پیشنهاد می گردد قبل از تحریر هرگونه ثبت، مفاد این راهنما را به دقت مطالعه نموده و بر اساس آن مبادرت به تنظیم دفتر نمایید.
شایان ذکر است برخی از مقررات و قوانین مرتبط از قبیل هزینه های قابل قبول،
آیین نامه تحریر دفاتر و استهلاکات برای اطلاع و بهره برداری لازم یاد آوری گردیده است.
سازمان امور مالیاتی کشور
– هدف
الف) ارائه خدمات آموزشی به مودیان
ب) تسهیل اجرای مقررات قانون مالیات های مستقیم و قانون مالیات بر ارزش افزوده
ج) تهیه و در دسترس قرار گرفتن نمونه دفتر درآمد و هزینه و ارائه الگوی مناسب جهت چاپ
– دامنه کاربرد
صاحبان مشاغل موضوع بند«ب» ماده ۹۶ قانون مالیات های مستقیم (به شرح پیوست شماره ۱)
– مراجع
قانون مالیات های مستقیم
قانون مالیات بر ارزش افزوده
آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی
مشخصات و مراحل تهیه، امضاء و ثبت دفتر مشاغل (درآمد و هزینه)
دفتر مشاغل (درآمد و هزینه) دفتری است که قبل از ثبت هر گونه عملیات مالی، از طرف اداره امور مالیاتی ذیربط امضا و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد وحداقل دارای ستون هایی برای درج ردیف، تاریخ، شرح معاملات، مشخصات مدرک، خرید، هزینه، درآمد/فروش و دارایی های استهلاک پذیر، مالیات و عوارض برارزش افزوده خرید/هزینه/دارایی و مالیات و عوارض بر ارزش افزوده عرضه کالا/ارائه خدمت باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال یا فصل حسب مورد، تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی و مالیات بر ارزش افزوده و تنظیم حساب درآمد و هزینه، از آن امکان پذیر باشد.
۱- مودیان مشمول بند ب ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم مکلفند نسبت به تهیه دفتر مشاغل، به همراه راهنما و پیوست های ضمیمه آن اقدام و سپس با مراجعه به اداره امور مالیاتی ذیربط ضمن تکمیل فرم پیوست شماره ۶، تقاضای کتبی خود را برای امضا و ثبت دفتر مشاغل تسلیم نمایند. توصیه می شود مجامع امور صنفی یا اتحادیه های مربوط، هماهنگی و مساعدت لازم را در خصوص تهیه دفاتر به عمل آورند.
اداره امور مالیاتی ظرف همان روز مراجعه نسبت به دستور ثبت تقاضای مودی و تکمیل جدول پیوست شماره ۷ و ثبت و امضاءو تحویل دفتر به مودی اقدام خواهد نمود.
۱- این گروه از مودیان می بایست برای هر سال مالی فقط از دفتر امضاو ثبت شده ظرف یکسال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال به علت تمام شدن دفتر نیاز به دفتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفتر جدید امضا و ثبت نمایند.
۲- مودیانی که ملزم به استفاده از سامانه صندوق فروش(pos مکانیزه فروشگاهی) یا رایانه دارای سیستم نرم افزار فروشگاهی شده اند یا می شوند و مودیانی که از سایرسیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر مشاغل حسب مورد ثبت کنند.
مشخصات سخت افزار و نرم افزار مورد استفاده صندوق فروش یا رایانه دارای سیستم نرم افزار فروشگاهی بر اساس آئین نامه اجرایی ماده ۷۱ قانون نظام صنفی خواهد بود. مودیان استفاده کننده از سیستم های الکترونیکی به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه‌ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند.
۳- مدرک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و دفتر بر مبنای آن تنظیم و تحریر می گردد.
۴- در صورتی که مودی فعالیت خود را در اثناء سال آغاز نموده باشد تاخیر ثبت دفتر از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
۵- چنانچه در ثبت ارقام اشتباهی صورت گرفته باشد با کشیدن خط قرمز بر روی رقم قبلی(به طوری که خوانا بماند) می توان نسبت به ثبت رقم صحیح در ذیل آن اقدام نمود.
نحوه تحریرو تنظیم دفتر مشاغل (درآمد و هزینه)
هرگونه درآمد و هزینه، خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک و مالیات و عوارض ارزش افزوده حسب مورد و به ترتیب تاریخ وقوع می بایست با توجه به توضیحات ذیل در دفتر مشاغل ثبت شود و در صورتی که متکی به اسناد ومدارک باشد مستندات مربوط، به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری شود.
۱- ردیف :
هر یک از معاملات موصوف می بایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود. مودیان می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. جمع و ثبت معاملات مشمول و معاف از مالیات بر ارزش افزوده تحت یک شماره ردیف مجاز نمی باشد.
۲- تاریخ :
در این ستون، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج می گردد.
۳- شرح :
در این ستون شرح مختصری از فعالیت های انجام شده در خصوص خرید، هزینه، درآمد/فروش، خرید دارایی های استهلاک پذیر، مالیات و عوارض ارزش افزوده
خرید/ هزینه/ دارایی و مالیات بر ارزش افزوده عرضه کالا/ ارائه خدمت درج می گردد.
۴- مشخصات مدارک
عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل صورتحساب فروش یا خرید کالا و خدمات، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر بر مبنای آن تنظیم و تحریر می گردد.
۵- خرید :
در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت می‌شود.
۶- هزینه :
در این ستون کلیه هزینه هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد، تحت عناوین ذیل طبقه بندی می شود:
هزینه های حقوق و دستمزد؛ اجاره محل؛ استهلاک دارایی ها؛بیمه دارایی ها؛ حمل و نقل؛ آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه ها.
۷- درآمد/ فروش:
در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیر نقدی ( نسیه) ثبت می شود.
۸- دارایی های استهلاک پذیر:
در این ستون آن قسمت از دارایی ثابت (از جمله ساختمان، ماشین آلات، وسایط نقلیه، اثاثیه و نظایر آنها) که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل، بدون
توجه به تغییر قیمت ها ارزش آن تقلیل می یابد درج می شود. بطور مثال: چنانچه یک واحد کسبی، یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید می بایست در این ستون درج نماید.
۹- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/ هزینه/دارائی:
در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورت حساب خرید یا هزینه بلافاصله بعد از خرید کالا یا خدمت، یا هزینه مربوط ثبت می گردد.
۱۰- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش:
در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارائه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت می گردد.
تبصره۱- نظر به اینکه دفتر درآمد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده ۹۵ ق.م.م تهیه شده است، ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد.
تبصره ۲- در مورد عودت و برگشت از خرید ، فروش، هزینه و یا خرید و فروش دارایی ، رویدادهای مالی مربوطه می بایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورت جداگانه و منفی ثبت گردد.
تبصره ۳- نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع می باشد.
تبصره ۴- دو ستون آخر مختص مودیانی است که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند.
تبصره ۵- پرداخت های مرتبط با خرید کالا از جمله هزینه حمل و نقل در هزینه دوره ثبت، و موجودی کالای پایان دوره بر اساس آخرین خرید های انجام شده در جدول پیوست شماره ۲ منظور گردد.
برخی از مقررات مالیاتی که اطلاع از آن در تحریر دفاتر با اهمیت و موثر می باشد:
الف ) هزینه های قابل قبول موضوع مواد ۱۴۷تا ۱۵۱ قانون مالیات های مستقیم و تبصرهً ۵ ماده ۱۷ قانون مالیات بر ارزش افزوده :
هزینه هایی که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصرا مربوط به تحصیل درآمد صاحبان مشاغل در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب های مقرر باشد، در حساب مالیاتی قابل قبول خواهد بود. هزینه هائی که حائز شرایط مذکور در تعریف فوق می باشد عبارتند از :
قیمت تمام شده کالای خریداری شده یا مواد اولیه مصرفی در کالا یا خدمات هزینه حقوق و دستمزد
هزینه اجاره محل
هزینه آب، برق، گاز و تلفن و …
هزینه استهلاک دارایی های ثابت
هزینه بیمه دارائی ها
هزینه حمل و نقل
آن قسمت از مالیات و عوارض پرداختی موضوع قانون مالیات بر ارزش افزوده که طبق مقررات، قابل کسر از مالیات های وصول شده یا قابل استرداد نیست.
سایر هزینه ها
ب ) موارد رد دفاتر مشاغل (درآمد و هزینه) :
تخلف از تکالیف مقرر در آیین نامه مربوط در موارد زیر موجب رد دفاتر خواهد بود :
۱- در صورتی که دفتر فاقد یک یا چند برگ باشد
۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفتر به شرط احراز
۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه
۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
۵- تراشیدن و پاک کردن و محوکردن مندرجات دفتر به منظور سوء استفاده
۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه به منظور سوء استفاده
۷- تأخیر در تحریر دفتر، زاید بر حد مجاز مقرر؛ در تبصره های ۲ ، ۳ و ۴ ماده ۱۳ آیین نامه مربوط
۸- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننماید
۹- استفاده از دفاتر ثبت و امضاء شده سال های قبل
۱۰- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند
۱۱- عدم ارائه آیین نامه‌ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده
۱- ثبت هزینه ها و درآمدهای غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح این که ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی، قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود)
۲- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده (ولو نانویس)
ج) سازمان امور مالیاتی کشور امیدوار است صاحبان محترم مشاغل موضوع بند ب ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم با تسلیم اظهار نامه (شامل حساب درآمد و هزینه) در مهلت مقرر قانونی، ارائه دفتر و رعایت سایر مقررات مربوط ضمن ایجاد زمینه تعامل بیشتر، امکان تعیین درآمد مشمول مالیات واقعی و عدم تعلق جرایم را فراهم آورند.
دفترخدمات مودیان
سازمان امورمالیاتی