در ادامه شما را با برخی از ساختارهای این موضوع آشنا می‌کنیم . در قدم اول بد نیست این را بدانید که به طور کلی شیوه‌های انعقاد پیمان‌های اداری را می‌توان به دو گروه کلی تقسیم کرد؛ گروه اول پیمان‌های مبتنی بر رقابت هستند و گروه دوم، پیمان‌های مبتنی بر توافق.
مزایده و مناقصه هم که از جمله پیمان‌های اداری هستند، در این دو گروه قرار دارند. در ادامه بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شویم.
مناقصه و همه وابسته‌هایش
مناقصه فرآیندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر در یک صنعت یا خدمت خاص، که طی آن فرد یا شرکتی که کمترین قیمت را برای انجام پروژه پیشنهاد کرده باشد، امتیاز انجام آن را به دست می‌آورد.
چند اصطلاح وجود دارد که آشنایی با آن‌ها در این حوزه لازم است.
۱- مناقصه‌گزار: مناقصه‌گزار دستگاه یا ارگانی است که برگزاری مناقصه را به عهده می‌گیرد و شامل ارگان‌ها و سازمان‌هایی مانند قوای سه‌گانه جمهوری اسلامی ایران از جمله وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و موسسات و شرکت‌های دولتی، موسسات انتفاعی وابسته به دولت، بانک‌ها و موسسات اعتباری دولتی، شرکت‌های بیمه دولتی، موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی، موسسات عمومی، بنیادها و نهادهای انقلاب اسلامی، شورای نگهبان قانون اساسی و همچنین دستگاه‌ها و واحدهایی که در قانون نام آن‌ها آمده است.
۲- مناقصه‌گر: شخص حقیقی یا حقوقی است که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه شرکت می‌کند.
۳- برنامه زمانی مناقصه: سندی است که در آن، زمان و مهلت برگزاری مراحل مختلف مناقصه، مدت اعتبار پیشنهادها و زمان انعقاد قرارداد مشخص می‌شود.
۴- اسناد مناقصه : اسناد مناقصه شامل این موارد می‌شود: نامه دعوت به ارایه پیشنهاد یا همان دعوت نامه، دستورالعمل شرکت در مناقصه، همراه با کاربرگ‌های ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه و ضمانت‌نامه انجام تعهدات، برگ پیشنهاد مناقصه.
لازم به یادآوری است که مناقصه روشی است که در آن سازمان‌های عمومی، خرید کالا یا خدمت مورد نیاز خود را به رقابت و مسابقه می‌گذارند و با اشخاص حقوقی یا حقیقی که کمترین قیمت یا مناسب‌ترین شرایط را پیشنهاد می‌کنند، معامله می‌کنند.
اقسام مناقصه
مناقصه انواع و اقسامی دارد اما قبل از اینکه با انواع آن آشنا شویم بد نیست این نکته را بدانیم برای اینکه یک مناقصه برگزار شود باید ۴ اصل را در نظر گرفت که شامل موارد زیر می‌شود:
اول، اصل آزادی رقابت.
دوم، اصل شایستگی داوطلبان شرکت در مسابقه.
سوم، اصل معلوم بودن نصاب معامله
و چهارم، اصل حضور یک شخص اداری.
اما برای توضیح انواع مناقصه باید آن‌ها را در هر دو گروهی که نام بردیم بررسی کنیم. مناقصه در بین عده معدودی از اشخاص حقیقی یا حقوقی که مورد شناسایی سازمان‌ها عمومی است، برگزار می‌شود.
در حالت اول، مناقصه عمومی قرار دارد. به عبارتی مناقصه عمومی روشی است که در آن دولت یا سازمان‌های عمومی، انجام عمل یا خرید کالای مورد نیاز خود را از طریق اعلان بین عموم داوطلبان، به مسابقه می‌گذارند تا هر شخصی اعم از حقیقی و حقوقی.
حالت دوم نیز همان مناقصه محدود است، یعنی روشی که در آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام مناقصه‌گذار، محدود بودن و ادله آن تأیید می‌شود. و در دسته آخر مناقصه اختیاری قرار دارد و به مناقصه‌ای می‌گویند که از طریق اعلان عمومی است اما اختیار انجام مناقصه با بهترین پیشنهاد دهنده، یا سازمان دولتی خواهد بود.
روش‌های برگزاری مناقصه
مناقصه به دو روش برگزار می‌شود. یعنی براساس معاملات مختلف، روش‌های برگزاری آن نیز متفاوت است.
یعنی در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله که حسب مورد ممکن است کالا، خدمت یا حقوق باشد، درباره بهای آن تحقیق کند و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسئولیت خود، معامله را با تامین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد.
این روش در معاملات متوسط کمی متفاوت‌تر است. یعنی علاوه بر کارهای بالا کارپردازد باید حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تامین کیفیت مورد نظر تهیه کند و اگر مسئول تدارکات آن را تایید کرد، معامله را انجام دهد، فقط در این مرحله نیز باید فاکتور تهیه کند. این را به یاد داشته باشید که اگر کارپرداز مسئول تدارکات هم باشد باید این مسئولیت به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی یا به مأمور خرید واگذار شود.
اما برای معاملات بزرگ، باید یکی از دو روش روبه‌رو استفاده شود، یعنی یا باید ازطریق انتشار فراخوان در روزنامه‌های کثیرالانتشار مناقصه عمومی برگزار شود یا اینکه مناقصه محدود را امتحان کند.
از برگزاری تا اعلام برنده
بعد از اعلام مناقصه و پس از آنکه برخی از افراد در آن شرکت کردند، این اشخاص حقیقی یا حقوقی درخواست‌های خود را ارسال می‌کنند و بعد از بررسی پیشنهادها، برنده مناقصه اعلام می‌شود و پای قرارداد به میان می‌آید و برگزارکننده با برنده قرارداد می‌بندد. این قرارداد باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. این مدت را در اسناد مناقصه پیش‌بینی می‌کنند که برای یک بار هم می‌توان آن را تمدید کرد. البته اگر برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع کند یا ضمانتی برای انجام تعهدات ارایه نکند، قرارداد با برنده دوم منعقد می‌شود. البته اگر این فرد نیز پای قرارداد نیاید این‌طور نیست که سراغ نفر سوم بروند، بلکه مناقصه دوباره برگزار می‌شود.
مرجع اداره مناقصه
مرجع اداری صالح برای اداره امور مناقصه در هر وزارتخانه یا مؤسسه عمومی یا شرکت دولتی و شهرداری‌ها، یک واحد اداری است که به‌نام اداره مناقصات شناخته می‌شود. این اداره دارای وظایفی هم‌چون تشکیل کمسیون مناقصه است. وظیفه دیگر این کمیسیون بررسی پیشنهادات رسیده از داوطلبان شرکت در مناقصه و همچنین تعیین و اعلام برنده آن است.
مزایده و نکات مربوط به آن
یکی دیگر از روش‌های پیش‌بینی شده در قانون محاسبات عمومی، روش مزایده است که برای انعقاد پیمان‌های عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مزایده ترتیبی است که در آن اداره، فروش کالاها و خدمات یا هر دو را از طریق درج آگهی در روزنامه کثیرالانتشار یا روزنامه رسمی کشور به رقابت عمومی می‌گذارد و با شخصی که بیشترین بها را برای خرید خدمات یا کالا پیشنهاد می‌دهد، قرارداد می‌بندند.
برابر قوانین دونوع مزایده در کشور وجود دارد: یکی مزایده حضوری و دیگری مزایده کتبی. به مزایده حضوری در اصطلاح حراج هم گفته می‌شود و انجام آن ساده و با تشریفات کمتر همراه است. البته استفاده از این روش نمی‌تواند، همیشگی باشد؛ بلکه فقط در موارد فوری و غیر مهم به کار می‌رود.
در مزایده کتبی نیز اعلام آن به صورت کتبی و با تشریفات خاصی انجام می‌شود. به این ترتیب که در معاملات مهم، همراه با درج آگهی و انتشار آن مزایده اعلام می‌شود و بعد از دریافت پیشنهادات و تشکیل کمیسیون برای تشخیص افراد یا شرکت‌هایی که در نتایج مزایده اعلام می‌شود.
اگر قرارداد مبتنی بر توافق باشد
در مزایده ما سه نوع معامله داریم که شامل معاملات جزیی، معاملات متوسط و معاملات عمده می‌شود.
برای شروع مزایده مامور فروش باید به داوطلبان مراجعه کند و پس از برآورد قیمت و رعایت صرفه برگزارکننده و سند تعهد که آیا معامله به بیشترین قیمت انجام شده است یا خیر و با ذکر نام و نام خانوادگی، سمت، تاریخ و امضای مامور فروش اقدام به فروش می‌کند. اگر هم از روش حراج استفاده می‌شود مامور برگزارکننده باید مواردی را انجام دهد؛ اول اینکه باید اطلاعات کاملی را در مورد حراج یک نوبت در روزنامه آگهی کند؛ از جمله نوع، مشخصات، مقدار، روز، ساعت و محل حراج.
دوم اینکه معامله مورد نظر باید قبلاً ارزیابی شده باشد و فهرست قیمت قبل از انجام حراج در پاکت لاک و مهر شده در اختیار کمیسیون حراج قرار گیرد.اگر برگزارکننده شهرداری باشد درخواست کتبی واحد درخواست‌کننده و آگهی در روزنامه حتما باید رعایت شود. این آگهی حداقل در دو نوبت به فاصله یک هفته در روزنامه منتشر می‌شود. این را نیز به خاطر داشته باشید که شهرداری هر وقت بخواهد اموال منقول و غیرمنقول را اجاره بدهد یا به فروش برساند باید از طریق مزایده اقدام کند و پیش از آن حتما باید مجوز این کار را بگیرد.
محاسن و معایب این دو روش
حسن روش‌های مناقصه و مزایده آن است که از طریق این رقابت می‌توان به بهترین گزینه‌ها دست یافت؛ همچنین اصل برابری افراد در این‌گونه قراردادها رعایت می‌شود. البته معایبی هم‌چون سوق دادن شرکت‌کنندگان به‌سوی کمیت و عدم توجه به کیفیت که معمولاً در مناقصات مشاهده می‌شود، در این روش‌ها وجود دارد.
منبع:روزنامه حمایت