نظام نامه مالی اداری : هر سازمان یا شرکتی برای ایجاد نظم و انضباط کاری در فرآیند امور ذاتی خود نیاز به تدوین برنامه ی راهبردی تحت عنوان آیین نامه و یا نظام نامه دارد که نظام نامه بطور عام و آیین نامه بطور خاص  فارغ از قوانین بالادستی  مانند : قانون تجارت ، قانون مالیاتی ، قانون کار و…. ، شامل قوانین و مقرراتی می باشد که با قوانین عام و خاص نه تنها منافاتی نداشته ، بلکه به یکایک حوزه ها و واحد های  سازمانی و کارکنان شاغل درآن  کمک می کند که نحوه رفتار سازمانی ( چه رفتار بین واحد ها و چه رفتار بین کارکنان ) تعریف شده و فاقد نکات کور و مبهم بوده و در پیشبرد اهداف غایی سازمان نیز مسمر ثمر باشد.

      هر سازمان ، شرکت و یا موسسه ای برای نیل به اهداف اساسنامه ای خود نیاز به تدوین نظام نامه مالی اداری می باشد که این نظام نامه بنابر بزرگی و کوچکی سازمان شامل آیین نامه هایی می باشد .

     البته در بعضی از شرکت ها ، موسسات و سازمان ها بصورت پراکنده  اقدام به تدوین آیین نامه هایی می نمایند که بصورت بخشی مورد استفاده قرار می گیرد . بعنوان مثال برای هیات مدیره “آیین نامه برگزاری جلسات هیات مدیره ” برای امور رفاهی کارکنان  ” آیین نامه رفاهی ”  برای امور کارپردازی ” آیین نامه تنخواه گردانی” و یا ” آیین نامه کارپردازی ” که این قبیل آیین نامه ها به سایر آیین نامه های حوزه و بخش های دیگر سازمان یا مربوط نمی گردد و یا باهم همخوانی و سنخیتی ندارند. ولیکن در بعضی از شرکت ها ، موسسات و سازمان ها در ابتدا اقدام به تدوین ” نظام نامه مالی اداری ” که شامل بخش های بسایر متنوع و هماهنگ با تمام بخش ها ی سازمانی می باشد ، می نمایند .

      قالباً یک نظام نامه مالی اداری مختص یک شرکت ، موسسه و یا سازمان دارای بخش های متنوعی شامل :چارت سازمانی ، طرح تفصیل و استقرار سازمانی ، آیین نامه و یا منشور اخلاق حرفه ای کارکنان ،  آیین نامه برگزاری جلسات هیات مدیره ، آیین نامه برگزاری جلسات اتاق فکر  ، آیین نامه مالی و معاملاتی ، آیین نامه حسابدرای ، آیین نامه تنخواه گردانی ، آیین نامه کارپردازی  ، آیین نامه استخدامی ، آیین نامه مرخصی ، آیین نامه ماموریت  ، آیین نامه امور اداری ، آیین نامه پرداخت حقوق و مزایا ، آیین نامه انضباطی ، آیین نامه امور رفاهی ، آیین نامه صندوق ذخیره کارکنان یا همان آیین نامه وام ، آیین نامه محاسبه کارانه ، پاداش و بهره وری کارکنان ، آیین نامه اعتبار سنجی مشتریان ، آیین نامه فروش و تخفیفات  ،  آیین نامه جمعداری اموال ، آیین نامه انبار داری ، آیین نامه  تفکیک هزینه های سرمایه ای و جاری ، آیین نامه تعیین قیمت تمام شده کالا و خدمات ، آیین نامه ارزیابی کارکنان ، آیین نامه لجستیک و ترابری می باشد.

آشنایی بیشتر با محتوای آیین نامه ها :

چارت سازمانی : چارت سازمانی به زبان ساده نشان دهنده حوزه ها و واحد های تشکیل دهنده مجموعه ی یک  سازمان ، شرکت و یا موسسه می باشد.

 طرح تفصیل و استقرار سازمانی : تفصیل و استقرار سازمانی نشان دهنده ی تعداد پست ها ، ردیف های استخدامی و تعداد کلی کارکنان انجام دهنده ماموریت های مجموعه ی یک  سازمان ، شرکت و یا موسسه می باشد.

آیین نامه و یا منشور اخلاق حرفه ای  کارکنان : در واقع آیین نامه اخلاق حرفه ای کارکنان تعیین کننده حداقل استاندارد های رفتاری و عملی کارکنان در قبال ارباب رجوع و همچنین ماموریت ها و اهداف غایی و اساسنامه ای مجموعه ی یک  سازمان ، شرکت و یا موسسه می باشد.

آیین نامه برگزاری جلسات هیات مدیره : این آیین نامه به اعضای هیات مدیره کمک می کند تا از ابتدای اولین جلسه نحوه تعیین رییس ، نایب رییس ، دبیر جلسات و نحوه ی اتخاذ تصمیم و ابلاغ مصوبات دارای وحدت رویه با هیئات مدیره قبل و بعد باشد.

 آیین نامه برگزاری جلسات اتاق فکر  : این آیین نامه به مدیران عامل کمک می کند تا در مواقع بروز مشکلات پیش بینی نشده ، دارای تشریک مساعی و بهره مندی از افکار و تجربیات سایر معاونین و مدیران شده و همچنین در مواقع لزوم درجهت اتخاذ تصمیم های تاثیر گذار به یک خرد جمعی واحد دست یابد.

 آیین نامه مالی و معاملاتی : این آیین نامه به دست اندر کاران انواع معاملات  در سازمان  ، شرکت و یا موسسه  کمک می نماید تا در انجام معاملات کوچک و بزرگ ضمن رعایت صرفه و صلاح مجموعه به کمیت و کیفیت معاملات و رعایت وحدت رویه و عدم  بروز مشکلات اقتصادی دست یابند.

آیین نامه حسابدرای: این آیین نامه به کارکنان  حوزه امور مالی و حسابداری کمک می کند تا سوالاتی از قبیل : سیستم نقدی یا تعهدی ، سیستم ادواری یا دائمی ، روش نگهداری حساب بدهکاران تجاری ، روش نگهداری حساب بستانکاران تجاری ، نحوه ثبت وام ، مساعده و…. دست یابند.

 آیین نامه تنخواه گردانی : این آیین نامه در واقع به تنخواه گردان در انجام وپرداخت هزینه ها ی جاری  مجموعه ی یک  سازمان ، شرکت و یا موسسه  کمک کرده و تنخواه گردان را دارای وحدت رویه در این امر می نماید.

 آیین نامه کارپردازی  : در این آیین نامه کارپرداز بصورت اختصاصی  با وظایف خود در  نحوه هزینه کرد و خرید کالاو خدمات مورد نیاز مجموعه ی یک  سازمان ، شرکت و یا موسسه آشنا می شود.

 آیین نامه استخدامی : در این آیین نامه برنامه ی نحوه استخدام کارکنان شرکت بر اساس تفصیل استقرار ، سن استخدام ، تجربه و تخصص و سایر شروط آن را تبیین می نماید.

 آیین نامه مرخصی : در این آیین نامه به تفصیل نحوه اخذ مرخصی ، فرق بین مرخصی استعلاجی ، استحقاقی ،  غیبت کارکنان و… تبیین می گردد.

 آیین نامه ماموریت  : در این آیین نامه به تفصیل نحوه اخذ و ثبت ماموریت های کمتر از یکروز و روزانه بابیتوته تبیین می گردد.

 آیین نامه امور اداری : در این آیین نامه به تفصیل در خصوص نحوه ی ورود ، خروج ،  ساعات اضافه کاری و….. بحث و تبیین می نماید. 

 آیین نامه پرداخت حقوق و مزایا : در این آیین نامه به تفصیل نحوه محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای مستمر و غیر مستمر به کارکنان ثابت ، قراردادی و پاره وقت تبیین می گردد.

 آیین نامه انضباطی : در این آیین نامه نحوه برخورد با کارمندان متخلف بسته به نوع و درجه تخلف تبیین می گردد.

 آیین نامه امور رفاهی : در این آیین نامه نحوه ارائه امکانات رفاهی عام به همه کارکنان و همچنین نحوه ارائه  امکانات رفاهی خاص  به کارکنان ممتاز از حیث کیفیت تبیین می گردد.

 آیین نامه صندوق ذخیره کارکنان یا همان آیین نامه وام : در این آیین نامه نحوه ارائه وام و همچنین نحوه اداره صندوق قرعه کشی کارکنان به تفصیل تبیین می گردد.

 آیین نامه محاسبه کارانه : در این آیین نامه به تفصیل موضوع کارانه از حیث علت محاسبه کارانه ، نحوه محاسبه کارانه ، حوه پرداخت کارانه تبیین می گردد.

 پاداش و بهره وری کارکنان : در این آیین نامه به تفصیل موضوع پاداش های مورد و چگونگی افزایش بهره وری کارکنان کم بازده و یا حوزه و واحد های کم بازده تبیین می گردد.

 آیین نامه اعتبار سنجی مشتریان :در این آیین نامه به تفصیل در خصوص نحوه ی تعیین سطح اعتبار مشتریان و همچنین نحوه ی اعطای شرایط پرداخت  مدت دار برای مشتریان درجه یک ، دو  و سه تبیین می گردد.

 آیین نامه فروش و تخفیفات : در این آیین نامه نحوه اعطای تخفیفات ویژه ، عادی با توجه به شرایط پرداخت و تسویه تبیین می گردد.

  آیین نامه جمعداری اموال : در این آیین نامه نحوه ی  شناسایی اموال سرمایه ای از اموال مصرفی و نحوه ی محاسبه ذخیره استهلاک اموال و داراییها تبیین می گردد.

 آیین نامه انبار داری : در این آیین نامه نحوه ی نگهداری حساب موجودی کالا با توجه به استاندارد های حسابداری و نحوه ی انبار گردانی تبیین می گردد.

 آیین نامه  تفکیک هزینه های سرمایه ای و جاری : در این آیین نامه نحوه ی ممیزی ،  شناسایی و تفکیک هزینه های عملیاتی از هزینه های غیر عملیاتی و هزینه های عمومی و اداری  در حوزه حسابداری تبیین می گردد.

 آیین نامه تعیین قیمت تمام شده کالا و خدمات : در این آیین نامه نحوه ی  محاسبه و شناسایی قیمت تمام شده کالا و خدمات در حوزه حسابداری صنعتی تبیین می گردد.

 آیین نامه ارزیابی کارکنان : در این آیین نامه نحوه ی ارزیابی کمیت و کیفیت ، بهره وری و توانایی کارکنان تبیین می گردد.

 آیین نامه لجستیک و ترابری : در این آیین نامه نحوه ی نگهداری وسایل نقلیه سبک و سنگین و همچنین نحوه کنترل رانندگان و نظارت فنی بر سلامت ماشین آلات و وسایل نقلیه تبیین می گردد.

عباس زمانی

کارشناس و مشاور حوزه نظام مالی اداری

تلفن تماس : 09121833162