بهمین منظور در فرآیند ثبت و نگهداری مستندات ارزش افزوده می بایست به مطالب زیر توجه نمود:
الف- در خصوص ارزش افزوده پرداختی :
1-در حین خرید و دریافت “فاکتور رسمی ” تصویر “گواهینامه ارزش افزوده ” را دریافت و در سامانه ارزش افزوده صحت و سقم آن را استعلام نمایید.
2-تصویر “فاکتور رسمی“ را “ثبت سند“ نموده و اصل آن را در “پرونده سازمان امور مالیاتی “سال جاری نگهداری نمایید.
3-تصاویر پرداختی ها بابت “فاکتور رسمی““ثبت سند“ نموده و اصول آن را در “پرونده سازمان امور مالیاتی “سال جاری پس از منضم نمودن به اصل فاکتور بایگانی نمایید.
4-برای فاکتور های رقم بالا و درشت اصول اسناد و مدارک دال برپرداخت و خروج از حساب شامل : فرم ساتنا ، رسید حواله بانکی ، رسید حواله اینترنتی و… را به اصل فاکتور منضم و در پرونده سازمان امور مالیاتی سال جاری بایگانی نموده و تصاویر آن را ثبت سند نمایید.
5-مبالغ پرداختی بابت ارزش افزوده پرداختی را حتما در“ سرفصل حساب ارزش افزوده “طبقه بندی نمایید.
6-کلیه هزینه ها و خرید های دارای ارزش افزوده را در “سامانه خلاصه معاملات فصلی” ( موضوع ماده 169 مکرر) بطور فصلی ثبت نمایید.
ب- در خصوص ارزش افزوده دریافتی :
1-برای صدور صورتحساب رسمی عجله نکنید ، بلکه پس از قطعی شدن معامله و یا تایید صورت وضعیت ارسالی ، نسبت به صدور فاکتور رسمی اقدام نمایید.
2-نسبت به تقدم و تاخر فاکتور های رسمی از حیث تاریخ و شمارگان فاکتور بسیار دقت عمل داشته باشید.
3-در صورت دریافت پیش دریافت فقط به نسبت خدمات انجام شده ی تایید شده نسبت به صدور فاکتور رسمی اقدام نمایید.
4- کلیه فاکتور های صادره ی دارای ارزش افزوده را در “سامانه خلاصه معاملات فصلی” ( موضوع ماده 169 مکرر) بطور فصلی ثبت نمایید.
5-فارغ از عدم دریافت تمام و یا قسمتی از مطالبات خودد در پایان هر فصل نسبت به پرداخت و یا تقسیط بدهی ارزش افزوده ( مطابق اظهار نامه ) اقدام نمایید.
6-در پایان هر فصل و پایان سال جمع گردش بدهکار “حسابهای دریافتنی” خود را با مجموع صورتحساب های صادره با احتساب ارزش افزوده مطابقت دهید.
7- مبالغ دریافتی بابت ارزش افزوده دریافتی را حتما در“ سرفصل حساب ارزش افزوده “طبقه بندی نمایید.
8-سعی کنید مبالغ دریافتی از بابت ارزش افزوده را به یک حساب پشتیبان منتقل نموده تا در پایان هر فصل دچار کمبود نقدینگی نگردید.
عباس زمانی
کارشناس مالی اداری
تلفن تماس : 091121833162