در هر ملکی بخش­هایی تحت عنوان: بخش ثبتی، شماره پلاک ثبتی، قطعه تفکیکی، پلاک­های اصلی و فرعی و … در اصطلاح ثبت اسناد و املاک در متن اسناد رسمی و بنچاق تعریف می­شود که به قرار ذیل می باشند:

بخش ثبتی، هر شهر براساس مقررات و نقشه­ های ثبتی اداره ثبت اسناد و املاک به چنـدین بخش تقسیم می­شـود که جهت مکان­یابی  یا برای تعیین موقعیت مکانی صورت می­پذیرد. در شهر تهران، املاک به دوازده بخش ثبتی تقسیم شده است: مثلاً املاک واقع در شهرک راه­آهن و کن و … در بخش ۱۰ ثبتی تهران و املاک واقع در فرشته، نیاوران و سعادت­آباد و … در بخش ۱۱ ثبتی تهران واقع است.

 شماره پلاک ثبتی:  اداره کل ثبت اسناد و املاک، جهت شناسایی هر ملک، شماره­ای را به صورت اصلی و فرعی در نظر می­گیرد که این شماره در صفحه دوم سمت راست دفترچه مالکیت درج می­شود. برای تشخیص، شماره اصلی و فرعی با علامت ممیز (/) از هم جدا می­شود، شماره اصلی در سمت چپ و شماره فرعی در سمت راست نوشته می­شود. مثال: ۱۶۱۷/۷۲ عدد ۷۲که سمت چپ مُمَیَز نوشته شده، شماره اصلی ملک است و عدد ۱۶۱۷ که در سمت راست ممیز نوشته شده است شماره فرعی محسوب می­شود.

چند نکته:

نکته۱: فاصله پلاک­ پلاکهای اصلی و پلاک­های فرعی از هم با خط تیره (ـ) در اسناد مالکیت درج می­شود.

مثال: ۲۱۱-۲۵۳-۲۵۴/۶۹۳۲-۶۹۳۳

اعداد ۲۱۱-۲۵۳-۲۵۴ سمت راست مُمَیَز، شماره­های فرعی محسوب می­شود و اعداد ۶۹۳۲ و ۶۹۳۳ سمت چپ مُمَیَز شماره­های اصلی محسوب می­شوند.

نکته۲: شماره­های پلاک ثبتی املاک عموماً به چهار صورت در اسناد مالکیت درج می­شود:

الف) یک شماره اصلی و یک شماره فرعی: مثل ۱۲۷۵/۱۷۲

ب) یک شماره اصلی و چند شماره فرعی: مثل ۴۷-۴۶-۴۵/۳۲

ج) یک شماره اصلی، بدون شماره فرعی، (به دلیل فقدان شماره فرعی): مثل ۱۲۶(اصلی)

د) چند شماره اصلی و چند شماره فرعی:  مثل ۲۱۱-۲۵۳-۲۵۴/۶۸۳۲-۶۹۳۳

در صفحه سوم اسناد مالکیت پلاک­های فرعی و اصلی و حدود اربعه ملک (شامل: شمال، شرق، جنوب و غرب) و مساحت کل عرصه (زمین) با حروف درج می­شود.

نکته: ممکن است برخی از املاک فاقد مساحت و حدود اربعه باشد و تنها دارای پلاک ثبتی باشد. در این صورت برای تعیین مساحت ملک، براساس وضع موجود برای تعیین ابعاد و مساحت آن از نقشه ثبتی توسط کارشناسان ثبتی استفاده می­شود.

شماره تفکیکی: به شماره تفکیکی، شماره قطعه هم گفته می­شود، در صورتی که ملک ثبت شده­ای توسط اداره کل ثبت اسناد و املاک به دو یا چند قطعه کوچکتر تقسیم شود، در صورتمجلس تنظیمین برای هر قطعه، شماره­ای مشخص می­شود و آن را شماره قطعه تفکیکی می­نامند.

نکته۱: هر قطعه تفکیکی به صورت مجزا قابلیت تَمَلُک دارد و براین آن می­توان سند مالکیت شش دانگ از اداره ثبت محل دریافت کرد.

نکته۲: شماره قطعه تفکیکی در آپارتمان‌ها، معمولاً همان ردیف صورتمجلس تفکیکی است. این شماره در سند، بنچاق، صورت مجلس و یا نقشه تفکیکی درج و ذکر می­شود.