همان‌گونه که کارفرمایان محترم اطلاع دارند مهلت پرداخت حق‌بیمه هرماه کارکنان تا آخرین روز ماه بعد است و در صورتی که حتی یک روز پرداخت حق‌بیمه به تاخیر بیفتد، سیستم پرداخت حق‌بیمه را نمی‌پذیرد و مبلغ مذکور مشمول جریمه خواهد بود.
جریمه تاخیر در پرداخت حق‌بیمه ماهانه ۲ درصد و سالانه ۲۴ درصد است و تا زمانی که حق‌بیمه و جرائم مربوط به آن تادیه نشود، جریمه‌ها کماکان ادامه خواهد یافت. جریمه ارسال نکردن لیست کارکنان به شعب سازمان ۱۰ درصد است که فقط برای یکبار تعیین و وصول می‌شود.
توصیه‌های لازم در مورد پرداخت حق‌بیمه و وظایف کارفرمایان در این زمینه:
زمانی که قادر به پرداخت حق‌بیمه نیستید حتما لیست حق‌بیمه را به شعب سازمان ارسال کنید تا مشمول جریمه عدم ارسال لیست حق‌بیمه کارکنان معادل ۱۰ درصد نشوید.
در صورتی که نتوانستید در موعد مقرر حق‌بیمه را پرداخت کنید، در اسرع وقت به شعبه مراجعه و بدهی و جرائم مربوطه را تعیین تکلیف کنید تا جریمه به ماه‌های بعد تسری نیابد و بدهی‌ها و جرائم انباشته نشود.
در محاسبه حقوق و مزایای مشمول کسر حق‌بیمه کارکنان، افزایش‌های حقوق سالانه و تعداد روزهای کارکرد و… دقت کافی کنید. در غیر این صورت، علاوه بر تحمیل جریمه به کارفرما، برای دو طرف (کارفرما و سازمان) اتلاف وقت و انرژی برای اصلاح مجدد را به دنبال خواهد داشت.
پیش از روزهای پایانی ماه لیست کارکنان را ارائه دهید و حق‌بیمه مربوط به آن را بپردازید، تا زمان کافی برای بررسی مغایرت‌های بیمه توسط شعبه فراهم باشد و برای اصلاح آن به‌موقع به کارفرما خبر داده شود.
در مورد ابلاغیه‌ها، اعلامیه‌ها و نامه‌های اداری سازمان تامین‌اجتماعی درباره حق‌بیمه حساس و جدی باشید و هرروز ایمیل و پیام‌های خود را کنترل کنید.
زمان اعلام بدهی‌ها را در نظر بگیرید و چنانچه به برخی اعلامیه‌های بدهی اعتراض دارید یا برخی از ارقام مبهم است اعتراض خود را ظرف مدت تعیین‌شده (یک ماه) به شعبه مربوطه اعلام کنید تا در کمیسیون‌های تشخیص مطالبات مورد رسیدگی قرار گیرد. این نکته را در نظر داشته باشید که امکان اشتباه در محاسبات حق‌بیمه و یا اعلام بدهی وجود دارد، بنابراین در مواردی که احساس می‌کنید اشتباهی صورت گرفته حتما مورد را گزارش کنید تا در کمیسیون‌های مربوطه بررسی شود.
موارد ترک کار، مرخصی زایمان و بیماری و… را به‌موقع و در لیست همان ماه اعلام کنید. تعلل و سهل‌انگاری در این امر موجب وارد شدن خسارت هم به شما و هم به بیمه‌شده هنگام استفاده از خدمات درمانی و بیمه‌ای سازمان خواهد شد.
گزارش حادثه را ظرف سه روز اداری به شعبه مربوطه و اداره محل کار اعلام کنید.
درباره تغییر قوانین و مقررات گوش‌به‌زنگ باشید و ارتباط خود را با سازمان تامین‌اجتماعی همواره حفظ کنید و اطلاعات جدید را از سازمان درخواست کنید.
به آموزش سالانه کارکنان و مسئولان بخش حقوق و دستمزد و بیمه توجه کافی مبذول دارید و در به‌روزرسانی اطلاعات آنها و اعزامشان به کلاس‌های کاربردی در زمینه‌های مذکور اهتمام ورزید.