۱ . ردیف : هر یک از معاملات موصوف میبایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود. مودیان میتوانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها راقید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. جمع و ثبت معاملات مشمول و معاف از مالیات برارزش افزوده تحت یک شماره ردیف مجاز نمی‌باشد.
۲ . تاریخ : در این ستون، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج می‌گردد.
۳ . شرح : در این ستون شرح مختصـری از فعالیت های انجام شـده در خصوص خریـد، هزینه، درآمد/ فروش، خرید دارایی های استهلاک پذیر، مالیات و عوارض ارزش افزوده خرید/ هزینه/ دارایی و مالیات بر ارزش افزوده عرضه کالا/ ارائه خدمت درج می‌گردد.
۴ . مشخصات مدارک : عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل صورتحساب فروش یا خریدکالا و خدمات، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر برمبنای آن تنظیم و تحریر می‌گردد.
۵ . خرید : در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت میشود.
۶ . هزینه : در این ستون کلیه هزینه هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد، تحت عناوین ذیل طبقه‌بندی می شود:
هزینه های حقوق و دستمزد؛ اجاره محل؛ استهلاک داراییها؛ بیمه داراییها؛حمل و نقل؛ آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه ها.
۷ . درآمد/ فروش : در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیرنقدی (نسیه) ثبت می شود.
۸ . دارایی های استهلاک پذیر : در این ستون آن قسمت از دارایی ثابت (از جمله ساختمان، ماشین آلات، وسایط نقلیه،اثاثیه و نظایر آنها) که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل، بدون توجه به تغییر قیمتها ارزش آن تقلیل مییابد درج میشود. بطور مثال: چنانچه یک واحد کسبی، یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید میبایست در این ستون درج نمایید.
۹ . مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/ هزینه/ دارائی : در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورتحساب خرید یاهزینه بلافاصله بعد از خرید کالایا خدمت، یا هزینه مربوط ثبت می‌گردد.
۱۰ . مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش : در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارائه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت می‌گردد .