این نظام به دنبال کسب اطمینان معقول از اثربخشی و کارآیی عملیات، قابلیت اعتماد گزارش‌های مالی، اطمینان از رعایت قوانین و مقررات و به دنبال حفاظت از دارایی‌ها در برابر ضایع شدن، سوءاستفاده و تقلب در سازمان است. برای رسیدن به این اهداف، لازم است ساختار سازمان به نحوی طراحی و اجرا شود که هماهنگ با این اهداف بوده و امکان اجرای نظام کنترل‌های داخلی را فراهم كند. برای نمونه تعيین و تفکیک وظایف از با اهمیت‌ترین جنبه‌های ساختاری برای اجرای برنامه‌های کنترلی است. طراحان نظام کنترل داخلی تاکید می‌کنند که کارکنان در هر سازمان زمانی می‌توانند با فعاليت‌هاي كنترلي همراهی کنند که وظایفشان به روشنی برایشان تبیین شده باشد و آموزش‌های لازم را در مورد وظایف محوله سپری کرده باشند. ساختار سازمانی باید به گونه‌ای طراحی شود که فرآیندهای کاری از تدوين و اجرا تا كنترل، مستند سازی شده و انجام هر فرآیند توسط یک نفر انجام نشده، دو نفر یا بیشتر درگیر اجراي آن باشند. برای نمونه می‌توان فرآیندهای زیر را مثال زد:
– سفارش، دریافت و پرداخت وجه بابت خرید کالا و خدمات.
– صدور، امضا و تحویل چک.
– دسترسی به وجوه نقد و نگه‌داری حساب وجوه نقد.
به طور خلاصه مي‌توان گفت: در هر فرآیند کاری، مجري، بررسی‌کننده و تایید‌کننده نباید یک نفر باشد.
مشخص است که در سازمان‌های بزرگ و متوسط به دلیل تعدد کارکنان، وظایف کاری می‌تواند در رعایت این اصل به افراد مختلف محول شود. اما در سازمان‌های کوچک چه در بخش عمومی و چه بخش خصوصی این موضوع با مشکل مواجه است. در سازمان‌های کوچک با وجود تعدد وظایف به دلیل حجم کمتر فعالیت‌ها ،تفکیک وظایف مستلزم به کارگیری بیشتر منابع انساني است که برای این موسسات به صرفه نیست.
بنابراین یک تناقض ساختاری در اجرای نظام کنترل‌های داخلی در سازمان‌های کوچک مشاهده می‌شود. این تناقض موجب شده است که استاندارد حسابرسی واحدهای اقتصادی کوچک نیز تاکید کند که به دليل تفكيك محدود وظايف شايد نتوان براي كشف تقلب يا اشتباه، به سيستم كنترل داخلي این موسسات اتكا كرد. این استاندارد معمولا خطر كنترل را در واحدهاي اقتصادي كوچك، در حد بالا برآورد مي‌كند. با توجه به این محدودیت‌ها راهکارهايی برای تقویت کنترل‌های داخلی در موسسات کوچک پیشنهاد شده است. برخي از مهم ترين این راهکارها را در ادامه ارائه داده‌ایم:
کنترل وجوه نقد کنترل وجوه نقد از اهمیت بالايی برخوردار است. وجوه نقد به نسبت سایر دارايی‌ها آسان تر می‌تواند مورد سوءاستفاده قرار بگیرد. تفکیک وظایف در این بخش ضروری است و لازم است لااقل دو نفر فرآیندهای مربوط به امور مالی را با روشن بودن وظایف انجام دهند. در کنار این کار انجام کنترل‌های زیر و موارد مشابه آن ضروری است:
– تهیه و بررسی صورت مغایرت بانکی به صورت ماهانه و توسط فردی غیر از صادر‌کننده چک.
– کنترل پرداخت‌ها با مدارك و مستندات از جمله حقوق و مزایای کارکنان با مدارک و سوابق موجود در کارگزینی.
– دریافت تاییدیه قبل از صدور چک برای نمونه دریافت شماره حساب بانکی ذینفع به صورت نامه کتبی.
– ایجاد امنيت بيشتر در وصول چک‌هاي صادره برای نمونه اعلام مبلغ چک از طریق سامانه ارتباطی اینترنت به بانك عامل.
– مراقبت از دسته چک‌ها و چک‌های باطله.
– مراقبت در جابجائی وجوه بین حساب‌های بانکی موسسه.
آموزش و مراقبت از کارکنان
– آموزش کافی به کارکنان در مورد پیشگیری از جعل و سوءاستفاده از مدارک ضروری است. کارکنان باید با موارد مختلفی که ممکن است منجر به سوءاستفاده از آنان شود آشنا بوده و راه‌های مقابله با آن را نیز بدانند. آنها باید آگاه شوند چه کسانی از درون و یا بیرون از سازمان و چگونه ممکن است از موقعیت کاری آنان سوءاستفاده کنند.
– پایش و مراقبت از کارکنان باید همیشگی باشد. در بررسی عوامل ایجاد کننده تقلب، وجود فشار اقتصادی بر کارکنان از اهمیت جدی برخوردار است.
مدیریت لازم است با مشکلات کارکنان آشنا باشد و تغییرات رفتاری آنها را پایش کند. حل مشکلات کارکنان و همراهی و همدردی با آنان می‌تواند تسلا‌دهنده بوده و آنها را از انحراف بازدارد.
در شرایط اقتصادی فعلی در حالی که هزینه‌های مصرفی حدود دو برابر و دریافتی‌ها گاه تا نصف کاهش داشته است، مراقبت مدیریت در عمکرد کارکنان و پیگیری جبران خدمات کارکنان ضروری است.
– مراقبت در اينكه کارکنان واحدهای مالی و مشاغل حساس در طول سال حتما از مرخصی طولانی مدت استفاده کنند و در طول دوره مرخصی وظایف آنها به دیگران محول شود. این کار می‌تواند موجب شود اشتباهات یا تقلب‌های احتمالی در چنین مقاطعی کشف شود.
– آموزش به کارکنان و امکان گردش کاری میان آنان یکی دیگر از روش‌های کنترلی است که در صورت امکان باید پیگیری شود.
– مراقبت در تغییرات مشهود در سبک زندگی کارکنان ضروري است. خرید كالاهاي لوکس و بالا رفتن غير معمول هزينه‌هاي شخصي می‌تواند نشانه‌های معنی داري در وقوع تخلف در تامين هزينه اين مخارج توسط کارکنان باشد.
رعایت مسائل حفاظتی
– بیمه حساب‌های بانکی در صورت امکان، بیمه دارايی‌ها و گرفتن تضمین کافی از اشخاص شاغل در مشاغل حساس.
– طبقه‌بندي مدارك از لحاظ اهميت و تعیین حیطه دسترسی به آنها.
– تعیین رمز ورود برای سیستم‌های رایانه‌ای و تعیین سطح مجاز دسترسی برای هر یک از کارکنان.
– تعیین رمز ورود به سیستم‌های رایانه‌ای و تغییر آن حداقل هر 6 ماه یک بار. مراقب اين كارها هم باشيد:
– بدون وجود مدارک اصلي و کافی هيچ چك يا حواله‌اي امضا نشود.
– براي اطمینان از به هزینه گرفته نشدن مجدد اسناد هزينه قبل از ابطال اسناد، چک مرتبط امضا نشود.
– گيرندگان چك و حواله‌ها به خصوص با مبالغ بالا لازم است از طريق مدارك مثبته براي امضا‌كنندگان صاحب هويت باشند و اين وجوه به حساب بانكي آنان كه قبلا توسط بانك تاييد شده است، واريز شود.
– از اشخاصی که در واحد مالی مشغول به کار بوده یا داراي مشاغل حساس هستند تضمین کافی دریافت شود.
– اطلاعات سامانه‌هاي اداري و مالي به صورت روزانه در محل مناسبي ذخيره شود.
امیر بختیاریان
كارشناس ارشد مديريت و حسابداري
منابع:
– استاندارد حسابرسي واحدهاي اقتصادي كوچك
Internal Controls for Small Businesses/By Dean L. Allen