بسیاری از مدیران دیدگاه اشتباهی از استخدام دارند. آنها به فرایند استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که هرچه زودتر باید تمام شود و به شرایط عادی برگردند. استخدام می‌تواند یکی از ارزشمندترین سرمایه‌گذاری‌های ممکن در هر کسب و کار باشد. اگر افراد نامناسبی را استخدام کنید تقریبا غیرممکن است که به موفقیت‌های بزرگ دست یابید. در استخدام افراد به راحتی قانع نشوید. هیچگاه فردی را فقط به این دلیل که وقت نداریم و استخدام باید زودتر تمام شود، استخدام نکنید. یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌ها در کسب‌و‌کار هزینه‌ای است که کارمندان نامناسب ایجاد می‌کنند.
بزرگ ترین کفش‌فروشی آنلاین دنیا (zappos) روش بسیار جالبی در استخدام دارد. تونی سیه مدیر این شرکت محاسبه کرده که اگر کارمندی انگیزه‌اش کمتر از حد معمول باشد در سال بیش از 2000 دلار ضرر ایجاد می‌کند. آنها پس از انکه فرد تمامی مراحل استخدام را گذراند و انتخاب شد یک پیشنهاد عجیب می‌کنند. از متقاضی درخواست می‌کنند که از کار کردن در شرکت صرفنظر کند و آنها 2000 دلار به او می پردازند! افرادی که این پیشنهاد را قبول نکنند استخدام می‌شوند. افرادی که قبول کنند 2000 دلار دریافت می‌کنند و سراغ کارشان می‌روند! چنین افرادی انگیزه کافی ندارند. پس در استخدام معیارهای بالا و سخت‌گیرانه‌ای داشته باشید. از دستورالعمل زیر کمک بگیرید.
1. اگر از متقاضی استخدام، سه توقع واضح و مشخص داشته باشید، آن سه مورد کدامند. آنها را بنویسید. البته شاید فرد باید کارهای زیادی انجام دهد، ولی سه مورد کلیدی که متقاضی باید حتما آنها را به خوبی انجام دهد کدامند.
2. خصوصیات اخلاقی لازم برای این سِمت کدامند؟
مثلا کارمندی که با مشتریان سر وکار دارد باید صبور، دلسوز، خوشبین و علاقه‌مند به ارتباطات اجتماعی باشد. اگر برنامه‌نویس استخدام می‌کنید دقت و نظم او شاید بسیار مهم‌تر از صبور بودن باشد. این موارد را یادداشت کنید تا هنگام مصاحبه استفاده کنید.
3. خصوصیات اخلاقی لازم را چگونه می‌توان تشخیص داد؟
راهکاری بیابید که مثلا بتوانید صبور بودن شخص را ارزیابی کنید. مثلا شرایطی را توضیح دهید و از او بخواهید عکس‌العمل خودش را در آن شرایط تشریح کند.
4. با چند نفر مصاحبه خواهید کرد؟
قبل از شروع مصاحبه، تعداد مشخصی را انتخاب کنید. مثلا تصمیم بگیرید برای این مورد خاص حداقل با 100 متقاضی مصاحبه کنید. اگر با اولین فرد مصاحبه کردید و او از دید شما عالی بود، تعهد خود را زیر پا نگذارید و حداقل با 99 نفر دیگر مصاحبه کنید. شاید افراد بسیار مناسب‌تری را بیابید.
5. به جز خودتان چه کسانی باید متقاضی را تایید کنند؟
هیچگاه فقط خودتان برای استخدام تصمیم نگیرید. از قبل فهرستی از افراد شرکت را بنویسید تا اگر متقاضی از دید شما مناسب بود آنها نیز دربارة متقاضی نظر بدهند. مناسب ترین افرادی که می‌توانند درباره متقاضی نظر دهند، همکاران آیندة او هستند. اگر متقاضی استخدام شد با چه کسانی سر و کار خواهد داشت؟ فهرست آن افراد را بنویسید و از آنها بخواهید صلاحیت متقاضی را بررسی کنند.
6. ارزیابی متقاضی در چند مرحله انجام خواهد شد؟
جواب این سوال بسیار مهم است. هرچه مراحل ارزیابی را بیشتر کنید، احتمال استخدام فرد مناسب بیشتر می‌شود. شاید بهتر باشد ارزیابی حداقل در 4 مرحله انجام شود. مرحله اول در اولین تماس تلفنی متقاضی انجام می‌شود. در مرحله دوم، متقاضی به‌صورت حضوری فرمی را پر می‌کند. در مرحلة سوم خودتان با او مصاحبه می‌کنید. مرحله چهارم درخواست کوچکی است که از متقاضی می‌کنید و به او مثلا یک روز مهلت می‌دهید تا انجام دهد. من در شرکت خودمان از متقاضی میخواهم همین امروز عضو سایت شود. اگر او از هر لحاظ عالی بود، ولی طی 24 ساعت عضو سایت نشد، او را استخدام نمی‌کنم!
7. آیا سوالات ارزیابی هر مرحله را مشخص کرده‌اید؟
هر مرحله ارزیابی شامل سوالاتی مشخص است. مثلا می‌توانید برای ارزیابی تلفنی مرحلة اول که معمولا توسط منشی انجام می‌شود، سه سؤال طرح کنید. مثلا مکان زندگی و … را بپرسید. همچنین معیارهایی تعریف کنید تا منشی شما بتواند ارزیابی اولیه‌ای انجام دهد. مثلا متقاضی چقدر محکم و باانگیزه صحبت می‌کند، چقدر خوش‌مشرب است؟ منشی شما می‌تواند به هر مورد امتیازی بین 1 تا 10 بدهد.
8. آیا سوالات ارزیابی شما، کمکی به انتخاب صحیح می‌کند؟
آیا سوالات ارزیابی شما مطالبی کلیشه‌ای است یا واقعا به شناخت بهتر متقاضی کمک می‌کند؟ توصیه من آن است که چند سوال هوش اضافه کنید، از علاقه‌مندی‌های شخصی فرد بپرسید، از خصوصیاتی که از آنها متنفر است و حتی نوع فیلم‌هایی که ترجیح می‌دهد در اوقات فراغت نگاه کند. همچنین بپرسید شب‌ها چند ساعت می‌خوابد. افرادی که کمتر از 7 ساعت می‌خوابند در محل کار اشتباهات زیادی می‌کنند! پرسیدن نام و تاریخ تولد و تحصیلات نمی‌تواند به شما کمک چندانی بکند. البته این موارد هم لازم است ولی کافی نیست.
9. آیا سعی می‌کنید در مصاحبه به الگوهای رفتری شخص پی ببرید؟
الگوهای رفتاری فرد بسیار مهم هستند و معمولا متقاضی هیچگاه به عادت و الگوهای رفتاری نامناسب خود اشاره نمی‌کند. مثلا فرض کنید متقاضی در سال گذشته 5 بار محل کار خود را عوض کرده است. از او دلیل آنرا می‌پرسید. او می‌گوید: در محل کار اول آشپزخانه بسیار کثیف بود. در محل کار دوم هر فرد با لیوان خودش چای نمی‌خورد. در محل کار سوم هر روز شرکت را تمیز نمی‌کردند و هر روز گردگیری انجام نمی‌شد و … این پاسخ‌ها نشان می‌دهد احتمالا فرد وسواس تمیزی دارد و شاید با او به مشکل برخورد کنید، مگر آنکه خودتان هم این‌گونه باشید!
10. آیا فرصتی برای پشیمانی خودتان و متقاضی پیش‌بینی کرده‌اید؟
اگر فردی تمامی مراحل را گذراند و از دید شما و همکارنتان عالی بود، هنوز کار تمام نشده است. بهتر است برای یک ماه به صورت آزمایشی همکاری را شروع کنید. در پایان ماه اگر طرفین رضایت داشتند می‌توان این فرصت را برای دو ماه دیگر تمدید کرد. در پایان دوره باز می‌توانید برای سه ماه دیگر کار را ادامه دهید. اگر پس از طی این شش ماه طرفین رضایت داشتند می‌توانید وارد همکاری‌های طولانی‌مدت شوید!