد نمایندگی ، انتخاب هیات رئیسه مجمع عمومی ، تصویب آیین نامه های داخلی و یا مالی و استخدامی ، تایید نقل و انتقال سهام ، تقسیم سود بین اعضاء و یا اعطای پاداش و غیره لذا در موارد فوق چنانچه اگهی دعوت منتشر و صورتجلسه مرتبط نیز تنظیم شده باشد ، با توجه به صلاحیت شکلی مراجع ثبت شرکت ها و عدم تعیین الزامات ثبتی اقدام ثبتی برای آن متصور نمی باشد .
ثالثا – صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده
اول – تغییر اساسنامه ( تغییر کلی اساسنامه یا تغییر مواد اساسنامه مانند : تغییر تشریفات دعوت و مجامع عمومی و نحوه نقل وانتقال سهام و نحوه رای گیری در مجامع و و شرایط انحلال
دوم – تغییر در موضوع فعالیت و نام شرکت
سوم – تغییر در سرمایه شرکت اعم از تغییر مبلغ اسمی و یا تغییر تعداد سهام
چهارم – افزایش سرمایه
پنجم – کاهش سرمایه
ششم – ایجاد سهام ممتاز و یا تغییر نوع سهام ، تبدیل سهام عادی به ممتاز و یا بلعکس
هفتم – تبدیل سهام با نام به بی نام
هشتم – تبدیل سهام بی نام به با نام
نهم – تغییر در مدت فعالیت شرکت
دهم – تغییر تعداد اعضای هیات مدیره
یازدهم– انحلال شرکت و تعیین مدیر تصفیه و محل تصفیه
دوازدهم – ادغام شرکت
سیزدهم – تبدیل نوع شرکت از سهامی خاص به عام و سایر موارد
۱ – استفاده از عناوین کلی از جمله ( هر گونه تصمیمی که در صلاحیت مجمع عمومی می باشد) با توجه به عدم تصریح دستور جلسه ، اقدام ثبتی ندارد .
۲ – چنانچه در دستور جلسه از عبارات انتخاب عضو هیات مدیره استفاده گردد می توان مفهوم انتخاب یک عضو یا چند عضو و یا انتخاب تمامی اعضای هیات مدیره را از آن متبادر نمود .
۳ – چنانچه در دستور جلسه از عبارات انتخاب اعضای هیات مدیره و یا تکمیل اعضای هیات مدیره استفاده گردد ، می توان مفهوم انتخاب یک عضو یا چند عضو و یا انتخاب تمامی اعضای هیات مدیره را از آن متبادر نمود .
۴ – چنانچه در دستور جلسه از عبارات انتخاب بازرس قانونی یا بازرسین استفاده گردد می توان مفهوم انتخاب بازرس اصلی و علی البدل و یا یکی از بازرسین را از آن متبادر نمود .
۵ – چنانچه در دستور جلسه از عبارت تصویب صورت های مالی و حساب سود و زیان استفاده گردد ، می توان مفهوم تصویب ترازنامه را از آن استفاده نمود .
۶ – چنانچه در دستور جلسه افزایش سرمایه ، طرق افزایش سرمایه قید شده باشد ، صورتجلسه مجمع فقط از همان طریق می تواند افزایش سرمایه دهد .
۷ – چنانچه در دستور جلسه کاهش سرمایه ، طرق کاهش سرمایه کاهش اختیاری قید شده باشد صورتجلسه مجمع فقط از همان طریق ( ماده ۱۸۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت )می تواند کاهش سرمایه دهد و بالعکس اگر صرفا مشمول (ماده ۱۴۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت ) باشد فقط از همان طریق می تواند اقدام نماید .
ح- موارد مربوط به مقام دعوت کننده مجامع
۱- مقام دعوت مجامع عمومی شرکت سهامی حسب مورد می تواند اشخاص ذیل باشد :
موسسین ( ماده ۷۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت)
هیات مدیره ( ماده ۹۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
بازرسین ( ماده ۹۱ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
رئیس هیات مدیره ، (ماده ۱۲۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت )
نایب رئیس هیات مدیره ،( تبصره ۲ ماده ۱۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)
حداقل یک پنجم سهامداران ( با تشریفات مقرر در قانون )ماده ۹۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت
مرجع ثبت شرکت ها (ماده ۱۳۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت)
مدیر تصفیه (ماده ۲۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)
و ناظر (ماده ۲۱۹ لایحه اصلاحی قانون تجارت)
یا دادگاه (ماده مذکور) .
۲- چنانچه مقام دعوت مجامع عمومی یک پنجم سهامداران باشد می بایستی مستندات ( شامل در خواست یک پنجم سهامداران جهت تشکیل مجمع از هیات مدیره و همچنین بازرس و گذشته مواعد مقرر در قانون تجارت ) اخذ گردد . جهت بررسی مواعد هر گونه ابلاغ و اطلاع ، از جمله دریافت در خواست توسط مسئول دبیرخانه شرکت و مسئول دفتر هیات مدیره یا ابلاغ به هیات مدیره و بازرس و یا ارسال از طریق پست و سایر موارد کفایت می نماید .
۳- در رعایت ماده ۹۵ در خصوص مقام دعوت می توان ، از نام صاحبان یک پنجم سهام و یا از عنوان کلی دارنده گان یک پنجم سهام در آگهی دعوت استفاده گردد .
د – سایر موارد مربوط به آگهی دعوت
نکته ۱– چنانچه تشریفات دعوت مجامع در اساسنامه با قانون تجارت مغایر باشد ، بعلت امری و تکلیفی بودن مواد مقرر در قانون تجارت ، مقررات قانون تجارت لازم الرعایه است . مگر در مواردی که اساسنامه بصورت تکمیلی مطالبی دیگر بیان نموده باشد که در این صورت تشریفات تکمیلی نیز می بایستی رعایت گردد .
نکته ۲– چنانچه روزنامه کثیر الانتشار شرکت متعدد باشد می بایستی تشریفات دعوت در هر روزنامه بصورت جداگانه آگهی گردد .
نکته ۳– در دعوت های دو و سه نوبتی موضوع ماده ۷۵ لایحه اصلاحی قانون تجارت ( مجمع عمومی موسس) و موضوع ماده ۸۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت (مجمع عمومی فوق العاده) و ۸۷ لایحه مذکور ( مجمع عمومی عادی ) می بایستی نتیجه جلسه نوبت مقدم در آگهی موخر ذکر گردد .
نکته ۴– با عنایت به عدم تصریح ، قانونگذار قید تاریخ جلسه نوبت اول در آگهی نوبت دوم الزامی نمی باشد .
نکته ۵ – در صورتی که جلسه نوبت اول صحیح برگزار شده باشد و دعوت نوبت دوم به دلایل قانونی رد گردد ، تشکیل و آگهی دعوت نوبت دوم کفایت می نماید مشروط بر آنکه فاصله عرفی و تجاری جلسه نوبت اول و دوم مجا مع عمومی رعایت شده باشد .
نکته ۶– در خصوص شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ، علاوه بر رعایت تشریفات دعوت قانون تجارت ، دعوت مجامع عمومی بر طبق اساسنامه مصوب و دستور العمل بورس می بایستی از طریق سامانه اینترنتی نیز دعوت بعمل آید .
نکته ۷- شرکت های دولتی بر طبق ماده ۳۰۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت تابع اساسنامه خود می باشند . لذا چنانچه در اساسنامه خود ، تشریفات دعوت و تشکیل مجامع مقررات خاصی در نظر گرفته شده باشد ، می بایستی مطابق اساسنامه اقدام و در غیر این صورت بر طبق لایحه اصلاحی قانون تجارت عمل می گردد.
مرتضی ادب
مدیر کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری