از اینرو طبق ماده ۱۱ قانون تجارت ،دفاتر مذکور می بایست توسط ادارات ثبت،مهر،امضاء و پلمپ شوند.
پی گیری و عملیات پلمپ دفاتر و اخذ آن از وظایف حسابداران می باشد.در این خصوص موسسات خدمات حسابداری هم فعال هستند.
از سال ۱۳۹۴ اداره کل ثبت شرکتها تشریفات ثبت نام و اخذ و پلمپ دفاتر قانونی را از طریق اینترنت به انجام می رساند.
بر اساس مفادآیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم هر ساله کلیه حسابداران در نیمه دوم سال اقدام به تهیه دفاتر و پلمپ دفاتر قانونی می نمایند.
اشخاص مشمول عملیات پلمپ دفاتر قانونی :
کلیه اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکتها به ثبت رسیده اند.
کلیه اشخاص حقیقی دارنده کسب وکار ( گروه اول موضوع آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م )اشخاصی که مجموع فروش آنها و یا ۱۰برابر درآمد آنها طبق برگ قطعی مالیات از سال ۹۱ به بعد بیش از ۳ ملیارد تومان بوده است . و در مورد اشخاص حقیقی دارای کسب و کار که خدمات ارایه می دهند مثل وکلا ، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان ۱.۵ میلیارد تومان بیشر باشد.
تشکل های قانونی مثل ( انجمن ها ، احزاب ، اتحادیه های صنفی )۸
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت جزء مؤدیان گروه اول آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م محسوب می شوند.
۱. دارندگان کارت بازرگانی )واردکنندگان و صادرکنندگان(؛
۲.صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه
بهره برداری از وزارتخانه ذیربط ؛
۳. صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر؛
۴. صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، کلنیک های تخصصی
۵. صاحبان مشاغل صرافی؛
۶.فروشگاه های زنجیره ایی دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط
مهلت قانونی پلمپ دفاتر قانونی شرکت های تازه تاسیس
طبق آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م شرکت های تازه تاسیس حداکثر ۲ ماه از تاریخ ثبت در اداره ثبت شرکتها فرصت دارند در مورد تهیه و پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام کنند.
آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم
مقررات ثبت دفاتر قانونی و مهلت تاخیر ثبت رویدادهای مالی منطبق بر این آیین نامه می باشد.
رعابت مقررات این آیین نامه برای کلیه مشمولین تهیه و پلمپ دفاتر قانونی الزامی است و عدم رعایت مقررات باعث بی اعتباری دفاتر در فرایند رسیدگی و تعیین درآمد مشمول مالیات خواهدشد.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی ( شرکتها و موسسات و… )برای پلمپ و اخذ دفاتر قانونی:
▪الف . گواهی پلمپ دفاتر ماخوذه از سایت ( مهر و امضاءشده )
▪ب . نسخه فرم روی پاکت ماخوذه از سایت اداره ثبت شرکتها
▪ج. کپی آخرین روزنامه رسمی شرکت
▪د. تصویر کارت ملی مدیرعامل
مدارک مورد نیاز پلمپ و اخذ دفاتر قانونی برای پست کردن به اداره ثبت شرکتها(اشخاص حقیقی )گروه اول :
▪۱- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
▪2 تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
▪۳-تصویر پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی